От фактов к учету или от учета к фактам

При самом проведении инвентаризации возможны два варианта: просто констатируется наличие ценностей, а потом выявленные (снятые) остатки сверяются с учетными данными; данные анали­тических счетов (учетные остатки) подтверждаются фактическим наличием.

В первом случае процесс инвентаризации идет от факта к учет­ным данным, во втором — от учетных данных к фактическим. Формально второй путь может быть оправдан тем, что если собст­венник числит за материально ответственным лицом каких-то ценностей на X руб., то и работник отчитаться должен на эту же величину. Однако в жизни правилен только первый подход, ибо у материально ответственного лица может быть излишек каких-либо ценностей, и в этом случае он не будет оприходован, а, сле­довательно, возникнет сокрытие ценностей, которые по праву не могут принадлежать материально ответственному лицу.

Самый простой вариант про­ведения инвентаризации — это так называемый нулевой вариант. Он удобен при дос­таточно быстрой оборачи­ваемости ценностей в усло­виях их партионного учета. Тут все просто: отпустили последнюю единицу ценно­стей, фактический остаток оказывается равен нулю, а в учете, например, числятся еще две единицы. Так кон­статируется недостача.

Опись

Инвентаризационная опись состоит из отдельных листов, граф, итоги которых подсчитываются по каждой странице с тем, чтобы потом нельзя было что-то изменить. Все члены комиссии, вклю­чая материально ответственное лицо, подписываются под каждым листом. Но на практике достаточно часто последний лист не под­писывается до выяснения окончательного результата. Это связано с тем, что в случае нормальной работы проверяемого лица всегда должна быть недостача. (Излишек хуже недостачи, так как свиде­тельствует о том, что при отпуске получателя ценностей обсчита­ли, обвесили и т. п.). Это связано, прежде всего, с так называемой естественной убылью, которая включает и нормируемые потери. Так вот материально ответственные лица иногда пытаются спрятать от комиссии часть ценностей, но если выявленная недостача окажется больше возможной естественной убыли, то члены ко­миссии могут услышать радостно извиняющийся крик:

— Ой, я забыл предъявить ящик масла.

И предъявляет из укромного места этот ящик. Комиссия должна отразить этот ящик как излишек ценностей и не принимать его в покрытие от недостачи. (Хотя собственник имеет право зачесть его как пересортицу.) Пересортица может быть выявлена только при количественно-суммовом (натурально-стоимостном) учете, когда одни ценности оказы­ваются в излишке, а других может не хватать.

Если в инвентаризируемом предприятии ведется учет по данной схеме, то в бухгал­терии составляется сличи­тельная ведомость, в кото­рой и устанавливается из­лишек или недостача не по общему итогу ценностей, а по каждому их наименова­нию.

Итоги

Если материально ответственное лицо соглашается с выявленны­ми результатами и признает их, то в случае торговли новый то­варный отчет включает уже и новый входящий остаток. Но если материально ответственное лицо не признает недостачи, то оно должно написать объяснение с изложением своих аргументов. В этом случае входящий остаток следует указать в прежней величи­не, а далее начинается сначала внутреннее разбирательство, в ре­зультате которого собственник может списать недостачу за счет предприятия (т. е. принять ее на свой счет). Если же этого не про­изойдет, то дело будет передано в суд. При всех обстоятельствах выявленная сумма недостачи будет списана со счета 41 «Товары». В первом случае — на результаты, во втором — на дебиторов по претензии. Суд своим решением или обяжет материально ответст­венное лицо возместить недостачу или откажет в иске.