Тема 13. Текстовые редакторы: назначение и функции. Технология подготовки текстовых документов

Деятельность юриста связана с подготовкой и обработкой большого количества текстовых документов. Использование информационных технологий позволяет сократить время на техническую подготовку документации и повысить качество. При выборе текстового редактора большое значение имеет набор функциональных возможностей.

Приложения Microsoft Office предназначены для автоматизации делопроизводства, т.е. автоматической обработки различного рода данных и информации: текстовой информации; таблиц чисел; деловой графики; баз данных. Таким образом, пакет программ Microsoft Office - это универсальное средство для решения практически любых задач по обработке данных и информации, возникающих в офисе.

В состав Microsoft Office входят различные приложения: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Publisher, FrontPage и другие программные инструменты для малого бизнеса.

Запустить приложение Microsoft Office можно: из главного меню Windows (кнопка Пуск), в котором необходимо выбрать нужное приложение Microsoft Office; щелчком на кнопке приложения, расположенной в области быстрого запуск на панели задач; щелчком на ярлыке приложения, расположенного на рабочем стол и другими способами.

Во всех приложениях MS Office (окнах приложений) используется унифицированный графический интерфейс пользователя (Graphical User Interface, GUI), который состоит из основных элементов: строки заголовка; строки меню; панелей инструментов (по умолчанию активизированы панели: стандартная и форматирования); строки состояния; вертикальных и горизонтальных полос прокрутки, области задач в режиме «Приступая к работе».

В окнах приложений Microsoft Office используются стандартные элементы управления или компоненты графического интерфейса, которые объединяются в более крупные конструкции (меню, панели инструментов, окна диалога) и которые предоставляют возможность управлять окном приложения, а также изменять содержимое и форму представления информации, отображаемой в окне документа.

Управление приложениями Microsoft Office осуществляется с помощью меню и панелей инструментов. В приложениях Microsoft Office применяются три типа меню: строка меню (главное меню приложения или ниспадающее меню); контекстное (всплывающее) меню; оконное (системное) меню для изменения размеров и положения окна приложения.

Панель инструментов - это строка, на которой располагаются (наиболее часто используемые команды) кнопки или пиктограммы и раскрывающиеся списки. Панель инструментов обеспечивает быстрый доступ к командам.

Текстовый процессор Microsoft Word является одним из основных компонентов Microsoft Office. Текстовый процессор позволяет создавать, редактировать, сохранять, просматривать и распечатывать текстовые документы, применять форматирование символов, абзацев, страниц, разделов и документа в целом, назначать существующие стили символов, абзацев, таблиц и создавать собственные стили. Кроме того, в программе Word можно создавать таблицы, рисунки, диаграммы, формулы и т.д.

Рисунок 1 – Интерфейс Microsoft Word

Текстовый процессор – это программа для ввода, редактирования и обработки текстовых документов с различной информацией (например, с таблицами, графикой и т.д.).

В Word можно создавать документы следующих типов:

- Новый документ;

- Веб – страницу;

- XML – документ;

- Сообщение E-mail;

- Сообщение – Факс;

- Конверты и Наклейки;

- Шаблоны.

После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой текстовый документ. По умолчанию все текстовые документы в Word создаются на основе шаблона Обычный Normal.dot, а весь текст вводится в стиле Обычный Normal, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт - Times New Roman, размер шрифта - 10 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.

Основными этапами Создания (подготовки) текстовых документов в Word являются:

- набор текста;

- редактирование текста;

- форматирование;

- проверка правописания;

- печать текста;

- сохранение.

Каждый этап состоит из выполнения определенных операций. Ввод текста можно осуществлять посредством его набора с клавиатуры и вставлять в документ различные текстовые фрагменты из других документов.

Текстовый документ в Word можно создать следующими способами:

- выбрать команду «Создать» в меню «Файл»;

- щелкнуть пиктограмму «Создать» на панели инструментов Стандартная.

Рисунок 2 – Создание документа.