Номенклатура дел

Номенклатура дел содержит весь комплекс документов необходимых и достаточных для фиксирования всех направлений деятельности фирмы. Она является специальным классификационным справочником, по которому определяют правильное распределение документов по делам,.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве фирмы, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для:

• распределения информации по подразделениям;

• закрепления номеров и заголовков дел;

• распределения исполненных документов по делам;

• установления сроков хранения документов

• учета документов при сдаче в архив (основа составления описи дел).

Номенклатура дел составляется при открытии фирмы, а затем в декабре на начало следующего года на основе типовой номенклатуры (для учебной фирмы составляют на учебный год). Распределение документов осуществляют по структурным подразделениям (направлениям деятельности). Согласовывают документ с архивом, утверждают руководителем организации, заверяют печатью.

В соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях учебной фирмы заводят дела по которым систематически на каждом занятии раскладывают исполненные документы.

Пример 6.1. Примерная номенклатура дел УФ

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		УТВЕРЖДАЮ Директор ООО ___________ И.О.Фамилия дата
_______________ № _________   Место издания
На 20____ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
01. Общий отдел 01.1. Основная деятельность(секретариат)
01.1 - 01	Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность фирмы (федеральные законы и др.)			Условно
01.1 - 02	Учредительные документы (устав, учредительный договор, договор об открытии расчетного счета и расчета в валюте РФ с банком, документы по лицензированию)		постоянно
01.1 - 03	Структура и штатная численность
01.1 - 04	Положения о структурных подразделениях		постоянная
01.1 - 05	Приказы по основной деятельности		постоянная
01.1 - 06	Протоколы собраний учредителей		постоянная
01.1 - 07	Планы работы организации, отчеты о работе		постоянная
01.1 - 08	Журналы регистрации входящих документов		5 лет
01.1-09	Журналы регистрации исходящих документов		5 лет
01.1-10	Журнал регистрации контрагентов
01.2. Работа с персоналом (отдел кадров)
01.2 - 01	Распорядительные документы и инструктивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами		до минования надобности
01.2 - 02	Организационно-правовые документы (положение о работе с персоналом, правила внутреннего трудового распорядка.)
01.2 -03	Должностные инструкции работников		постоянно, ст. 35 «а»
01.2 - 04	Штатное расписание и изменения к нему		постоянно, ст.32 «а»
01.2 -05	Приказы по личному составу		75 лет
01.2-06	Основание к приказам по личному составу		5лет ст. 343
01.2 - 07	Документы по учету рабочего времени (Табель учета, График отпусков)		1 год, ст.281, 356
01.2-08	Трудовые договора
01.2 -09	Личные дела работников		75лет, ЭК ст. 337 «б»
01.2 -10	Трудовые книжки работников		До востребования, ст.342
01.2-11	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет, ст.358- «а»
01.2 - 12	Журнал учета личных дел		75 лет ст. 358 –«д»
01.2 -13	Журнал учета личных карточек		75 лет ст. 358 –«д»
01.2 -14	Книга учета и движения трудовых книжек		50 лет, ст.358 «е»
01.2 -15	Журнал регистрации трудовых договоров		75 лет ст. 358 –«д»
01.2 - 16	Номенклатура дел структурного подразделения
01.2 -17	Резервный номер
01.2 - 18
02. Бухгалтерия
02.-01	Нормативно-правовые документы (приказы, инструктивные письма Минфин. РФ и др.)		До минования надобности	Условно
02.-02	Положение о бухгалтерии. Копия		До минования надобности	(см. Секретариат)
02.-03	Должностные инструкции. Копии		До минования надобности	(см. Секретариат)
02.-04	Приказы по личному составу. Копии		До минования надобности	(см. Секретариат)
02-05	Документы по учету денежных средств по наличным расчетам (кассовые ордера, кассовая книга)
02-06	Документы по учету хозяйственной деятельности (справки-расчеты, бланки отчетности)
02-07	Книга учета доходов и расходов организации
02-08	Документы по оплате труда (ведомости на зарплату, справка-расчет для пенсионного фонда, ведомости учета средств на счетах персонала)
02-09	Ведомость по единому налогу
02-10
03. Отдел покупок и склад
03-01	Организационно-правовые документы отдела (положения, должностные инструкции)
03-02	Документы по складскому учету (Табель складского учета, планы пополнения складских запасов)
03-03	Накладные на приобретенные товары
03-04	Входящие прайс-листы контрагентов
03-05	Исходящая переписка (копии писем-заказов, трафаретные формы бланков заказов)
03-06	Журнал регистрации контрагентов. Копия		До минования надобности	(см.Секретариат)
03-07	Журнал расчетов с поставщиками
03-08
04. Отдел продаж и маркетинга
04-01	ОПД отдела (положение об отделе, должностные инструкции). Копии		До минования надобности	Условно
04-02	Счета на продажи. Копии			Копии (см. Бухгалтерия)
04-03	Журнал расчетов с покупателями
	Отчеты о продажах
04-04	Документы по анализу продаж (справки-расчеты, диаграммы, анкеты, результаты анкетирования и др.)
04-05	Информационные, рекламные документы (сводные каталоги, рекламные буклеты и листовки, прайс-листы)
04-06
05. Отдел разработки продукции
05-01	ОПД отдела (положения, должностные инструкции)
05-02	Каталог продукции
05-03	Справки-расчеты себестоимости товара
05-04	Документы на оплату затрат по производству продукции, услуг (копии платежных поручений)
05-05	Документация по разработке товаров, услуг (договоры, турпутевки методические пособия, памятки туристам, и т.д.[i])
05-06

Секретарь Личная подпись И.О.Фамилия

«__» _________200_г