Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).

Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации, поэтому содержание письме разнообразно.

Официальные письма готовятся на специальных бланках, имеющих соответствующиее название «бланк для писем». Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».

На бланке для писем наносятся следующие постоянные реквизиты и ограничительные линии:

Госгерб РБ (товарный знак или эмблема организации);

наименование вышестоящей организации (если имеется);

полное и сокращенное наименование организации;

почтовый адрес;

коммуникационные и коммерческие данные;

ограничительные отметки для реквизитов «дата» и «индекс документа», а также «Ссылка на дату и индекс входящего документа».

Допускается наносить также на бланк ограничительные отметки для реквизитов «заголовок», «адресат».

Письмо-подтверждение. Высылается для подтверждения получения какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкции). Это вид письма также может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего этот вид писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».

Иногда в них приводят краткое изложение, содержание полученных документов или перечень материальных ценностей. Кроме того, письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой или справочной информацией.

Используются выражения «Подтверждаем...», «Ваше письмо от........мы получили» и т.д.

Письмо-напоминание – это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.

Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.

Иногда на подобном письме ставится пометка «Вторично», которая сама по себе уже является напоминанием. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В данном случае дословно повторяется текст первого письма.

Используются выражения «Напоминаем Вам о...».

«Напоминаем Вам о то, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта... до 00.00.0000

По истечении указанного срока наше предложение теряет силу.»

Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается лишь изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным и четким не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма.

Письма-ответы, содержащие отказ должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки отказа, сначала следует изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным)...». Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к данному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотреть вопрос.

Главной особенностью писем-ответов является то, что в них всегда оформляется реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа».

Сопроводительное письмо – это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то неясные моменты и т.д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.

Обычно письма данного вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», далее указываются поисковые реквизиты (Заголовок, дата и номер)направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

«В соответствии с достигнутой между нами договоренностью направляем Вам договор от 00.00.0000 № 00 на поставку оцинкованного листа в 2 (двух) экземплярах (на 3 листах) и приложение № 1 к нему в 2 (двух) экземплярах (на 1 листе).

Просим на указанных документах поставить подпись и печать один экземпляр вернуть в наш адрес.»

В данном виде писем всегда оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных обещаний или оговоренных условий и всегда имеет конкретного адресата. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений, прием на работу. Иногда такие письма начинаются с обращения по имени отчеству к лицу, которому они адресованы.

Так как эти документы имеют правовую силу и зачастую служат для разрешения хозяйственных споров, изложение их текста должно быть предельно четким и ясным. Кроме того, отличительной чертой гарантийных писем является обязательное наличие двух подписей (руководителя и главного бухгалтера) и оттиска печати организации.

«Просим Вас произвести ремонт лазерного принтера НР Lj 2200.

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет 3012005007009 в АСБ «Беларусбанк», код 110».

Письмо-запрос – это документ представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение. Такой вид писем используется для подготовки и заключения сделок. Обычно они состоят из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.

Используются выражения «Просим Вас сообщить, можете ли Вы поставить нам...».

«О запросе предложения

на поставку лазерных принтеров

Просим Вас выслать в наш адрес предложение на поставку партии (500 штук) лазерных принтеров НР Lj 2200. В предложении просим указать стоимость одного лазерного принтера при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты.

При ответе просим ссылаться на номер письма. Заранее благодарны, убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным».

При ответе на письмо-запрос (случае если продавец не может сразу выслать покупателю предложение) он направляет ему письмо, в котором он сообщает необходимую информацию, в частности:

- о принятии вопроса к рассмотрению;

- о возможности поставки интересующего покупателя товара;

- об отказе поставить интересующий покупателя товар;

- о возможности изменения условий запроса (например, об изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);

- об обещании направить предложение на поставку интересующего покупателя товара через некоторое время.

«Благодарим Вас за запрос от 00.00.0000 № 00-00/00 о поставке лазерных принтеров НР Lj 2200. Сообщаем Вам, что с удовольствием возьмемся его выполнить.

К сожалению, на сегодняшний момент данная модель лазерного принтера на нашем складе отсутствует, однако мы ожидаем поступление большой партии лазерных принтеров (в том числе и модели НР Lj 2200) в первой половине сентября. Если Вас устроит, то мы вышлем Вам предложение после получения этой партии товара.

Разделяем Вашу уверенность о возможности взаимовыгодного сотрудничества.»

Если же продавец сразу может удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему письмо –предложение.