Составление номенклатуры дел

Введение

Проходила производственную практику в ОАО «Бийском производственном объединении «Сибприбормаш» (Приложение 1), в качестве инспектора отдела кадров, юридический адрес учреждения: г. Бийск, Промзона.

ПО «Сибприбормаш» было образовано в 1982 г. из двух действующих предприятий в г. Бийске: Бийского механического завода и Бийского приборостроительного завода. С 1997 года объединение возглавляет Александр Яковлевич Черемисин.

Важным фактором развития объединения является производство продукции для нескольких десятков предприятий оборонного комплекса России, существование которых без взаимодействия с этим объединением невозможно. Объединение специализируется на выпуске спецтехники и гражданской продукции.

Руководитель практики от организации: Зивульская Т.Н.

Цель производственной практики: приобрести практический опыт документирование и документационной обработки документов архива.

Задачи производственной практики:

· проверять правильность оформления документов;
систематизировать и хранить документы текущего архива;

· формировать справочный аппарат, обеспечивающий быстрый поиск документов;

· осуществлять экспертизу документов, готовить и передавать документальные материалы на хранения в архив

Сроки прохождения производственной практики:

с 01.09.2015г. по 21.09.2015г.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Различаются три вида номенклатур дел:

· типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

· примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер;

· в номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Номенклатуру дел в ОАО«БПО«Сибприбормаш» (Приложение 2) составляла по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатуру дел организации оформляла на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел в ОАО«БПО«Сибприбормаш» согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

· В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений.

· В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

· В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года.

· В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

· В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяла итоговую запись о количестве заведенных дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщала архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляла отметку с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.