Документальное оформление заказа

По ведению документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить:

- название документа;

- порядковый номер;

- название и адрес компании;

- ответственность за заказ;

- дату, наименование и адрес поставщика;

- сроки поставки и количество поставляемых товаров;

- описание товаров;

- адрес поставки;

- цену;

- расчетный счет.

Выбор поставщика. Получение и оценка предложений осуществляется через:

- конкурсные торги;

- письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

- рекламу;

- разработку тендерной документации;

- публикацию тендерной документации;

- приемку и вскрытие тендерных предложений;

- оценку тендерных предложений;

- подтверждение квалификации участников торгов;

- предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты).

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации, письменных переговоров между поставщиком и потребителем, инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческие письма или запросы, главной целью которых является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия платежа и срок поставок), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Основные критерии выбора поставщика:

- стоимость приобретения продукции или услуг;

- качество обслуживания;

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие у поставщика резервных мощностей;

- организация управления качеством продукции у поставщика;

- психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

- риск забастовок у поставщика;

- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;

- кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

Правовые основы закупок. Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

Основные элементы контракта:

- предложение и принятие предложения.

Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной ею цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение.

- финансовые условия.

Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

- право заключать контракты.

Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.

- законность.

Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Условия контракта. Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт.

Четко выраженные условия такие, которые фактически отражены в контракте.

Подразумеваемые условия это те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла.

Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

Штрафы - действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка, штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие — форс-мажор.