Сукупність робочої документації, яка стосується конкретного клієнта та конкретної перевірки, повинна збиратися в окремий файл із завдання

Головним є те, що документація повинна складатися під час проведення відповідної процедури. Документація, яка підготовлена під час виконання роботи є більш точною ніж документація, яка підготовлена в подальшому.

Після завершення аудиторської перевірки необхідно сформувати остаточний аудиторський файл, який містить повний комплект документації стосовно такої перевірки. Поняття «остаточний» означає те, що під час перевірки аудитор може робити робочі нотатки, власні зауваження, отримувати копії документів, які в майбутньому можуть бути опрацьовані й систематизовані у відповідних робочих документах. Тому є доцільним переглянути зміст відповідних поточних записів. Крім того, можуть бути такі випадки, коли після закінчення аудиторської перевірки аудитор отримує відповіді на раніше зроблені зовнішні запити, які необхідно обов’язково включити до файлу перевірки.

Саме за таких обставин аудиторська фірма повинна встановити граничні терміни щодо підготовки остаточного файлу перевірки. При цьому необхідно враховувати, що МСКЯ 1 визначає крайній термін його підготовки — 60 днів від дати видачі аудиторського висновку.

Після формування остаточного аудиторського файлу не можна вилучати або викидати аудиторську документацію до кінця періоду її зберігання. Однак можуть бути випадки, коли після формування остаточного файлу із завдання, необхідно вносити до нього окремі зміни. Такі зміни можуть бути пов’язані з необхідністю модифікувати аудиторську документацію або додати нову документацію. У такому разі необхідно задокументувати:

1. коли і ким були зроблені такі зміни,

2. конкретні причини для відповідних змін,

3. вплив змін, якщо він є, на висновки аудитора.

МСКЯ 1 визначає, що право власності на аудиторську документацію, якщо інше не встановлено законодавчими чи нормативними актами, належить аудиторській фірмі. Фірма на свій розсуд може надавати частини (або витяги з) документації клієнтові, якщо таке розкриття інформації не завдає шкоди обґрунтованості виконаної роботи.

Поряд з правом власності аудиторської фірми на робочу документацію, фірма повинна встановити процедури забезпечення конфіденційності, зберігання, цілісності, зрозумілості та відтворюваності робочої документації.

Дотримання аудиторами конфіденційності є не тільки вимогою дотримання відповідних етичних принципів, а й унормоване статтею 19 «Обов’язки аудиторів і аудиторських фірм» Закону України «Про аудиторську діяльність».

Так, стаття 19 визначає, що аудитор зобов’язаний зберігати в таємниці інформацію, отриману при проведенні аудиту та виконанні інших аудиторських послуг, не розголошувати відомості, що становлять предмет комерційної таємниці, і не використовувати їх у своїх інтересах або в інтересах третіх осіб. Кодекс етики професійних бухгалтерів говорить, що персонал аудиторської фірми не може розголошувати інформацію, отриману під час надання послуг клієнту, якщо конкретний клієнт не надав дозволу розкрити інформацію. Тобто розкриття будь-якої інформації, що міститься в робочій документації аудиторської фірми, можливе лише за таких обставин:

1. отримано дозвіл від клієнта про відповідне розкриття інформації,

2. існує юридичний обов’язок розкриття інформації, наприклад, у випадках, передбачених законодавством,

3. існує професійний обов’язок розкриття інформації, наприклад, у процесі проведення зовнішньої перевірки представниками АПУ якості послуг, що надає аудиторська фірма.

Аудиторська документація може існувати у формі даних на папері, електронних або інших носіях. Незалежно від того, на яких носіях вона зберігається, аудиторська фірма повинна забезпечити внутрішніми стандартами такі процедури, щоб уникнути можливих загроз для того, щоб вносити несанкціоновані зміни до її змісту, додавати або без відома фірми її вилучати. У цьому контексті важливим є питання забезпечення фізичного збереження робочої документації.

У практиці організації документального забезпечення процесу аудиту аудиторськими фірмами широко застосовуються такі процедури, як:

1. встановлення системи паролів, що обмежують доступ до електронних файлів,

2. формування резервних копій найважливіших документів,

3. організація архіву аудиторської фірми,

4. отримання розписок від працівників фірми про збереження конфіденційності,

5. визначення кола працівників аудиторської фірми, які мають право доступу до архіву,

6. визначення процедур отримання інформації з архіву,

7. визначення процедур отримання копій з архівних файлів та інші процедури.

Кожна аудиторська фірма повинна встановити політику та процедури зберігання документації протягом достатнього періоду, що відповідає потребам самої фірми або законодавчим, регулятивним або нормативним актам.

Необхідність зберігання робочої документації та період такого зберігання може бути різним залежно від характеру робіт (аудит або інші послуги з надання впевненості) та характеру майбутніх обставин, у зв’язку з якими необхідно забезпечити таке зберігання. Наприклад, частина документації буде використовуватися для майбутніх аудиторських перевірок з метою отримання розуміння внутрішнього контролю підприємства. Зрозуміло, що термін зберігання такої документації буде визначатися терміном співпраці з відповідним клієнтом.

Період зберігання робочої документації також може залежати від вимог спеціальних нормативних актів, які, наприклад, встановлюють термін позовної давності. В Україні термін позовної давності встановлено три роки. Отже, з метою захисту власних професійних інтересів у можливих майбутніх судових розглядах аудиторські фірми повинні забезпечувати збереження робочої документації якнайменше протягом трьох років після дати закінчення дії договору на проведення аудиту.

Проте професійними стандартами, зокрема МСКЯ 1, встановлено, що період зберігання робочої документації з конкретної аудиторської перевірки або іншого завдання, повинен бути не коротший за п’ять років від дати аудиторського висновку.