Доступ к документам Архивного Фонда РФ

Доступ к документам Архивного Фонда РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использования архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. (ст. 29) Гарантия свободы массовой информации в области архивного дела определяется рядом архивных нормативных документов. Закон РФ об Архивном фонде РФ и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справочников к ним, что означает возможность свободного доступа к ним любого юридического и физического лица. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность. В настоящее время доступ граждан к большинству архивных док-ов является свободным, кроме случаев, когда документы отнесены к категории секретных. Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учреждения, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Ответственность за использование архивных документов несут сами потребители, обязанные в своих работах сообщать поисковые данные используемых документов и предоставлять в архивы, чьи документы использовались, обязательные экземпляры своих работ. Ограничения на доступ к архивных документам устанавливаются только в отношении сведений, составляющих государственную тайну, на срок 30 лет со времени их создания. К ним относятся сведения в военной области, в области экономики, науки, техники, имеющие приоритетное и военное значение, в области внешней политики и экономики, обеспечивающие суверенитет и безопасность государства, в области разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности. Не могут засекречиваться данные: О чрезвычайных происшествиях и катастрофах; стихийных бедствиях, состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хоз-ва, а также о состоянии преступности; привилегиях, компенсациях, льготах, предоставляемых государством граждан; фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина, размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ. Кроме того, ограничен доступ к архивных документам, содержащим сведения о личной жизни граждан. Их рассекречивание возможно только через 75 лет после их создания, если до этого доступ не был разрешен самим гражданином или его наследниками. В связи с указанными ограничениями архивы делятся: на публичные – все госархивы России с единым правилом свободного допуска потребителей и использования арх. док-ов.; ограниченно-публичные – ряда министерств и ведомств с выборочным допуском потребителей и использованием архивных документов; доверительного типа – раяда министерств и ведомств с ограниченным допуском потребителей к служебным документам; закрытые – ряда министерств и ведомств, полностью закрытые для потребителей и использования ими архивных документов. По мере истечения сроков секретного хранения документов они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ.

23. Классификация документов – распространение по группам на основе признаков содержания и формы составления с целью повышения эффективности работы с ними. Все док-ты обращающиеся в организации, можно классифицировать по видам деятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские, научно-технические, проектно-сметные); по наименованию (распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры); по способу фиксации инфор-ии (письменные, кинодокументы, электронные); по степени сложности (простые и сложные) простые – рассматривается один вопрос, сложные – несколько вопросов); по степени гласности (несекретные и конфидациальные); по юр.силе (подлинные и подложные); по срокам исполнения (срочные и несрочные). Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой док-в, организовать док-ы в делопроизводстве.

Основные разновидности официальных деловых писем.

Письмо –напоминание - высылают. Если не последовало ответа на письмо –уведомление и не удалось получить ответ с помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца – первое предложение – ссылка на ранее высланное уведомление, - второе предложение – изложение сути дела, - третье предложение – информация о возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба – согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы – добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1) сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство – тоже, что и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо – сообщение о каких –либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо –приглашение – цель – приглашение на деловое мероприятие (заседание, совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким, четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма – 1-й абзац – ключевая формулировка; 2-й абзац – информация о событии; 3-4 –й абзац –формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма - пишутся с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: «Сердечно благодарим..» Посылать письма уместно в следующих случаях –новому партнеру, - партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо – состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии. Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо – информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем – унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают фразой: «Направляем на согласование…»

Учет использования архивных документов.

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучении эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах: книга выдачи дел из хранилища, журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов, журнал регистрации посещений читального зала.

Первичные документы ведомственного архива: журнал учета подготовленных информационных документов; журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий; журнал регистрации выданных копий, арх. справок и выписок из док-ов; журнал или контрольная картотека учета социально- правовых запросов; журнал регистрации исследователей и посещений читального зала, книга выдачи дел из хранилища; лист использования дела; личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива: карточка учета форм использования документов, карточка учета тем исследований в читальном заел, журнал регистрации пользователей в читальном зале, требования на выдачу дел, личное дело пользователя; картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей; журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную, карточку учета изданий архива; лист использования дела.

Итоговые документы по учету использования документов являются – аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

Требование на выдачу дел туда входит: ФИО исследователя, работника структурного подразделения, далее тема исследования; потом таблица с графами (6граф) 1-ая фонд№; опись№, ед.хр. №, Заголовок ед. хранения, расписка пользователя в получении, расписка сотрудника читального зала в приеме – формат А5.