Технология (документооборот) процессов покупки и продажи в учебной фирме

Наиболее важными и сложными процессами с точки зрения правильности документирования являются процессы продаж и покупок.

Документооборот процесса покупки в учебной фирме по безналичному расчету

1. В отдел покупок из другого отдела фирмы поступает служебная записка на покупку необходимого товара. Или на основании ранее созданного плана закупок составляется заявка.

2. Менеджер по покупкам оформляет заказ на покупку, регистрирует ее в журнале регистрации заявок и передает в секретариат.

3. Секретарь регистрирует заказ и отсылает его поставщику, копия заказа возвращается в отдел покупок

4. От поставщика в ответ на заказ в секретариат приходит счет, ко­торый регистрируется.

5. Счет передается в бухгалтерию для оплаты, где он и хранится.

6.В бухгалтерии на основании счета оформляется платежное поручение в 2-х экземплярах, которое регистрируется в журнале регистрации платежных поручений. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передается секретарю для отправки поставщику.

7. Бухгалтер на основании платежного поручения делает запись в выписке банка в графе Дебет, т.е. расход, и в книге расходов

8. Секретарь передает копию платежного поручения поставщику.

9. Бухгалтерия информирует отдел покупок об оплате счета.

10. Отдел покупок делает отметку в книге покупок об оплате счета.

11. В секретариат от поставщика приходит накладная, которая регистрируется.

12. Секретариат передает накладную в отдел покупок.

13. Менеджер по покупкам делает запись:

• в журнале покупок;

• на карточке складского учета;

14. Менеджер по покупкам передает накладную на поступивший товар в бухгалтерию для отображения в учете (запись в книге расходов)

Документооборот процесса продажи в учебной фирме по безналичному расчету

1. От фирмы-покупателя в секретариат поступает заказ на покупку товара, который регистрируется
2. Секретариат передает заказ на покупку в отдел продаж.
3. Менеджер по продажам выясняет наличие данного товара на складе.

4. Если товар отсутствует на складе, то оформляется заказ на покупку необходимого товара в торговой палате. При наличии товара на складе менеджер по продажам выписывает
счет, регистрирует его в журнале расчетов с покупателями и передает
его в секретариат.

5. Секретариат регистрирует счет и отсылает его в фирму поку­пателя, которая через банк платежным поручением оплачивает счет. Копия счета хранится в отделе продаж.

6. От покупателя в секретариат поступает оплаченное платежное поручение.

7. Бухгалтерия делает запись в книге доходов и расходов и в выписке банка о поступлении денег на расчетный счет от покупателя и информирует
отдел продаж об оплате счета.

8. Отдел продаж:

• делает отметку в журнале расчетов с покупателями об оплате счета;

• выписывает накладную покупателю на отгрузку товара;

• отмечает в карточке складского учета об отгрузке товара;

• передает накладную в секретариат.

9. Секретариат регистрирует накладную и отсылает ее фирме-покупателю.

При обслуживании физических лиц схема документооборота упрощается, т.к. покупатель не оформляет платежное поручение, а виртуально расплачивается кредитной картой. Отдел продаж выставляет счет, покупатель его подписывает, и бухгалтер зачисляет деньги на расчетный счет в выписке банка.