Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения различных категорий дел на основании действующих перечней документов и изучения документирования управленческих функций организации. В ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел; определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел; даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов:

постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив;

временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется в обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

Из дел с отметкой ЭПК[5], срок хранения которых истек, выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению.