![]() |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
|
1. Классификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.
По способу фиксацииинформации (технике воспроизведения) документы делятся на:
письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые, по личному составу и др.
По наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный, примерный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. В трафаретных документах постоянная часть текста отпечатана при изготовлении (на компьютере или в типографии), а для переменного текста оставлено место.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Рекомендуется составлять простые документы, т.к. их легче разграничивать, формировать в дела, обрабатывать.
По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создающиеся в учреждении в процессе документирования для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция.
По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на: общие и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная документация).
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.
По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.
Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких экземплярах называют умноженными. Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал». Подлинником считается первый или качественный эекземпляр официального документа. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.
Копия – это множество. Различают следующие виды копий:
Выписка – это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).
Отпуск служебного письма – копия отсылаемого документа, т.е. письма. Оформляется она под копирку на чистом листе бумаги и остается в организации. При этом он получает юридическую силу.
Кратные копии – копии с копии. Двукратные копии – это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике.
Появление новой техники воспроизведения (размножения) привела к появлению автоматических (факсимильных) копий. Данные копии получают одновременно с подлинником. С данной копией тесно связанно понятие «факсимиле». Факсимиле – автоматически полученная подпись. Это значит, когда воспроизводится весь документ, включая и подпись. Такие копии еще называют факсимильными подлинниками. Здесь подпись признается на правах подлинника и ни в каком заверении не нуждается. Примером факсимильной копии является факс.
Существуют также такие виды копий как фотокопии и световые копии. Их отличительная черта – точное воспроизведение подлинника.
По способу заверения копии подразделяются на:
официально заверенные;
простые заверенные;
нотариально заверенные;
незаверенные.
Официально заверенная копия – когда соответствие полиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
Простая заверенные копия – когда соответствие подлиннику подвтерждается без соблюдения установленных формальностей (без печати).
Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтвеждено официальным лицом, нотариусом.
Незаверенная копия – это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.
По юридической силе копии делятся на:
дубликаты;
дипломатические копии.
Дубликат – это копия, которая имеет юридическую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может иметь отклонения от него.
Дипломатическая копия – копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию).
По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:
постоянного срока хранения;
временного срока хранения свыше 10 лет;
временного срока хранения до 10 лет.
По форме документы делятся на:
определенной формы;
произвольной формы.
По определенной форме оформляются официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.
По носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.
По приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.
По видам деятельности документы делятся на: организационные, распорядительные и информационно-справочные.
По степени обязательности различают директивные и информативные. Директивные документы – это документы, которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера.
Дата публикования: 2014-11-03; Прочитано: 2319 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!