Учет расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица – это работники предприятия, получающие наличные денежные средства на осуществление соответствующих расходов

Подотчетные лица – это работники предприятия, получающие наличные денежные средства на осуществление соответствующих расходов. Перечень подотчетных лиц утверждается приказом руководителя в начале года.

Расчеты с подотчетными лицами возникают:

- по возмещению затрат на служебные командировки;

- по расходам, связанным с приобретением товарно-материальных ценностей за на личный расчет;

- по возмещению представительских расходов.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

При отправке работника в командировку руководитель предприятия обязан издать соответствующий приказ. На его основании работнику выписывается командировочное удостоверение. На лицевой стороне этого документа отражают Ф.И.О. командированного работника, место командировки, ее цель, количество дней и сроки нахождения в командировке, паспортные данные, подпись руководителя и печать.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам на обратной стороне командировочного удостоверения о дне прибытия в место командировки, о дне выбытия в места командировки. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью предприятия.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки.

Работодатель обязан возмещать работнику (согласно ст. 168 ТК):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду и по найму жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или внутренними нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ).

С 1 января 2008 г. установлены нормы суточных для целей исчисления НДФЛ:

- для командировок по России – 700 руб. в сутки;

- для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки.

Если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Работнику перед отъездом в командировку выдается аванс на оплату командировочных расходов по расходному кассовому ордеру.

По истечении 3-х дней после возвращения из командировки на территории России или 10 календарных дней по загранкомандировке работником представляется в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложенными документами (командировочное удостоверение, либо ксерокопия загранпаспорта, где отмечены даты пересечения границы; документы по найму жилого помещения; документы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поезде; др. документы, подтверждающие произведенные работни ком расходы).

После утверждения авансового отчета с работником производятся взаиморасчеты по командировке. Перерасход работнику возмещается, неизрасходованная сумма наличных денег возвращается в кассу.

Представительские расходы – это расходы организации по приему и обслуживанию: российских и иностранных представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества; участников, прибывших на заседание совета (правления) или другого аналогичного органа предприятия.

Перечень представительских расходов ограничен:

- проведение официального приема (завтрака, обеда и т.п.) представителей и участников;

- транспортное обслуживание участников приема;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

В первичных оправдательных документах должны быть указаны: дата и место проведения деловой встречи; список приглашенных лиц; список участников со стороны принимающего предприятия; размер и конкретное назначение произведенных расходов. К внутренним оправдательным документам могут относиться:

- приказ руководителя предприятия, утверждающий нормы на отдельные виды представительских расходов;

- исполнительные сметы по приему конкретных делегаций;

- программы пребывания делегаций;

- акт об отнесении затрат к представительским.

Кроме того, у организации должны быть первичные документы: чеки, счета, путевые листы и т.д., подтверждающие, что расходы были фактически произведены.

Для целей налогового учета представительские расходы являются нормируемыми и принимаются в размере 4% от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это – активно-пассивный счет.

1) Выдано под отчет на хозяйственные или командировочные расходы:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса».

2) Выдано в возмещение перерасхода:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса».

3) Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 51 «Расчетные счета».

4) Подотчетные суммы использованы на покупку товарно-материальных ценностей:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 71«Расчеты с подотчетными лицами»

5) Взнос неиспользованных подотчетных сумм:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71«Расчеты с подотчетными лицами».