Лабораторна робота № 1 (2 год.)

Розглянемо технологію створення і обробки реляційної бази даних в середовищі СКБД MS Access 2000 на основі інформації про постачальників матеріальних цінностей нашому підприємству.

Нехай є така інформація про постачальників: назва постачальника і назва групи матеріалів, які постачаються, місцезнаходження постачальника (область України), загальна сума поставки матеріалів.

Необхідно створити таблицю бази даних, користуючись якою користувач може одержати таку довідкову інформацію:

· перелік постачальників у довільній послідовності;

· список постачальників матеріалів групи “фарби”, сума поставок яких перевищує 50 тисяч гривень;

· список постачальників, згрупованих за поставками матеріалів згідно з групами матеріалів, а всередині групи, впорядкованих за алфавітом.

Для запуску програми MS Access 2000 з головного Windows 2000 натисніть кнопку Пуск і виберіть Microsoft Access в меню Программы.

· У вікні Microsoft Access виберіть параметр Новая база даных. Натисніть кнопку ОК.

· У вікні, яке відкриється, Файл новой базы даных в поле Имя файла введіть ім’я створюваної бази даних. Наприклад, ЕК451, де перші дві старші цифри трьохзначного числа – номер студентської групи, наймолодша цифра – номер підгрупи. Тип файла бази даних по замовчуванню має розширення mdb.

· Натисніть кнопку Создать. На екрані відкриється вікно бази даних з восьми вкладок, які поки що пусті.

2.2.Створення таблиці бази даних

Таблиці – основа бази даних, в них зберігаються дані. Таблиця створюється в два етапи.

На першому етапі планується структура таблиці: імена полів, послідовність їх розміщення в таблиці, тип даних для кожного поля, розмір полів, ключеві поля та інші властивості полів.

На другому етапі таблиця заповнюється даними.

Створення структури таблиці бази даних

Для описання полів створюваної таблиці рекомендується заздалегідь скласти допоміжну таблицю по типу табл. 1, маючи на увазі, що:

· кожне поле в таблиці повинно мати унікальне ім’я;

· тип даних визначає вид інформації, що зберігається в полі (в MS Access передбачені типи даних: лічильник (використовується для визначення унікального системного ключа таблиці), текстовий, числовий/текстовий, Дата, МЕМО (текст великого розміру), грошовий, логічний, гіперпосилання, об’єкт OLE (Object Linking and Embedding), майстер підстановок);

· розмір поля задає максимальну довжину рядка або діапазон чисел, що зберігаються в полі;

· формат поля задає формат виводу тексту, чисел, дат і значень часу на екран і на друк;

· ключове поле – поле, значення якого однозначно визначає запис у таблиці;

· індексуються поля, за якими часто доводиться шукати або впорядковувати інформацію. Ключове поле індексується автоматично.

Таблиця 1

Основні параметри структури таблиці „Постачальники ”

Надалі суттєво не плутати назву файла БД і назви таблиць, які є в БД. Назва файла, наприклад ЕК451, відображається у рядку заголовка головного вікна БД, а назви таблиць – на закладці таблиці (при відкритті закладки таблиці буде висвітлений перелік назв таблиць, наприклад ПОСТАЧАЛЬНИКИ).

Є декілька способів створення таблиць:

· режим таблиці;

· конструктор таблиці;

· майстер таблиці;

· імпорт таблиці.

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблицы.

· Виберіть вкладку Создать у вікні ЕК451 бази даних.

· У вікні Новая таблица виберіть режим Конструктор таблицы і натисніть ОК.

· В кожному рядку верхньої половини вікна Конструктора таблиы введіть:

ім’я поля (в імені не допускається крапка, знак оклику і квадратні дужки);

тип даних, що відповідає імені поля (табл. 1), вказуйте за допомогою кнопки розкриття списку в стовпці Тип данных.

Графу Описание поля не обов’язково заповнювати.

Для переходу із стовпця в стовпець використовуйте клавішу Tab або Enter.

В нижній половині вікна для кожного поля вкажіть його властивості (Свойства), використовуючи інформацію з табл. 1, попередньо натиснувши клавішею ручного маніпулятора Мишка (надалі – мишка) на імені поля. Рядки у вікні Свойства поля, для яких в табл. 1 немає вказівок на заповнення, не заповнюються.

Переміщається курсор з нижньої половини вікна у верхню і в зворотному порядку за допомогою клавіші F6.

· Виберіть поля, які повинні стати ключовими. В розглядуваному прикладі – поле Код п остачальника. Виберіть команду Правка/Ключевое поле.

· Збережіть структуру таблиці, виконавши команду Ф айл| С охранить, і введіть ім’я таблиці: ПОСТАЧАЛЬНИКИ. У вікні Сохранение натисніть ОК.

Робота з таблицею

Введення даних у таблицю і їх редагування

Відкрийте файл ЕК451.

У вікні, яке відкриється, натисніть двічі лівою кнопкою мишки на назві таблиці ПОСТАЧАЛЬНИКИ.

Якщо виникне необхідність, використовуйте операції копіювання, переміщення і вилучення даних. В будь-якому випадку редагування виконується за схемою “спочатку виділи, потім зроби”.

Копіювання даних

· Виділіть дані або запис для копіювання, виберіть команду П равка| К опировать.

· Встановіть курсор у потрібному для вставки місці і виберіть П равка| В ставить.

Переміщення даних

· Виділіть дані або запис для переміщення, виберіть команду П равка| В ырезать.

· Встановіть курсор у потрібному для вставки місці і виберіть П равка| В ставить.

Вилучення даних

Щоб вилучити дані в комірці, виділіть їх, потім натисніть клавішу Delete або виберіть команду Правка|Удалить.

Щоб вилучити запис, виділіть його, далі виберіть команду П равка| У далить запись. У вікні, яке відкриється, підтвердіть або відмініть вилучення.

Заповніть таблицю ПОСТАЧАЛЬНИКИ бази даних, використовуючи інформацію табл. 2.

Таблиця 2

Вихідні дані для формування бази даних

Перехід до наступного поля здійснюється натисканням клавіші ТАВ або Enter.

Дані в поле типу Счетчик вводяться автоматично.

Для зручності роботи можна змінити зображення на екрані, використовуючи команду Фор м ат:

· змінити шрифт;

· змінити висоту рядків і ширину стовпців;

· перейменувати стовпець;

· закріпити окремі стовпці.

Пошук записів за значенням поля

Нехай необхідно знайти в базі даних всі записи, в яких присутня абревіатура ЗАТ:

· відкрийте таблицю ПОСТАЧАЛЬНИКИ;

· виберіть команду П равка| Н айти;

· введіть дані у рядок Образец: ЗАТ;

· вкажіть Поиск в: ПОСТАЧАЛЬНИКИ: таблица;

· виберіть умову пошуку: Совпадение: с любой частью поля;

· натисніть кнопку Больше >>;

· вкажіть Просмотр: все;

· натисніть кнопку Найти далее;

· щоб закінчити пошук, натисніть Отмена.

Заміна даних

Для заміни даних, наприклад скорочення “обл.” на “область” у всій таблиці ПОСТАЧАЛЬНИКИ виконайте такі дії:

· виберіть команду П равка| З аменить;

· введіть дані у рядок Образец: обл.;

· введіть дані у рядок Заменить на: область;

· вкажіть: Поиск в: ПОСТАЧАЛЬНИКИ: таблица;

· натисніть кнопку Больше >>;

· вкажіть напрям пошуку Просмотр: все.

Прапорці С учетом регистра, С учетом формата полей повинні бути скинуті;

· натисніть кнопку Заменить все. На продовження операції дайте ствердну відповідь;

· щоб закінчити пошук і заміну, натисніть на кнопку Отмена.

Впорядкування записів

Для впорядкування записів, наприклад, за значенням поля Назва групи матеріалів в алфавітному порядку виконайте наступні дії:

· виділіть поле Назва групи матеріалів, натиснувши на його заголовку лівою кнопкою мишки;

· виберіть команду З аписи| С ортировка;

· виберіть напрям впорядкування: Сортировка по возрастанию;

· щоб відмінити впорядкування таблиці, виберіть команду З аписи| У далить фильтр.

Відбір даних за допомогою фільтру

Фільтрація – процедура пошуку і впорядкування записів таблиці за значенням одного або кількох полів.

Нехай необхідно одержати інформацію про постачальників групи матеріалів Фарби, сума поставок яких перевищує 50 тисяч гривень і впорядкувати її за зростанням за полем Назва постачальника.

· Виберіть команду З аписи| Ф ильтр| Р асширенный фильтр. Відкриється вікно розширеного фільтра.

· У рядку Поле включіть імена полів, які використовуються у фільтрі (назва групи матеріалів, назва постачальника, сума поставки матеріалів). Для цього двічі натисніть лівою кнопкою мишки на імені поля, яке вибирається, у верхньому списку. Для переходу в наступну групу натисніть Enter.

· У рядку Сортировка по полю Назва постачальника натисніть лівою кнопкою мишки і виберіть порядок впорядкування: по возрастанию.

· У рядку Условие отбора по полю Назва групи матеріалів наберіть Фарби.

· У рядку Условие отбора по полю Сума поставки матеріалів наберіть: >=50000,00.

· Виберіть команду Ф ильтр| П рименить фильтр.

На екрані з’явиться таблиця із записами, які відповідають умовам відбору (рис. 2).

Рис. 2. Результати відбору даних

Щоб знову побачити всі записи, виберіть команду З аписи| У далить фильтр.

Друк вмісту таблиці

· Виберіть команду Ф айл|Предварительный просмотр – ви побачите, як буде виглядати таблиця після друку.

· Натисніть на кнопку Закрыть, щоб повернутися в режим таблиці

· Встановіть орієнтацію аркуша паперу під час друку (книжная або альбомная), вибравши команду Ф айл|Пара м етры страницы|Страница.

· Виберіть команду Ф айл| П ечать

Збереження таблиці

Збережіть таблицю, вибравши команду Ф айл| С охранить. Для виходу у вікно бази даних скористайтесь командою Ф айл| З акрыть.

Вилучення таблиці

Якщо необхідно вилучити таблицю, у вікні бази даних натисніть лівою кнопкою мишки на імені таблиці і натисніть клавішу Delete.