Указание цели или темы письма

Тема или цель письма — это обязательный атрибут. Только так получатель письма сможет быстро узнать, о чем будет идти речь. В этом поле очень важно соблюдать допустимые языковые конструкции. Конструкции должны быть лаконичными и простыми, ничего лишнего, например «о поставке...», «касательно...», «по вопросу о...».

Вступительное обращение к корреспонденту

Письмо всегда начинается со слов, которые зависят от степени близости с адресатом, например, «Уважаемый» или же «Дорогой». Различные обращения, такие как «господин», «госпожа», «заместитель директора» и др. нельзя сокращать. Сокращение может показать, что вы неуважительно относитесь к получателю. Даже если вы в хороших отношениях с получателем письма и в жизни общаетесь на «ты», в деловом письме допускается обращение только на «Вы».

Заключение

Каждое деловое письмо требуется правильно закончить. Поставить одну лишь подпись считается неприемлемо. Перед ней обязательно должна быть фраза «Искренне Ваш» или же «С уважением». Все снова зависит от степени близости с человеком, кому письмо предназначено.

И последнее: деловая переписка по почте предполагает, что не на каждое письмо надо отвечать. Так, если вам пришло письмо-презентация, вы вовсе не обязаны отвечать на него. Ответ будет в случае, если вы заинтересованы в приобретении товара или услуги, указанной в письме. На все остальные деловые письма вы обязаны ответить в течение 10 дней с момента их получения.