Добавление полей в таблицу Ассеss

Вся информация базы данных хранится в полях (также называемых столбцами). Так, например, в таблице Контакты можно создать поля с названиями Имя, Фамилия, Адрес, Телефон и т.д.

Относитесь со всей ответственностью к выбору полей. В процессе определения полей старайтесь разбивать информацию на наименьшие элементы, которые можно использовать отдельно. Например, полные имена удобно хранить в двух полях – Имя и Фамилия. Если же планируется создавать отчеты, выполнять сортировку, поиск или расчет для определенного элемента информации, рекомендуется создать для него собственное поле.

Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, одно­значно определяющее это поле в таблице. Кроме того, любому полю соответствует тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каж­дым полем также связана группа параметров, называемых свойствами, которые опреде­ляют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство Формат определяет структуру данных, отображаемых в поле.

Таблица 1.1. Типы данных, выбираемых в полях Access 2007

Тип данных	Размер	Назначение
Текстовый	До 255 знаков	Используется для ввода текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара)
Поле MEMO	До 1073741824 знаков или 2 Гбайта памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков	В поля этого типа можно вводить алфавитно-цифровые знаки (более чем 255знаков) или форматированный текст. Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля этого типа — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом
Числовой	1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации)	В это поле можно вводить числовые значения (целые или дробные). Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных "Денежный")
Дата/время	8 байт	В поля этого типа можно вводить даты и время. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени
Денежный	8 байт	Это поле предназначено для ввода денежных значений. Используется для хранения денежных значений (валюты)
Счетчик	4 байта или 16 байт,если используется для кода репликации	Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Access 2007 при добавлении записи. Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных "Счетчик" числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно
Логический	1 бит (8 бит = 1 байт)	Этот тип данных используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например "Да" и "Нет" или True и False
Поле объекта OLE	До 1 Гбайта	В это поле вводятся OLE-объекты или другие двоичные данные. Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows
Вложение	Для сжатых вложений — 2 Гбайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения	В поля этого типа могут водиться рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office. Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов
Гиперссылка	До 1073741824 знаков или 2 Гбайта памяти (2 байта на знак), из которых в элнменте управления можно отобразить 65 535 знаков	Это поле применяется для хранения гиперссылок вызова Web-страниц одним щелчком мыши на URL-адресе или файле. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Ассеss, хранящиеся в базе данных
Мастер подста- новок	На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца. На основе значения размер текстового поля, содержащего значение	Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска на выполнение мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком

Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле (рис 20.)

Рис. 21. Согласитесь, что два поля на всю таблицу – это маловато.

Нажмите клавишу <Enter>, после чего в вашей таблице появится новое поле (рис21.)

Рис. 22. Добавление нового поля в таблицу.

Обратите внимание, что Ассеss 2007 автоматически назначает имя новому полю: Поле1 для первого поля, Поле2 для второго поля и т.д. Для изменения имени поля шелкните на его заголовке правой кнопкой мыши, после чего в контекстном меню выберите команду Переименовать столбец.

При выборе имени поля учитывайте имеющееся ограничение – длина имени поля не может превышать 64 символа.