Размещение документов в хранилище

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве выделяется планом (схемой) их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

· расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

· расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

· расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене -75 см;

· расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

· расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

· Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров, средств хранения.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, и т.п.).

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Заключение

Вид профессиональной деятельности «Документирование и организационная обработка документов» освоен.

Во время производственной практики я приобрела необходимые умения и опыт практической работы по виду профессиональной деятельности «Документирование и организационная обработка документов». Во время прохождения практики в ОАО«БПО«Сибприбормаш» показала все свои знания, умения проверять правильность оформления документов, систематизировать и хранить документы текущего архива, формировать справочный аппарат, обеспечивающий быстрый поиск документов, осуществлять экспертизу документов, готовить и передавать документальные материалы на хранения в архив.