Способы документирования

есть такое понятие как носитель информации – это объект, материальное тело, на которое фиксируется информация (дск, бумага, компьютер) Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Разновидностью предметного, является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ были:Каменные плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э. был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых животных. В н.в. для создания документов используются материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.) которые служат для закрепления и хранения на ний речевой, звуковой и изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена след. Образом: 1) бумажный носитель (несветочувствительная, термобумага, фотопленка, калька) 2) микроносители визуальной информации; 3) звуконосители; 4) видеоносители; 5) магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.Информатизация общества, бурное развитие микрорафии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е не на бумажных носителях. Информации. Новейшие – фильмы, микрофиш, звуковые магнитные записи, дискетные носители для компьютерного чтения. Документы на новейших носителях информации делятся на: 1. документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты)2. документы на магнитных носителя (магнитные карты, дискеты и жесткие диски, видеодиски) 3. документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (аудикомпакт – диски, видеодиски).

4. документы на галографических носителях информации (галограммы).

Работа с документами, содержащими КТ.

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ- включает деловую информацию, технологии, открытия, изобретения и т.д. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий: 1) определение сведений, составляющих КТ предприятия 2) обеспечение порядка их защиты. Сведения КТ предприятия можно разделить на 2 блока: 1) научно-техническая информация 2) деловая информация. Научно-техническая информация – включает конструкции машин, чертежи, схемы, коды, ключи, программное обеспечение. Деловая информация - сведения о финансах, сведения о денежных средствах, сведения о размере прибыли, планы развития предприятия, кадровый состав, учредительные док-ты, Состав и объем сведений составляющий КТ определяются руководителем. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: - разработка инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ, - ограничение доступа к носителям информации КТ., - ведение делопроизводства, учет и сохранность док-ов, содержащих КТ, - использование организационных, технических и иных средств защиты, осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. При поступлении на работу сотрудник подписывает обязательство о неразглашении КТ. Обязательство составляется в 1 экз. и хранится в личном деле 5 лет. Примерный перечень, составляющий КТ. – сведения о новых технологиях, - методы управления, - финансовая деятельность, - размер прибыли, цели, задачи переговоров, - з/плата сотрудников, - сбыт продукции, - маркетинговые исследования. Если сведения из перечня КТ переносятся в документы, то они становятся конфиденциальными. Все документы, содержащие КТ, подлежат учету и спец. обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу. На документе с грифом КТ указывается количество экз.документов и место нахождения. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальных док-ов в журнале регистрации документов с грифом КТ. Все листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Документы с грифом КТ формируются в отдельное дело. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, опечатанный должностным лицом. Движение (выдача и возврат) документов с грифом КТ должно отражаться в журнале учета выдачи документов с грифом КТ. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале регистрации документов с грифом КТ. По окончании года созданная комиссия выполняет следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом КТ, - отбирает документы для архивного хранения, - отбирает документы для уничтожения. В случае утраты таких документов в известность ставится руководство, назначается комиссия. На утерянные документы составляется акт, в журнале ставят отметку об утрате. При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется опись. Архивное хранение производится в опечатанных коробках. На документы с грифом КТ, отображенные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью спец. машины, исключающим возможность восстановления информации.

Система каталогов в архиве

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

Определения вида каталога; Разработки схемы классификации в нем документной информации; Выявление и отбора документной информации для каталогизации;

Описания документной информации на каталожных карточках; Индексирования каталожных карточек; Систематизации карточек и ведения каталога. При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать СХЕМУ единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. В международной документалистике приняты: Универсальная десятичная классификация; Классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы классификации определяется составом документов архив и задачами их использования. Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке арх. фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного (сообщается информация об одном документе), поединичного (единице хранения), группового (связанны между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или док-ов. Каталожная карточка включает следующие атрибуты: Индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики; обозначение даты и места события; информационные сведения (описание содержания); название архива; название фонда; архивный шифр документа(номер фонда, описи, единицы хранения, листа); язык; способ воспроизведения; фамилия составителя; дата составления; в отд. случаях на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация. Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизацию их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов. Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача, содержание информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение между этими делениями. Индексы могут быть: (буквенными, цифровыми, комбинированными). Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.