Презентация

В практике делового общения широкое распространение получили презентации. Рассмотрение этой формы коммуникации начнем с уточнения значения самого слова презентация. Латинское praesentatio переводится как «представление», «предъявление». Вначале это слово употреблялось у нас в качестве термина в значении «предъявление, представление к взысканию денежного документа», например, презентация векселя, согласно «Толковому словарю русского языка» под ред. Д. Н. Ушакова (т. 3, 1939), «Словарю русского литературного языка» в 17 томах (т. 11, 1961). «Современный словарь иностранных слов» (1993) уточняет прежнее и фиксирует новое значение слова презентация:

Презентация (лат. praesentatio) — 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж (трассату); 2) общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например, книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.

А вот в «Толковом словаре русского языка конца XX в. Языковые изменения» (1998) отмечаются только его новые значения: 1) Большой официальный прием (иногда с угощением), устраиваемый фирмой, организацией, предприятием и т. п. с целью рекламы, для ознакомления со своей деятельностью; 2) Торжественное публичное представление, демонстрация чего-либо (иногда сопровождаемое приёмом с угощением).

Под презентацией мы будем принимать любое публичное представление чего-либо нового.

По мнению Л. Арредондо, специалиста по эффективной коммуникации, презентации помогают отдельным лицам или организациям приобрести необходимую известность, которая является визитной карточкой делового успеха, и таким образом достичь своих целей.

Автор формулирует цели, которых может достичь человек в результате успешной презентации:

1. Создать мнение о себе как о высококвалифицированном специалисте, знающим свою работу и относящимся к ней творчески.

2. Проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потенциал.

3. Продемонстрировать инициативность, организованность и способность к творчеству.

4. Убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложения или точку зрения.

Большие возможности презентация открывает и перед организацией любого типа. Она позволяет:

1. Продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу.

2. Распространить информацию внутри организации или среди широкой публики.

3. Повысить узнаваемость имени или названия.

4. Поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам.

5. Найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т.е. клиентов, избирателей, жертвователей и прочих).

Таким образом, презентация мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.

Главная цель деловой презентации – убедить присутствующих подействовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; использовать полученную информацию; внедрить новые методы; проголосовать за кандидата; подписаться на периодическое издание и т.д.

Существуют различные виды презентаций. Л. Арредондо выделяет два типа презентаций: внешние и внутренние. Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступление торгового представителя фирмы перед покупателями. Внутренняя презентация проводится в рамках одной организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идёт вниз по иерархической лестнице, т.е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники подразделений – перед подчинёнными, то презентация будет нисходящей. Наоборот, презентация подчинённого перед начальником отдела, начальника – перед руководителем организации называется восходящей.

Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продвигающими (их цель – рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определённого кандидата, политическую платформу и т.п.) и информационными (основной акцент ставится на сообщение и передачу информации).

Целесообразно рассматривать презентации также с точки зрения размера аудитории, т.е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру выделяют три типа презентаций: публичные, камерные и приватные.

A. Публичная презентация

Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 до 200 человек) и групповыми (от 15 до 50 человек).

Публичная презентация представляет собой хорошо спланированное мероприятие. Обычно она проводится в соответствие с заранее разработанным сценарием, в ней используются визуальные вспомогательные средства (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5 – 2 часов. Начинать её рекомендуется примерно в 15.00 – 16.00 часов. После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17.00 – 19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами. Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используются недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты. При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Энтони Джей в книге «Эффективная презентация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В связи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает дополнительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который всё это презентует».

Автор подчёркивает, что с людьми в большой аудитории происходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах:

– они объединяются и солидаризируются;

– они единодушно принимают и одобряют чьё-то лидерство.

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятные для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.

Контрольный список действий:

1. Определитесь с целью презентации.

2. Решите, кто и что будет делать.

3. Каждый из ведущих должен выразить в одном предложении всё, что он хочет внушить слушателям.

4. Все ведущие должны сделать наброски выступлений.

5. Заметки нужно проверить, чтобы убедиться, что они способны заинтересовать аудиторию и в то же время содержат всю необходимую информацию.

6. Ведущие надиктовывают или записывают тексты своих выступлений.

7. Изучите каждый раздел, чтобы определиться со вспомогательным материалом.

8. Проработайте каждый раздел, чтобы удалить шероховатости и пробелы.

9. Прогоните всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить её.

10. Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно)[12].

Подводя итог, отметим, что для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры её проведения (порядок выступлений, распределение ролей, согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т.п.) и чёткое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта. Не следует скрывать недостатки проекта, если таковые имеются, однако необходимо при этом объяснить, с чем они связаны, каковы перспективы их преодоления, и подчеркнуть, что достоинства проекта почти полностью компенсируют его недостатки.