Основні вимоги до оформлення та укладання документів

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

1. не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

2. видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

3. відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

4. бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

5. бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

4. Документи з кадрово-контрактових питань (щодо особового складу) містять інформацію про особовий склад підприємства, установи, організації, фірми й ведуться відповідним працівником канцелярії з моменту вступу людини на роботу. Це заяви, накази щодо особового складу, контракти з найму, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, анкети, автобіографії, резюме.

4.1. Заява – офіційний документ, у якому міститься прохання особи про виконання певних дій або захист інтересів.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які надходять від організацій, установ (службові) та окремих осіб (особисті).

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення –ові (-еві, -єві) з –у(-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Складна заява містить також відомості про те, які саме документи додаються на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (перелік документів подається після основного тексту перед підписом).

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику, іноді заповнюють у вигляді бланка. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (обліково-фінансовий документ – прохання про надання позики), заява про відкриття рахунку в банку, позовна заява тощо.

Вимоги до оформлення тексту заяви:

1) паралельне вживання закінчення давального відмінка реквізиту «адресат» (декану / деканові);

2) найменування посади частіше вживається у формі чоловічого роду у реквізиті «адресант» (викладача філологічного факультету Шевченко Олени Петрівни);

3) назва документа пишеться з великої літери без крапки у кінці;

4) підпис заявника не розшифровується;

5) замість підпису не можна записувати прізвище.

4.2. Автобіографія – це документ, у якому особа подає відомості власної біографії у хронологічній послідовності.

Даний документ характеризується незначним рівнем стандартизації, укладається власноручно. Автобіографія є обов’язковим документом особової справи працівника. Цей документ складається у вигляді розповіді з елементами опису й характеристикою згадуваних в ній людей.

Реквізити автобіографії:

1. Назва виду документа (посередині, з великої літери, крапка у кінці не ставиться).

2. Прізвище, ім’я, по батькові.

3. Дата народження.

4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких людина навчалася).

6. Відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

7. Відомості про громадську роботу (всі її види).

8. Короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти): рік народження, професія, місце роботи кожного члена родини.

9. Дата написання й підпис автора.

Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч, підпис автора – праворуч.