Документ та його функції

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством.

Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів. Реквізит – обов’язковий елемент правильного оформлення офіційних документів.

Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр.

Будь-який документ поліфункційний, тобто одночасно виконує декілька функцій.

Загальні функції документа:

1. Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

2. Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

3. Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Специфічні функції документа:

1. Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

2. Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово.

3. Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну роль і відійдуть до архіву на збереження.