Тема 8. Організація документообороту підприємства

Для здійснення процедури вилучення посадова особа контролюючого органу повинна скласти письмово вмотивовану постанову про проведення вилучення документів і оформити її за формою, встановленою законодавством. Зокрема, в постанові зазначається причина вилучення (склад виявленого перевіркою порушення), а також всі без винятку документи, які вилучаються, із зазначенням назв документів і вказівок, з яким порушенням ці документи пов'язані або про що вони свідчать. Тобто, всі документи або документи певної категорії (наприклад, податкові накладні) не можуть вилучатися, оскільки не всі вони свідчать про наявність певних порушень.

Постанова про вилучення документів підлягає підписанню керівником відповідного контролюючого органу, а також повинна мати відбиток печатки даної установи.

Вилучення обов'язково проводиться з відома керівника підприємства: посадова особа контролюючого органу, яка здійснюватиме вилучення, подає керівнику підприємства постанову, складену та засвідчену у встановленому порядку.

Перелік документів, які підлягають вилученню, посадова особа контролюючого органу має визначити перед вилученням. Не вказані у постанові документи вилученню не підлягають.

У процесі вилучення оформляється протокол і опис вилучених документів.

У протоколі фіксуються всі обставини процесу вилучення (о котрій годині, в якому приміщенні, в присутності яких осіб проводилося вилучення та ін.). Посадова особа контролюючого органу, яка здійснює вилучення документів, складає опис оригіналів документів, вилучених зі справ, за формою встановленою законодавством, про що робиться запис у протоколі. Якщо кількість документів, які вилучаються, є незначною, опис може окремо й не складатися, але в цьому випадку вся інформація, яка підлягає занесенню до опису, має бути викладена у протоколі.

Форма опису вилучення документів передбачає його підписання керівником і головним бухгалтером підприємства. Посадові особи підприємства, в яких проводилося вилучення, підписуються тільки в протоколі.

Вилучення документів відбувається в присутності тих посадових осіб підприємства, які несуть відповідальність за їх зберігання. Присутність під