ГЛОССАРИЙ. Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Архив - учреждение или структурное подразделение организации осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ -хранение документов Архивного фонда РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями (в т. ч. академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому.

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа - копия документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок деда - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Индекс дела; номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровом обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией руководителя.

Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Инструкция - правой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятии (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность информационных элементов ввода, обработки, переработки, хранения, поиска, вывода и распространения информации, находящихся в отношениях и связях между собой и составляющих определения целостность, единство, цель функционирования которой состоит в информационном обеспечении эффективной деятельности организации.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Наименование юридического лица - наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименования некоммерческих организаций, коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица.

Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт - правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным на то органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т. ч. в преобразованном виде.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Наименование юридического лица — наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименования некоммерческих организаций, коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт - правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным на то органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч.в преобразованном виде.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения я регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, время и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.