Методические рекомендации. При изучении третьего раздела курса «Технологии архивной деятельнос­ти» необходимо обратить внимание на более сложные проблемы курса

При изучении третьего раздела курса «Технологии архивной деятельнос­ти» необходимо обратить внимание на более сложные проблемы курса, к чис­лу которых относятся:

- классификация документов Архивного фонда Российской Федерации;

- экспертиза научной и практической ценности документальных материа­лов;

- комплектование государственных архивов.

Классификация документов в пределах архивных фондов предусматрива­ет знание основ классификации документов архивных фондов и фондов лич­ного происхождения, признаков классификации архивного фонда, основные типы схем классификации. Целесообразно к семинарскому занятию подгото­вить конкретные примеры классификации документов внутри архивных фон­дов, хранящихся в государственных архивах.

При изучении вопросов экспертизы ценности документов и комплектова­ния ими государственных архивов следует определить понятия, цели и задачи указанных процессов. Необходимо знать методические основы организации экспертизы ценности документов, причины экспертизы ценности и примене­ние их в работе по отбору документов на государственное хранение, методы проведения экспертизы. Серьезного внимания заслуживает изучение систе­мы критериев ценности документов. Особенно внимательно необходимо от­нестись к классификации критериев по трем основным группам: происхождение, содержание и внешние особенности документов. Следует различать критерии экспертизы ценности документов при отборе их на государствен­ное хранение и оценки документов в процессе их купли-продажи.

Следует подробно рассмотреть и проблему отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией. Важно знать характер, виды и формы повторяемости информации, показать пути отбора документов с повторяющейся информацией отдельных систем документации: организа­ционно-распорядительной, плановой, отчетно-статистической и др. Особое внимание уделить современным тенденциям в отборе документов с повторя­ющейся информацией, в частности, документов, относящихся к муниципальной и частной собственности.

На основании критерия значения учреждения-фондообразователя все уч­реждения делятся на группы, в соответствии с которыми разработаны при­мерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение. Поэтому нуж­но хорошо представлять роль примерных списков в комплектовании госу­дарственных архивов, значение и место этих учреждений в системе государ­ственных учреждений страны и порядок комплектования государственных архивов документами. Подробнее следует остановиться на рассмотрении по­нятий «выборочный прием», «групповой и видовой выборочный прием».

Необходимо ознакомиться с методикой проведения целевой комплексной экспертизы ценности документов, ориентироваться в специфике проведения экспертизы ценности документов личного происхождения и особенностях комплектования ими государственных архивов.

Комплектование государственных архивов требует знания не только ос­нов экспертизы, но и современной сети архивов страны, распределения доку­ментов по государственным архивам, знания источников пополнения Архи­вного фонда Российской Федерации.

При изучении вопросов экспертизы и комплектования нужно познакомить­ся с постановкой и проведением экспертизы ценности в дореволюционной России и истории развития проблемы в новейшее время и на современном этапе.

На семинарских занятиях по данным темам необходимо осветить вопро­сы, связанные с работой экспертных органов (ЭК, ЦЭК, ЭПК, ЦЭПК), озна­комиться с организацией работы по проведению экспертизы в ведомствен­ных и государственных архивах, знать задачи и функции экспертных комис­сий.

При изучении темы «Государственный учет и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации» необходимо обратить внимание на понятие об учете и единицах учета Архивного фонда Российской Федерации, уметь различать характерные черты и особенности учета до­кументов в ведомственных и государственных архивах, в органах управления архивным делом. Отдельно следует изучить учет особо ценных документов, хорошо знать цель, значение и порядок проведения проверки наличия и со­стояния документов, а также основные моменты организации страхового фонда на документы Архивного фонда Российской Федерации. Особое внимание следует уделить проблеме страхования архивных документов в связи с обеспечением сохранности при организации выставок.

При изучении темы «Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации» необходимо уяснить и знать определения понятий: первичная и вторичная информация, архивный спра­вочник, система НСА архива, система НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации. Особое внимание при подготовке к семинару следует уделить принципам построения, составу и требованиям, предъявляемым к системе научно-справочного аппарата, основным проблемам и путям ее даль­нейшего развития. Необходимо изучить вопросы дифференцированного под­хода к разработке архивных справочников и преемственности учетно-справочного аппарата делопроизводства, научно-справочного аппарата ведомствен­ных и государственных архивов.

При изучении вопросов, связанных с описанием дел, архивными опися­ми, особое внимание следует уделить определению понятия "описание дел", признакам заведения дел и характеристике элемента информации при описа­нии дел, особенно заголовкам дела, знать состав элементов заголовка дела, их применение, иметь представление о составлении аннотации. Необходимо об­ратить внимание на состав описей, их назначение, место в системе НСА и порядок их составления. Необходимо широко представлять себе состав эле­ментов информации описательной статьи и порядок внесения дел в опись, ее оформление.

Изучение данной темы предполагает и знание классификации докумен­тальной информации в каталогах структуры и видов каталогов, их классифи­кационные схемы. Особого внимания заслуживает процесс составления сис­тематического каталога. Важно иметь представление о классификационных схемах и изучить «Схему единой классификации документальной информа­ции в систематических каталогах государственных архивов». Особое внима­ние следует обратить на методику описания документов при их каталогиза­ции.

Подробнее следует остановиться на вопросах, связанных с подготовкой «Обзоров документов». При этом необходимо обратить внимание на методику их составления, определение их места в системе НСА, на разработку классификационных схем обзоров и приемы аннотирования содержания документов в характеристике. Важно хорошо знать состав элементов справоч­ного аппарата к обзорам и особенности его составления в зависимости от вида обзора.

При изучении данной темы нужно знать назначение путеводителей и крат­ких справочников, их место в системе НСА, четко представлять состав и по­строение путеводителей. Следует помнить, что путеводители и краткие спра­вочники типа путеводителей выполняют важную роль в научно-информаци­онной деятельности архивов. Надо четко представлять различия между путеводителем, кратким справочником, тематическим путеводителем, знать сущность дифференцированного подхода при составлении путеводителей. Осо­бое внимание следует обратить на состав элементов характеристики фонда в путеводителе и на наиболее важную часть характеристики - аннотацию доку­ментов фонда, а также на составление предисловий и указателей.

При подготовке вопросов данной темы к семинарскому занятию целесо­образно было бы проанализировать систему НСА местных государственных архивов, отметить ее особенности, достоинства и недостатки, показать перс­пективы развития.

Изучая вопросы темы «Использование архивных документов» необходимо уяснить, что использование архивных документов - составная часть научно-информационной деятельно­сти государственных архивов. Необходимо четко знать определения понятий «организация использования архивной информации», «цели и направления» использования, подробнее остановиться на понятиях «форма использования архивной информации» и «форма организации использования архивной ин­формации». Уметь объяснить, когда применяется термин «форма использова­ния», а когда «форма организации использования». Далее показать основные направления и формы использования архивных документов на современном этапе.

Основное внимание следует уделить вопросам методики организации ис­пользования архивных документов, подробнее рассмотреть формы организа­ции использования архивной информации. Следует четко разбираться и пред­ставлять, в каких основных направлениях используются документы архивных учреждений, хорошо знать формы организации использования архивной ин­формации: инициативное информирование потребителей, организация выс­тавок документов, встреч с общественностью, работа читального зала, ис­полнение социально-правовых и тематических запросов и т.д.

Рассказывая об инициативном информировании потребителей, необходи­мо показать методы, формы, содержание и особенности этой работы государ­ственных архивов.

Рассматривая такую форму, как организация выставок документов, обра­тить внимание на их деление на внутрироссийские, зарубежные и т.д., про­следить развитие в зависимости от времени функционирования и места про­
ведения.

Освещая организацию использования архивных документов через сред­ства массовой информации, показать, что такое газетные и журнальные ста­тьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации, темати­ческие беседы, интервью, теле- и радиопередачи. При рассмотрении такой формы, как встречи с общественностью, проанализировать методику прове­дения вечеров-встреч, экскурсий в архивы, подготовку и чтение лекций, док­ладов и т.д. Отдельного внимания заслуживает освещение того, как исполня­ются архивными учреждениями социально-правовые и тематические запро­сы, а также традиционная форма организации использования архивной ин­формации - работа читального зала.

Рассмотрение всех этих форм желательно проиллюстрировать конкрет­ными примерами, которые можно взять из опыта работы архивных учрежде­ний г. Ставрополя или из рекомендуемой литературы. Необходимо уметь ос­ветить количественную и качественную характеристики организации исполь­зования архивной информации.

Следующие две темы раздела предполагают изучение основных направле­ний научно-исследовательской и методической работы архивов и научно-ис­следовательской работы в архивах. Следует обратить внимание на вопросы организации научно-исследовательской и методической работы архивных учреждений как основы получения теоретических, методических и практи­ческих результатов по совершенствованию архивного дела и делопроизвод­ства. Следует показать роль ведущих научных центров (ГАС РФ, ВНИИДАД, ИАИ РГГУ) в разработке проблем архивоведения и документоведения.

Последняя тема раздела направлена на изучение влияния информационных технологий на теорию и практику архивного дела. Компьютерная техника и информационные технологии постепенно входят в практику работы государственной архивной службы, в повседневную деятельность архивистов. Несмотря на экономические трудности, испытываемые отраслью, в подавляющем большинстве архивов автоматизированные архивные технологии (ААТ) нашли широкое применение. Использование современных средств вычислительной техники позволяет существенно улучшить условия функционирования архивов, обеспечивает значительное расширение круга пользователей архивной информации, повышает доступность архивных документов и степень их использования. Поэтому подготовка в области архивной информатики является важной частью профессионального образования современного архивиста.

При подготовке данной темы, основное внимание следует уделить обзору технического и программного обеспечения, используемого в настоящее время в архивах. Отдельно необходимо дать характеристику использования информационных технологий в основных направлениях архивной деятельности, таких как автоматизация комплектования и контроля за делопроизводством в ведомственных архивах, автоматизация учета документов, автоматизация описания и создания научно-справочного аппарата, автоматизация использования документов и учета интенсивности использования, использование компьютерной техники в процессе издания архивных документов.

Заключительная часть темы направлена на рассмотрение современных проблем и перспектив информатизации архивных учреждений. В первую очередь вопросов, связанных с созданием электронных архивов и представлением российских архивов в глобальной сети Интернет.

ТЕМА 12 - 13. Комплектования Архивного фонда