Облік розрахунків із підзвітними особами

Підзвітними особами вважаються робітники і службовці підприємства, які одержали аванс під звіт. Список осіб, що мають право отримувати підзвітні суми, встановлюється адміністрацією підприємства і затверджується його керівником.

Гроші під звіт можуть бути видані на витрати, пов’язані з відрядженням, на придбання різних матеріальних цінностей, поштові, телеграфні послуги тощо.

Аванс видається на підставі заяви підзвітної особи за видатковим касовим ордером, підписаним керівником підприємства і головним бухгалтером.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємства за умови повного звіту конкретної особи за раніше виданою під звіт сумою, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум протягом трьох банківських днів наступних за днем закінчення відрядження або придбання товарно-матеріальних цінностей.

До авансового звіту додаються документи (рахунки, квитанції, проїзні документи, чеки тощо), які підтверджують проведені видатки, зокрема придбання матеріальних цінностей. В останньому випадку на документах обов’язково мають бути підписи осіб, які отримали матеріальні цінності під свою відповідальність. У бухгалтерії авансові звіти перевіряють арифметично і з погляду обґрунтованості витрат. Після перевірки авансовий звіт затверджує керівник підприємства, і бухгалтерія остаточно розраховується з підзвітною особою.

Коли сума авансу перевищує суму витрат, прийняту за звітом, різниця підлягає поверненню до каси, і навпаки, якщо сума авансу менша від суми витрат, зазначеної у звіті, і підзвітна особа використала власні гроші, перевитрачені кошти їй відшкодовуються за рішенням керівника підприємства.

Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього субрахунку обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом — суми, які підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми. Це відображається такими записами:

— видача грошових коштів з каси підзвітній особі:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 30 «Каса»

Підзвітна особа складає авансований звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюють записи в бухгалтерських регістрах:

— придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум:

Д-т 20 «Виробничі запаси»

Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

Д-т 28 «Товари»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

— повернення невитрачених підзвітних сум:

Д-т 30 «Каса»

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

— утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати службовцями:

Д-т 661 «Розрахунки з оплати праці»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Сальдо субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо означає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове — суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами.