Пример 4.4.3. Форма Журнала расчетов с покупателями

№ заявки	Дата	Покупатель	Содержание заказа	Сумма	Дата оплаты	Дата отправки заказа
Итого за месяц

Пример 4.4.4. Пример приказа о подготовке к ярмарке учебных фирм
4.5. Функции, должности и документы отдела покупок и склада

В этом отделе происходит оформление документов, сопровождающих покупки учебной фирмы. Осуществляется контроль выполнения договорных обязательств, своевременной оплаты счетов, поступления товаров. Ведется складской учет товаров и базы данных поставщиков.

Каждый из сотрудников учебной фирмы ежемесячно получает зарплату. Зарплата накапливается на счете персонала, который открывается одновременно с открытием расчетного счета фирмы в банке Центрального офиса, и покупки персонала можно оформить аналогично покупкам фирмы. Деньги за товар снимаются по платежному поручению со счета персонала. В этом случае, чтобы персонал фирмы не тратил свое рабочее время на оформление личных покупок, можно поручить эти функции менеджеру по покупкам фирмы или ввести в штат отдела должность менеджера по покупкам персонала. Он же может вести учет средств на счете персонала.

Руководитель отдела выполняет следующие основные обязанности:

· возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение его функций в соответствии с положением об отделе покупок;

· взаимодействует со всеми отделами учебной фирмы;

· разрабатывает необходимую для работы документацию;

· ведет переговоры с поставщиками

· составляет картотеку поставщиков;

· принимает решение о выборе поставщика и даёт указание о покупке необходимого товара;

· рассчитывает, какое количество товаров необходимо держать на складе;

· заключает договоры с поставщиками и покупателями;

· контролирует исполнение договорных обязательств;

· рассматривает претензии клиентов;

· составляет отчеты о покупках

· обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела;

Менеджер по покупкам фирмы выполняет следующие основные обязанности:

• группирует в дела рекламные материалы и прайс-листы учебных фирм;

• заказывает необходимые товары, оформляет письма-заказы (Пример 4.5.1);

• высылает напоминания о необходимости выставления счета;

• отслеживает сроки оплаты по счетам;

• ведет книгу покупок (Пример 4.5.2);

• обеспечивает хранение всех необходимых служебных документов.

Заведующий складом выполняет следующие основные обязанности:

• отображает приемку товара от поставщика;

• ведет складской учет (количественный) (Пример 4.5.3);

• отгружает товар покупателям, оформляет накладную на отгрузку товара (Пример 4.5.4);

• отчитывается перед бухгалтерией о движении товара.