За ступенем використання засобів автоматизації анотації поділяються на інтелектуальні — складені людиною та формалізовані — створені за допомогою ЕОМ

Залежно від кількості опрацьованих джерел анотації бувають монографічні та зведені (групові). Монографічна — передає зміст одного тексту, твору друку, а зведена — декількох текстів, творів, тематично пов'язаних між собою.

За додатковою ознакою типізації "укладач" анотації поділяють на авторські та неавторські, зважаючи на те, ким складений текст анотації — автором першоджерел чи іншою особою.

У практиці анотування мають місце різні типи анотацій, в яких поєднуються функціональні ознаки та засоби характеристики документа. Завдяки цьому і довідкова, і рекомендаційна анотація буває до того ж загальною, аналітичною або груповою.

Дослідники Є. Ш. Журавель та Е. М. Цукерман порівнюють реферат з "фотографією" первинного документа, де більш-менш детально відображено фактичний зміст документа, а більшість анотацій, особливо видавничих, зіставляють з "портретом", де виділено та відбито найважливіші деталі документа. Існує думка, що анотація використовується в документальному потоці, а реферат — для пошуку в документальному та фактографічному потоках.

На практиці, інколи, буває складно провести межу між формами реферування та анотування. В результаті аналізу реферативної періодики з'ясовано, що такі журнали, як "Bulletin signaletique", "Engineering Index" містять анотації; "Chemical Abstracts", "Science Abstracts" — реферати; РЖ, що видаються ВІНІТІ, — реферати та анотації.

У більшості випадків анотації використовуються для аналітичної обробки великих та багатоаспектних документів. За допомогою анотування здійснюється популяризація і пропаганда нової періодики, а також випереджувальне сигнальне інформування про видання, що готуються до друку. Крім того, анотування використовують інформаційні служби, що обмежені у коштах і не мають можливості забезпечити себе потрібним контингентом фахівців, але водночас повинні організувати високу оперативність інформування.

І реферати, і анотації широко застосовуються в інформаційній та видавничій діяльності. У цілому ж, реферативна інформація сприяє найбільш повному та точному складанню пошукових образів документів, створенню ІПС, є основою для складання оглядів літератури та засобом міжнародного обміну інформацією.

У літературі зустрічаються різні визначення поняття "реферативна інформація". Термінологічний словник визначає її як вторинну інформацію, подану в формі рефератів та анотацій.

Згідно з науковими розробками О. А. Гречихіна та І. Г. Здорова, "під реферативною інформацією слід розуміти змістовний результат процесу реферування, який відображається в реферативному виданні у формі певного знакового (літературного) твору — реферату чи їх сукупності — для виявлення нової, цінної та корисної документальної інформації".

На відміну від бібліографічної інформації, яка відбиває весь масив документів, реферативна інформація виконує завдання систематизації, пошуку, оцінки, узагальнення даних з першоджерел. Залежно від завдань інформаційного управління, реферат може вказувати на присутність необхідної фактографічної інформації, подавати її з належною систематизацією чи давати оцінку, узагальнювати, синтезувати її та найновішу, найціннішу і корисну рекомендувати конкретному користувачеві.

Реферування — це інтелектуальний творчий процес, що потребує осмислення, аналітико-синтетичної переробки інформації та створення нового документа — реферату, котрий має специфічну мовно-стилістичну форму.

Методика реферування полягає у послідовному здійсненні операцій, пов'язаних з оцінкою, відбором, аналізом і узагальненням відомостей, які містяться у первинному джерелі. Процес реферування базується на виконанні цих логічних операцій. Однією з основних специфічних особливостей, на яку необхідно зважати у ході складання реферату, є його повна змістова та деяка формальна залежність від первинного документа. У такому розумінні реферат слід розглядати як інформаційну модель реферованого документа.

Суть реферування — в зіставленні, порівнянні нової інформації з тією, що вже засвоєна та використовується в суспільній діяльності. Це завдання реферативних видань не відокремлюється від попереднього — сигнального (бібліографічного) інформування, на основі та у разі реалізації якого реферування і може бути ефективним та цілеспрямованим.

Реферуванням називається і сам процес інформаційної діяльності, і логічний метод досягнення поставленої мети. Завдяки логічній переробці документальної інформації маємо інформаційне повідомлення, що й називають рефератом. Тому слід цілком погодитися з визначенням наведеним у термінологічному словнику з інформаційної теорії та практики, згідно з яким "реферування — процес аналізу первинного документа й складання реферату".

Реферування — найтиповіший процес інформаційного аналізу, "пов'язаного з вивченням і обробкою документів з метою вилучення із них найсуттєвіших відомостей та (або) їх узагальнення". Такий аналіз — складний логічний процес, елементами якого є відбір і опис, оцінка, систематизація та узагальнення фактографічної інформації, що може проводити тільки інформатор-фахівець з відповідної сфери суспільної діяльності: вчений, інженер, мистецтвознавець, літературознавець та ін. Насправді — це наукове вивчення змісту першоджерела інформації, доволі непростий творчий процес. Тому в реферативних виданнях поширився фактографічний (інформативний) реферат — конспективний переклад змісту документа. Таке "конспектування" — найперша, описова ступінь наукового аналізу документальної інформації, одна з форм реферативно-сигнального аналізу. Вона відповідає більше завданням пошуку, накопичення та збереження соціальної інформації.

У результаті будь-якого виду аналітико-синтетичної обробки первинних документів одержують вторинні документи: бібліографічні описи, анотації, реферати, які можуть бути об'єднані у різноманітні джерела вторинної інформації, інформаційно-пошукові системи. Такі ІПС можуть бути традиційними (бібліотечні каталоги, бібліографічні та фактографічні картотеки, бібліографічні покажчики, різноманітні інформаційні видання) і нетрадиційними (бібліографічні, реферативні та фактографічні БД).

Один з найпоширеніших видів інформаційної діяльності підготовка інформаційних видань. Інформаційним є таке видання, яке вміщує систематизовані відомості щодо опублікованих і неопублікованих праць у зручній для швидкого ознайомлення з ними формі та випускається органами НТІ, іншими установами, що займаються інформаційною діяльністю.

Залежно від характеру інформації та цільового призначення інформаційні видання поділяються на бібліографічні, реферативні й оглядові. Предметом нашого дослідження є система реферування наукової літератури та реферативні видання як складова цієї системи. На них ми і зупинимося детальніше.

Реферативні видання слід розглядати як ІПС. Для цього матеріал у них має бути представлений у систематизованій формі, що допомагає уникнути розсіяння, неупорядкованості інформації в потоці первинних документів.

Головною метою звернення до реферативних видань є пошук нових знань та ідей, узагальнень і практичних завдань, виявлення нових напрямів та тенденцій розвитку проблеми (теми) для розробки теорій, створення нових методів дослідження, прогнозування, інформаційного забезпечення за зразками нової техніки та даними, що характеризують досягнутий рівень вітчизняного і зарубіжного виробництва.

Серед завдань реферативних видань дослідники О. А. Гречихін та І. Г. Здоров також виділяють:

· встановлення нової соціальної інформації, введеної до наукового обігу;

· проведення наукового аналізу та оцінка нової соціальної інформації (визначення цінності соціальної інформації);

· рекомендація соціальної інформації, необхідної для здійснення певної суспільної діяльності, для конкретного споживача (з'ясування корисності соціальної інформації).

Тільки за умов виконання цих трьох умов може бути реалізованим основне призначення реферативних видань. До них належать РЖ, реферативні збірники (РЗ), експрес-інформація та інформаційні листки.