Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т.А. 3 страница

7. В каких нормативных документах закреплены состав, последовательность и методика выполнения обязательных делопроизводственных операций?

Глава 2 СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ) И НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ФУНКЦИИ)

2.1. СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ)

Документ - понятие сложное и неоднозначное. Над его определением задумываются многие ученые, оно вызывает споры, документ по-разному трактуется в законодательных актах не только нашей страны, но и других стран.

Первостепенную роль в большинстве определений документа играют три момента: информационная сущность документа, способ его создания и материальный носитель.

Информационная сущность документа ни у кого не вызывает сомнений, она всегда постоянна. Документ возникает, чтобы закрепить информацию для ее передачи во времени и пространстве. Но вот способы закрепления и передачи информации, ее материальные носители постоянно совершенствуются. Поэтому меняется и само представление о документе. Следовательно, прежде чем давать определение документа, надо разобраться в способах документирования, т. е. способах закрепления информации, создания документов.

Всякое сообщество существует в информационном пространстве. Человек постоянно получает информацию об окружающем его мире органами зрения, слуха, вкуса, обоняния, осязания. Он осмысливает полученные данные и на их основе вырабатывает решения о своих дальнейших действиях. Результаты своей мыслительной деятельности человек хочет закрепить и передать другим.

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Оно передавало общее представление человека об окружающем мире.

Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки: оно ограничено расстоянием и кратковременно, и человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Использовались и "предметные" письма. Но по-настоящему человек научился закреплять информацию с изобретением письменности.

Происхождение и развитие письма - один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень - пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8-6 тыс, лет до н. э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм - первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и коммуникативных целей, т. е. передачи каких-либо сообщений и для закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос "Валам Олум".

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX в., когда расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали "писать" в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рассчитанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.

Вторая ступень - идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.).

Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), т. к. знак - это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в четыре раза меньше знаков, чем русских слов. Например: =5.

Недостаток этого способа запечатления мысли - в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многозначности языка, его консервативности.

Третья ступень - слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменности, письмо майя, корейская, японская письменности, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35-40 до 200-300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тысячелетии до н. э. в шумерском письме из логограмм.

Четвертая ступень - буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры.

О происхождении письма до сих пор идут научные споры. Но наиболее распространено мнение, что оно создано на базе слогового письма финикийцами, у которых его заимствовали, усовершенствовав, греки. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие системы мира. Возникшее на базе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.

Развитие текстового документирования самым тесным образом связано с материалом для письма и орудиями, используемыми для текстового документирования.

Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне, например записи астрономических наблюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты.

Человек научился записывать, прежде всего, для оперативных целей, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, в Китае - бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками.

Массовым материалом для письма в Передней Азии стала глина. Документы создавались так: металлической палочкой писец выдавливал на мягких глиняных плитках клинописные значки»; Чаще всего их сушили на солнце, иногда для большей прочности и сохранности обжигали.

В других странах материалом, широко используемым для записей, было дерево и металл. Например, в Индии сохранились древнейшие законы, созданные на медных пластинах.

Из Древней Греции и Древнего Рима до нас дошли деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Другой конец палочки имел форму лопаточки и служил для стирания написанного.

Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус, который изготавливался из стеблей болотного растения того же названия, растущего в дельте реки Нил.

Поскольку папирус хрупок и на изгибе ломается, его сворачивали в свиток. Если для текста не хватало одного листа, листы склеивали и получали свиток нужной длины.

1. В развалинах храма древнего шумерского города Ниппур (современный Ирак) археологи нашли огромный архив, в котором насчитывалось более 100 тысяч глиняных документов. Это были, главным образом, записи о покупке и продаже животных, отчеты о постройке и ремонте домов, реестры расходов и доходов храма. Архив занимал 80 комнат.

2. Римской естествоиспытатель Плиний оставил подробное описание процесса изготовления из растения писчего материала. Трехгранный стебель растения очищали от листьев и тонкой коры, рыхлую пористую сердцевину разрезали на длинные тонкие пластинки и вымачивали несколько дней их в воде. Затем пластинки укладывали слоями - один слой перпендикулярно другому. Полученные листы клали под пресс на несколько дней. Когда они высыхали, поверхность полировали пемзой или гладили раковинами. Края листов обрезали. Этот способ был известен египтянам уже в начале III тысячелетия до н. э. Сегодня древний способ изготовления, папируса демонстрируется туристам в многочисленных лавках Каира, торгующих папирусами.

Папирус был основным писчим материалом в течение многих веков. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, пока на смену ему не пришли пергамент и бумага.

Первым серьезным соперником папируса стал пергамен - писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят (название происходит от малоазиатского города Пергама).

Примерно к IV в. н.э. пергамен вытесняет папирус. Особенно широко он применялся во времена раннего Средневековья. Лишь в XIII-XTV вв. его начинает активно вытеснять изобретенная в Китае бумага.

Пергамен в отличие от папируса хорошо сгибался. Это при вело к исчезновению стародавней формы - свитка и к появлению новой - кодекса.

На Руси для бытовой переписки применяли бересту, которая была доступным материалом и могла использоваться каждым.

Однако береста применялась не только для бытовой переписки, на ней составлялись и деловые бумаги. В царствование Петра Первого собираемый на Камчатке налог мехами записывали в берестяную книгу.

Самым распространенным материалом для текстового документирования во всем мире стала бумага.

Слово "бумага" происходит от итальянского bambagia - "хлопок" и означает многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист.

В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относится к 12 г. н. э., но во многих книгах изобретение бумаги приписывается китайскому сановнику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 г. усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.

Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Северную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию. Существует много легенд и исторических предположений о путях проникновения китайского секрета изготовления бумаги через арабские государства в Европу.

На Руси сначала употребляется привозная бумага. В 1716 г. Петром I была основана собственная бумажная мануфактура в сел. Красном Копорского уезда Петербургской губернии. До начала XIX в. бумага в России производилась ручным способом. В 1818 г, на Петергофской бумажной фабрике была установлена одна из; первых в России бумагоделательных машин, изготовленная на русских заводах.

Производство бумаги постоянно механизируется. Однако суть процесса изготовления бумаги остается прежней: размол компонентов (древесных или растительных волокон, тряпья), смешение, проклейка, отбеливание или окраска бумажной массы, разбавление водой, очистка, отлив, прессование, сушка, отделка. При размоле волокнам придают необходимую толщину и физические свойства. Чтобы сделать бумагу пригодной для письма, в массу вводят различные клеевые эмульсии (так называемая проклейка), для увеличения прочности добавляют различные смолы, проводят отбеливание.

В зависимости от назначения бумага характеризуется весом одного квадратного метра, толщиной, механическими свойствами, степенью проклейки, цветом, белизной, гладкостью, впитывающей способностью, проницаемостью и другими показателями.

Бумага делится на классы: для печати, декоративная, для письма, машинописи, черчения и рисования, электротехническая, оберточная, упаковочная и т. д., в которых насчитывается несколько сотен разновидностей. Общее число выпускаемых видов бумаги доходит до 600. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологи» лазерной и струйной печати.

Не менее длинный путь развития прошли орудия письма.

На камне надписи высекались, на глиняных дощечках - выдавливались железным стержнем, на воске - специальным медным стилом, на папирусе писали тростниковой палочкой и камышовыми кисточками. В Китае для написания иероглифов были изобретены волосяная кисточка и тушь.

Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII в. н. э., было гусиное перо. На смену гусиному перу пришло металлическое. Его изобретение сыграло большую роль в истории мировой письменности, значительно ускорив создание текстов.

В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго применяются наряду с гусиными. В руководствах по чистописанию середины XIX в. гусиное перо долго рекомендуется как единственное орудие для каллиграфии. Широкое распространение в России металлические перья получают в 1850-х гг., а с 1880-х гг. входят в учебную практику школ.

В конце XIX - начале XX вв. стали пользоваться автоматическими ("вечными") ручками, в которые чернила поступали равномерно из специального резервуара и избавляли от необходимости постоянно обмакивать перо в чернильницу.

Изобретение шариковой ручки, первый опытный образец которой был создан в 1938 г., принадлежит венгерскому журналисту Ласло-Йожефу Биро.

В конце XIX в. рукописные тексты начинают вытесняться машинописными. Хотя первый патент на пишущую машину был получен в начале XVIII в. англичанином Генри Миллом, первая промышленная модель пишущей машинки, получившей в 1873 г. распространение под названием "Ремингтон", была сконструирована К. Шолсом (США) в 1867 г. В 1897 г. американская фирма "Ундервуд" купила патент у немецкого изобретателя Ф.К. Вагнера на пишущую машину с горизонтально лежащими литерными рычагами. "Ундервуд" и "Ремингтон" составляли значительную часть пишущих машин в конце XIX - начале XX века.

Пишущие машины также постоянно совершенствовались, и ко второй половине XX в. появились электронные пишущие машины с памятью, на смену которым пришли печатающие устройства компьютеров.

При этом сама суть документирования, т. е. записи информации в текстовом виде, не изменилась. Человек по-прежнему пишет (набирает на компьютеру информацию, используя буквы алфавита

Одним из древнейших способов документирования, наряду с текстовым, является техническое документирование, созданное человеком для запечатления технической мысли.

Технические документы - обобщающее название документов отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

В состав групп технических документов могут входить чертежи рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид⁴ предмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др.

Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой; условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метереологические карты, социально-экономические, демографические и т. д.).

На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений.

Технологические карты подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т. д. В них информация фиксируется как текстовым, так и изобразительным способом.

До середины XIX в. текстовое и техническое документирование были единственными способами закрепления информации. Вместе с тем XDC в. приносит человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности, вызвавший к жизни особый вид документов. Появляется фотография (от греческого foto - "свет" и grafo - "пишу") - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фотография в 1839 г. была представлена французским художником-декоратором Дагером французской академии и получила признание.

Под фотографией на протяжении полутора веков понималась совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникало скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании возникало позитивное изображение - отпечаток. Кроме того, во второй половине XX в. для любительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. С начала XXI в. традиционную фотосъемку, использующую химические процессы, активно вытесняет цифровая фотография, ориентированная на компьютерную обработку изображений. В этом случае элементы светочувствительной матрицы преобразуют падающий свет в электрические импульсы, которые записываются в цифровой форме, образуя изображение в виде компьютерного файла, который имеет все преимущества цифровых технологий - возможность неограниченного копирования без потери качества, просмотр полученного изображения сразу после съемки, обработка и при необходимости вывод на бумагу стандартными компьютерными средствами.

Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность.

Они наглядны, точны, благодаря чему нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: науке, искусство технике и т. д. Например, рентгеновские снимки используются в медицине, фотографии - в судебной практике, фото- и микрофотокопирование - для получения копий документов и т. д.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры стало кино. Кинематограф изобретен во Франции братьями Люмьерами в 1895 г.

Кинодокумент - изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. кинодокумент - это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент определяется как "изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом", Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы, возникают в момент событий. К кинодокументам относятся три группы: 1) кинолетопись, 2) киножурналы, 3) документальные фильмы.

Сегодня большое распространение получили видеодокументы, на которых фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация.

Материал для кинодокументов также претерпел в течение века значительные изменения. Первоначально кинодокументы создавались на пленках, имеющих специальную основу. С развитием магнитной записи, как и фотодокументы, они стали создаваться в электронной форме. В последней четверти XX в. массовое распространение получили видеомагнитофоны и видеокамеры, осуществляющие запись аналогового видеосигнала на магнитную ленту различных форматов - VHS или Hi8 для бытовой записи, Betacam для профессионального телевидения. С начала XXI в. видеозапись также постепенно стала переводиться на цифровую основу. Сегодня как при профессиональной киносъемке документальных и художественных фильмов, так и при бытовой видеозаписи используется запись в цифровом формате, на магнитную ленту (DV, mini-DV кассеты) или на оптические диски (DVD-RAM, DVD-RW и т. п.).

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов - фотодокумента (звуковой документ). Под фотодокументом понимается "документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи". Первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. американским изобретателем Эдисоном, который особенно гордился изобретением фонографа.

Эдисон записывал звук на валике фонографа, с 1888 г. механическая запись звука стала производиться на плоских дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. Запись звука осуществляется намагничиванием в разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фотодокументов огромна. Как и для фото- и видеодокументов, для записи звука сегодня все чаще используются цифровые технологии, позволяющие осуществлять звукозапись на компьютерные носители или непосредственно в компьютер в виде файла.

Современные технологии позволяют обеспечить высокое качество аудио-файла, параллельную запись с нескольких источников (микрофонов), копирование без потери качества, что особенно актуально при параллельной расшифровке аудио-стенограммы несколькими диктофонистками. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток.

2.2. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Центральный вопрос при изучении документа – выявление причин, вынуждающих человека фиксировать информацию, т. е. создавать документ.

Решение этого вопроса напрямую связано с функциями документа (слово "функция" происходит от латинского functio - "исполнение, обязанность, назначение, роль"). Для того чтобы разобраться в функциях, т. е. назначении документа, учитывая, что он может преследовать несколько целей, использоваться для решения многих задач, попробуем применить метод абстрагирования, выделить и рассмотреть в отдельности каждую функцию документа.

Прежде всего, отметим социальную сущность документа, его социальный характер (социальный от латинского socialis - "общественный, связанный жизнью и отношениями людей в обществе").

Документ создается человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу. Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документ закрепляем эти социальные связи, все процессы, происходящие в обществе Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде, которую он отражает, и, следовательно, он выполняет социальную функцию. Возникнув как продукт определенных социальных отношений, отдельные виды документов в то же время сами начинают активно воздействовать на эти социальные отношения. Такую роль, прежде всего, играют конституции которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве другие законодательные акты, различные уставы, положения, правила, инструкции; договора, организующие взаимоотношения как отдельных граждан, гражданина и государства, так и государства с государством. В этих случаях социальная функция документа, выступает особенно ярко. Такие документы сами начинают способствовать развитию человечества, например мирные договоры международные соглашения, декларации.

Любой документ носит социальный характер – это его особенность не всегда выделяется как функция, а чаще лишь подчеркивается как обязательное свойство.

Главное свойство документа – закреплять и нести информацию - составляет его информационную функцию. Она присуща любому документу с момента его создания. Собственно для того, чтобы информацию закрепить, и был создан документ. Более точно эту функцию можно назвать функцией закрепления (запечатления) информации. Все, что не закреплено любым способом документирования (записано, сфотографировано, зарисовано, сделана фонозапись и т. д.), бесследно исчезает, забывается человечеством. Создав документ, человек исключил возможность исчезновения события, факта. "Остановись, мгновенье" - словосочетание, которым обычно пользуются, создавая фотографию, имеет более широкий смысл. Любой способ запечатления информации, т. е. создания документа, оставляет событие в истории человечества.

Закрепленная информация может быть передана в пространстве, и эта способность документа выделяется в присущую всем документам коммуникативную функцию. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества - от вышестоящих инстанций к нижестоящим (т. е. от управляющих к управляемым) и, наоборот, от нижестоящих к вышестоящим (т. е. от подчиненных к руководящим), между равными инстанциями, между отдельными физическими лицами. Именно коммуникативная функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации: гонец, фельдъегерская тройка, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, электронная почта.

Научно-техническая революция расширяет коммуникативные функции документа, дает возможность их реализовать в стремительно сокращающемся временном интервале.

Но, закрепив информацию, документ позволяет сохранить и передать ее не только в пространстве, но и во времени, т. е. воспользоваться этой информацией через годы, десятилетия и даже века. Эта способность документа выделяется в функцию сохранения информации. После своего создания документ может быть использован единожды или востребован неоднократно в текущей деятельности. Лишь очень небольшая часть документов в силу ценности закрепленной и сохраненной в них информации бережно сохраняется человеком постоянно, и для ее хранения создаются специальные архивы. На основе собранной в архивах ретроспективной информации восстанавливаются события, она позволяет проследить историю вопроса. В этом случае документ выполняет функцию исторического источника. Эту функцию может выполнить любой сохраненный документ в случае обращения к нему как к свидетелю прошлого.

Рядом исследователей выделяется как самостоятельная культурная функция документа, выполнение которой рассматривает документ как средство передачи культурных традиций, сложившихся в обществе и сохраненных им. Любой документ отражает степень языковой культуры, уровень образованности его автор и общества в целом, развитие технической мысли, появление новых способов документирования и передачи информации и даже нравственно-моральную атмосферу эпохи.

Все перечисленные ранее функции можно отнести к общих. Эти функции документ имеет независимо от воли создавшего его человека. Они как бы закладываются в момент создания документа запечатления информации. Создавая документ, человек преследует более конкретные задачи, которые он решает с его помощью.

Для сферы управления на первое место выходит управленческая функция документа. Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила и т. д.), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы: приказы постановления, решения, распоряжения и т. д.), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы). Во всех тех случаях, когда документ создается как инструмент управления, он выполняет управленческую функцию. Но как только информация такого документа принята к сведению, учтена, использована и надобности в ней в текущей работе отпала, управленческая функция документа исчерпана.

К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности достоверности, полноты информации и, конечно, своевременности получения информации. Как гласит поговорка, "кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король". Именно документы, выполняющие управленческую функцию, т. е. циркулирующие в системах управления, являются объектом унификации и стандартизации. Для их создания и обработки внедряются средства автоматизации и механизации. Выполнив управленческую функцию, документы выбывают из оперативной работы и переходят в стадию хранения.

Одними из наиболее ранних, востребованных функций документа, ради которых документ стал создаваться, были правовая функция и функция учета.

Правовая функция заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе (например, свод законов царя Хаммурапи, XVIII в. до н. э.). К документам, выполняющим правовую функцию, относятся правовые акты органов власти и управления: законы, указы, постановления и др., акты судебных, прокурорских, нотариальных, арбитражных учреждений и организаций; акты, которые создаются в других учреждениях, организациях, предприятиях, фирмах и влекут за собой определенные юридические последствия; договоры - международные, межгосударственные, между организациями, между отдельными лицами и организациями (например, трудовые) и между частными лицами. К таким документам относятся документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостоверения), дипломы об образовании, различные справки, а также оправдательные финансовые документы.

Не менее древней является учетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество скота, имеющегося урожая, денег и т. д. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в т. ч. б) терские, различные регистрационные журналы и другие формы.