Классификация автоматизированных информационных технологий управления

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы:

• электронная обработка данных;

• автоматизация функций управления;

• поддержка принятия решений;

• электронный офис;

• экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций АИТУ можно разделить на:

• системы с текстовым редактором;

• системы с табличным процессором;

• системы управления базами данных;

• системы с графическими объектами;

• мультимедийные системы;

• гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:

• пакетные (централизованная обработка);

• диалоговые;

• сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети АИТУ можно разделить на:

• локальные;

• многоуровневые;

• распределенные.

Таким образом, новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ. Автоматизированные информационные технологии классифицируются: по степени охвата задач управления; по классу реализуемых технологических операций АИТУ; по типу пользовательского интерфейса; по способу построения сети АИТУ; по обслуживаемым предметным областям.

Системы электронного документооборота: понятие, виды, классификация, внедрение и использование. Характеристика основных программных продуктов СЭД, внедряемых в Российской Федерации.

Понятие

Система электронного документооборота (СЭД) – это организационно-техническая система, в основу которой положен специально разработанный программный продукт. СЭД - это система, с помощью которой сопровождается процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации.

Основные принципы электронного документооборота:

1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Виды

Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Классификация

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

• стандартный набор функций;

• невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

• низкие временные затраты на приобретение и установку;

• относительно низкая стоимость;

• необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

• максимально персонифицированная система;

• большие временные затраты;

• высокая стоимость разработки;

• сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

3. Комбинированные СЭДО:

• базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

• полное соответствие нуждам предприятия;

• небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

• стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

• передача заказчику прав на продукт;

• простота освоения и использования;

• полная русификация;

• удобный интерфейс;

• взаимодействие с существующими офисными приложениями.