Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах

Бухгалтерские ошибки, допущенные при составлении до­кументов и оформлении учетных регистров, могут быть резуль­татом небрежности, усталости, сбоя в работе вычислительной техники. Учетные регистры — специальные таблицы, представлен­ные в виде карточек, книг, ведомостей (свободных листов), магнитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинных носителей.

Ошибки в бухгалтерском учете бывают локальные – искажение информации только в одном учетном регистре; транзитные – ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров.

Они формируют состав непреднамеренных действий исполнителей. Характер ошибок определяют неправильно со­ставленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов. Поэтому более правильным представляется деление ошибок на математические, канцелярские, неправильное при­менение принципов учета, пропуск или неправильная интерпре­тация фактов экономических событий.

В связи с действием Налогового кодекса РФ бухгалтер в своей работе должен избегать действий, которые в налоговом законо­дательстве признаются как грубое нарушение правил учета дохо­дов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 ГК РФ). Следствием их является уплата штрафных санкций. Под такими действиями понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета. Под данное определение подпадает также систематическая (два раза и более в течение календарного года) несвоевременная или не­правильная регистрация на счетах бухгалтерского учета и в от­четности хозяйственных операций по движению отдельных ви­дов активов.

В операциях по составлению и расчету налоговых плате­жей могут иметь место так называемые «технические ошибки». К понятию «техническая ошибка» в целях налогового учета отно­сится любая ошибка, допущенная бухгалтером в процессе состав­ления и расчета налоговых платежей, самостоятельно выявлен­ная им до проверки (камеральной или документальной) налого­вым органом.

В частности, к технической ошибке, по мнению

налоговых органов могут быть отнесены любые, допущенные налогоплательщиками, занижения финансовых результатов в про­цессе исчисления налогооблагаемой базы и налогов, если это не являлось преднамеренным нарушением в связи с уплатой нало­гов. Самостоятельно выявленные налогоплательщиком и свое­временно доведенные до сведения налоговых органов послед­ствий в виде штрафных санкций такие ошибки не имеют.

Различают несколько способов снижения или исключения ошибок. Определяющим среди них является создание нормаль­ных рабочих условий лицам, имеющим отношение к составле­нию и обработке учетных регистров и различной первичной учет­ной документации. Сам процесс работы над ошибками предпо­лагает разделение его на два этапа.

На первом этапе бухгалтер, владея специфическими при­емами, должен выявить ошибку. Знание таких приемов позво­ляет ему сократить время на поиск этих ошибок.

Наиболее распространенными приемами нахождения оши­бок являются: последовательная сверка записей с их первоис­точниками, сплошная, логическая и выборочная.

Последовательная проверка записей предполагает провер­ку правильности разноски хозяйственных операций, зарегист­рированных в разных учетных регистрах.

Против каждой прове­ренной суммы ставится знак «V», нередко называемый «птич­кой». Отсутствие такого знака рассматривается как подтверж­дение того факта, что оставшиеся суммы еще не проверены, и поиск ошибки следует продолжить. В условиях автоматизиро­ванного учета аналогичный результат достигается в процессе последовательного просмотра информации на экране дисплея с данными первичных документов.

Числовые ошибки можно установить путем сплошного под­счета итогов в учетном регистре, повторив затем в обратном порядке вычитание. Если после этой процедуры получится раз­ница, то ее величина означает размер ошибки.

Выборочный способ нахождения ошибки предусматривает­ся в тех случаях, когда выявлено расхождение между данными аналитического учета и объединяющего их синтетического счета. Бухгалтер в такой ситуации производит выборку сумм по одно­родным позициям, имеющим отношение к соответствующей под­группе, группе (субсчету) в части остатка прихода или расхода. Полученные в указанном разрезе промежуточные итоги сумми­руются и сверяются с данными объединяющего их синтетическо­го счета.

Нахождение ошибки еще не означает обязательность ее ис­правления. Значение имеет, где она обнаружена, на каком этапе подготовки учетной информации. Законом РФ «О бухгалтерс­ком учете» (п. 5) определено, что внесение исправлений в кассо­вые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ. В другой первичной учетной документации исправление первоначальной записи воз­можно только после согласования с участниками этих экономи­ческих событий. Итогом такого согласования должна быть под­пись тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Исправление обнаруженной ошиб­ки в учетном регистре должно быть обосновано и подтвержде­но подписью должностного лица, внесшего исправление, с ука­занием даты исправления.

Обнаруженная ошибка в бухгалтерской отчетности после ее представления подлежит исправлению в первом же отчет­ном периоде с момента ее обнаружения.

При нахождении ошибки ее исправляют разными способа­ми: корректурным, сторнировочным, дополнительных прово­док.

Корректурный способ состоит в зачеркивании неправиль­ной цифры. Затем пишут правильную цифру. Зачеркивание про­изводится одной чертой так, чтобы можно было прочитать ис­правленное.

Исправление выявленных ошибок должно быть подтверж­дено подписью лиц, имеющих отношение к его оформлению, с указанием даты исправления. Содержание исправленной ошиб­ки может быть оговорено примерно такой записью: «Исправ­ленному 100 (сто) руб. на 111 (сто одиннадцать) руб. верить». Под­пись: бухгалтер Юнцевич Р. А. 03.04.2005 г.

Неоговоренные исправления и подчистки в тексте и цифро­вых данных в первичных документах и учетных регистрах бух­галтерского учета не допускаются.

Корректурный способ исправления ошибок допускается, когда корреспонденция счетов не нарушена или ошибка обнару­жена раньше, чем данная бухгалтерская запись разнесена в учет­ные регистры, где уже были подведены итоги.

В ситуации, когда в учетных регистрах итоги подведены и составлен баланс, корректурный способ не допускается. Вместо него используется другой способ — сторнировочный.

Сторнировочные записи— это исправительные записи ме­тодом «красное сторно». Их суть: обнаруженная ошибка в бух­галтерской проводке «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами. Это означает, что происходит вычитание предыдущей, уже зарегистрированной сум­мы, которая после данной процедуры приравнивается к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обыч­ной записью. Тем самым признается, что отныне исправленная новая запись есть первоначальная запись.

Например, рассмотрим вариант, при котором ошибка обнаружена самим бухгал­тером после формирования итоговой информации.

при выдаче денег из кассы — 999 руб. в подотчет работнику пред­приятия была сделана запись по дебету счета 76 «Расчеты с раз­ными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 50 «Касса», т. е. по дебету вместо счета 71 «Расчеты с подотчетными лица­ми» записали дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Методика исправления данной записи предпола­гает два этапа:

1. Снимается (уничтожается) первая ошибочная бухгалтерская проводка путем составления второй проводки красными чер­нилами (методом «красное сторно»).

В учебных целях сумма по этой проводке берется в рамку:
Дебет счета 76 «Расчеты, с разными дебиторами и

кредиторами»,

Кредит счета 50 «Касса» — |999|.

2. Составляется третья правильная проводка обычной за­писью:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса» —999.

Следовательно, сторнировочный способ бухгалтерской за­писи позволяет осуществить правильное отражение оборотов по синтетическим и аналитическим счетам даже за пределами от­четного периода, в котором обнаружена бухгалтерская проводка. Кроме того, способ применяется и в том случае, когда первона­чальная запись в учете была зафиксирована в учетных регистрах

в большей сумме, чем это следовало из содержания хозяйствен­ной операции.

Сторнировочная запись более приемлема и в случае, когда первоначальная запись по форме, содержанию и сумме оформ­лена правильно, но в дальнейшем цель, предусмотренная дан­ной операцией, не была достигнута.

Способ дополнительных про­водок используется в тех случаях, когда, ошибка есть результат указания по операции мень­шей суммы, чем следовало отразить в учетном регистре, при этом корреспонденция счетов не нарушена. Исправление допус­кается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденци­ей счетов.

Способ дополнительных проводок возможен и в случае об­наружения неправильной корреспонденции счетов.