Розділ 2. Основи документотворення

2.1. Загальна характеристика, визначення документної діяльності

Документ використовується в різних сферах людської діяль­ності і є невід'ємним її складником. Він є джерелом інформації, тобто задокументованим, зафіксованим свідченням чи доказом якогось факту, підтвердженням дії чи слова, зрештою, втілен­ням інтелектуальних досягнень, розвитку ідей, мистецьких фантазій та уяви людини. У сучасній українській мові закріпле­но три значення слова «документ»: 1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь; 2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу; 3) письмовий твір, грамота, рису­нок тощо як свідчення про щось історичне, важливе [27]. У на­шому випадку найбільш адекватним, точним для трактування й розуміння дисципліни є перше визначення поняття «доку­мент». Це підтверджується й Державним стандартом України 2392-94, чинним від 29 березня 1994 року. За ним, документ – це записана інформація, а інформаційна діяльність – постійне та систематичне збирання, оброблення записаної інформації з метою збереження, пошуку, використання чи пересилання, що виконуються якоюсь особою чи організацією [4; 11-12].

Документознавство та інформаційна діяльність є стрижнем при опрацюванні різної за змістом інформації та втілення її в різ­них за матеріальними характеристиками чи жанровими озна­ками документах, їх створенні, укладанні, обробці тощо. Доку­мент – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріальному тримачі за визначеним стандар­том чи розробленою формою. Як наслідок, остаточним резуль­татом такої роботи постає документ – матеріальний носій інфор­мації, який набуває офіційної чинності.

2.1.1. Функції документів

Будь-який документ є поліфункціональним, тобто має здат­ність одночасно виконувати кілька завдань, зумовлених потреба­ми суспільства. Н. М. Кушнаренко виділяє такі загальні функ­ції документа:

1) інформаційна, що задовольняє потреби суспільства в ін­формації;

2) комунікативна, що забезпечує інформаційний зв'язок, обмін у суспільстві;

3) кумулятивна – накопичувальна властивість документа – збирання і впорядкування інформації, функція, що дає змогу скористатися інформаційними накопиченнями сучасному й нас­тупним поколінням;

До спеціальних функцій зараховують:

1) управлінську (або регулятивну), що за посередництвом офі­ційно-ділових документів забезпечує реалізацію управлінських цілей і завдань;

2) правову, яка є засобом унормування і закріплення право­відносин у суспільстві;

3) пізнавальну, яка забезпечує передачу та отримання знань, реалізує освітній, науковий, технічний поступ суспільства;

4) загальнокультурну (або історичну), яка уможливлює зак­ріплення й розвиток культурних традицій, естетичних ціннос­тей людства;

5) меморіальну, властивість яку виконує документ-пам'ятка, тобто документ, що є соціально-культурною та історичною цінністю;

6) гедоністичну, ця функція забезпечується документами, що служать засобом відпочинку й раціонального використання цільного часу;

7) статистичну, яка дає змогу підтвердити, дізнатися й ви­користати цифрову інформацію тощо [14; 38-41].

За місцем дії та призначенням документи можна поділити на такі групи: розпорядчі; організаційні; довідково-організаційні; кадрові (кадрово-особові, контрактні); офіційні особисті; обліково-фінансові; дипломатичні; організаторсько-договірні; колегіальних органів тощо.

2.1.2. Класифікація документів

Класифікація документів – це чинник, що сприяє ефектив­ній організації управлінської діяльності, спростивши обробку, укладання інформаційних та ділових паперів. Класифікація, за твердженням Г. М. Швецової-Водки, – це процедура поділу певних об'єктів на класи (види, роди, типи, жанри) відповідно до найсуттєвіших ознак [39; 38]. Класифікувати документи можна за різними ознаками: кодованістю, особливостями носія інформації (матеріалом, формою запису, способом запису, при­значенням та сприйняттям, каналом сприйняття, способом де­кодування), первинні/вторинні, опубліковані/неопубліковані, документи-оригінали й копії, за функціональним призначен­ням, ступенем стандартизації, місцем створення, найменуван­ням та ін.

Підставою поділу (класифікації) документів, як бачимо, мо­же бути певна ознака. Деякі дослідники називають різні ознаки та параметри класифікації: назву, зміст, призначення, похо­дження, графічну подачу, ступінь стандартизації, ступінь терміновості тощо. Так, С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шев­чук [2; 30-33], М. Зубков [8; 34-36] вбачають, що зміст документа, зокрема відношення записаної в документі інформації до предмета чи до напряму діяльності, є найважливішою кла­сифікаційною ознакою. А. В. Мамрак вважає, що критеріями класифікації можуть бути різні ознаки: функціональне при­значення, спосіб графічної подачі, ступінь стандартизації, ступінь складності змісту, місце складання і функціонування, джерело складання, ступінь гласності тощо [18; 8-17]. Автор­ка не вирізняє серед них найосновнішої, наголошуючи таким чином на важливості кожної. Тож, опрацювавши ці кілька концепцій, пропонуємо класифікувати документи за такими ознаками на види (групи) і різновиди (табл. 1):

Таблиця 1

Класифікація документів

№п/п	Ознака кла­сифікації	Види (групи) документів	Різновиди (жанри) документів
1.	За найменуван­ням	Документи, класифіко­вані за назвою, не ста­новлять і не утворюють у своїй сукупності самостійної групи за цією ознакою, тобто ко­жен документ є самостійною одиницею.	Автобіографія; довід­ка; заява; інструкція; лист; наказ; протокол; пояснювальна записка; службова записка; те­леграма; ухвала тощо.
2.	За походженням (джерелом скла­дання)	Службові – докумен­ти, створені організа­ціями або службовими особами, які офіційно уповноважені вирішу­вати службові питання. Офіційно-особові або особисті чи приватні, створені окремими осо­бами поза сферою їх службової діяльності для з'ясування/вирі­шення приватних пи­тань, особистих інте­ресів. Ці документи складаються з дотри­манням усіх правил, форм, властивих діло­вим паперам.	Службові: положення; статут; постанова; на­каз; розпорядження; звіт; акт; лист; доручен­ня; довідка; договір тощо. Особисті: автобіографія; заява; доповідна записка; пояснювальна записка; відгук; роз­писка; доручення тощо.
3.	За місцем виник­нення (складан­ня) та функціо­нування	Внутрішні. Ці доку­менти мають чинність лише в межах певної організації, там, де ство­рені. Зовнішні документи ді­ють за межами органі­зації і є результатом її ділових відносин, спіл­кування з іншими орга­нізаціями чи вищими органами влади.	Внутрішні: акт; анке­та; відгук; довідка; до­говір; доручення; заява; звіт; наказ; розпоря­дження тощо. Зовнішні: автобіогра­фія; заява; довідка; роз­писка; телефонограма; декларація; звіт; дого­вір тощо.
4.	За функціональ­ним призначен­ням	Розпорядчі; офіційні особисті; кадрові; обліково-фінансові; довідко­во-інформаційні; адміністративно-організа­ційні; дипломатичні; документи з господарсь­ко-договірної діяльності.	Розпорядчі: наказ; пос­танова; вказівки; розпо­рядження; ухвала тощо. Офіційні особисті: доручення; заява; заповіт; посвідчення; розписка тощо. Кадрові: автобіографія; заява; контракт; особо­вий листок; трудова уго­да; характеристика тощо. Обліково-фінансові: акт; відмова; гарантійний лист; заява-зобов'язання; квитанція тощо. Довідково-інформацій­ні: акт; відгук; довід­ка; доповідь; записка; пояснювальна записка; звіт; огляд; оголошен­ня; офіційна кореспонденція; план роботи; протокол та витяг; лист; службова телеграма, факс тощо. Адміністративно-ор­ганізаційні: положен­ня; статут; інструкція; правила тощо. Дипломатичні: офіцій­ний лист; запрошення; візова анкета; паспорт; візова заява; віза; дек­ларація тощо. Господарсько-договірні: договір; контракт; тру­дова угода тощо.
5.	За напрямом	Вхідні – різноманітні документи, що надхо­дять до організації. Вихідні – документи, адресовані за межі організації.
6.	За формою, струк­турою, ступенем стандартизації та регламентації	Стандартні регламен­товані – документи, укладені за певними правилами в регламен­тованій послідовності на трафаретних, блан­кових формах із захис­ними символами. Типові – документи, певна частина яких має усталену (типову) форму, готову до заповнення. Індивідуальні (або нестандартні) – друковані чи рукописні докумен­ти, що укладаються за загальними принципа­ми в довільній формі залежно від конкретно­го випадку.	Стандартні регламен­товані: атестат; війсь­ковий листок; паспорт; свідоцтво. Типові: анкета; довідка; інструкція; посвідчен­ня, перепустка; типові листи, типові інструкції, типові положення тощо. Індивідуальні: автобіо­графія; відгук; витяг; звіт; заява; запрошення; оголошення; поясню­вальна записка тощо.
7.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові або нетермінові доку­менти виконуються в по­рядку загальної черги або відповідно до служ­бового розпорядку, рег­ламентованого виробни­чими відносинами. Термінові – документи, які потребують швидко­го чи негайного виконан­ня, для них передбачено строк виконання зако­ном, правовими актами чи керівництвом органі­зації; до цієї категорії належить також група документів, дія яких обмежена певним часом, визначеним офіційно (наприклад, посвідчення про відрядження; прайс- лист тощо). У межах цієї групи виділяють термінові й дуже термі­нові документи, розріз­няють їх лише за цими написами й першочерговістю виконання.	Нетермінові: довідка; розписка; пояснювальна записка; відгук; звіт; ві­домість; квитанція; на­кладна тощо. Термінові: розпоряджен­ня; ухвала; рішення; акт; гарантійний лист; віза; факс; телекс; теле­грама, довідка; телефо­нограма; розписка; на­каз; доручення тощо.
8.	За ступенем глас­ності (секрет­ності)	Звичайні (несекретні) – документи, призначені для загального доступу й користування. Документи службового користування (ДСК) – документи з обмеже­ним доступом, до них належать ті, які міс­тять дані, інформацію з особових, фінансових чи інших справ і не під­лягають розголосу за ме­жами відділу, органі­зації. Секретні (таємні) і ціл­ком секретні докумен­ти мають відповідну позначку (гриф) і вида­ються лише за попе­реднім узгодженням, клопотанням тощо під розписку про відповідальність у разі розго­лошення їхнього змісту	Звичайні: характеристи­ка; статут; положення; розпорядження; наказ; довідка; звіт; договір тощо. ДСК: інструкція; на­каз; договір; особові (персональні) картки;
9.	За стадіями створення	Оригінал – основний вид документа, існує в одному примірнику. Повинен бути підписа­ний і, за потреби, засвідчений печаткою та штампом. Копія – точне відтво­рення оригіналу з по­міткою «копія»; різно­видами копії є відпуск, витяг, дублікат. Оригі­нал і копія за юридич­ними нормами рівно­цінні. Відпуск – повна копія відправленого з устано­ви документа, яка залишається у відправника. Витяг – частина до­кумента. Дублікат – другий при­мірник документа, вида­ний у зв'язку з втратою.	У цій категорії немає жанрів.
10.	За ступенем складності (кіль­кістю питань)	Документ називаєть­ся простим (або одно­складним), якщо йдеть­ся про одне питання. Складний – документ, який має логічну наси­ченість і відображає два й більше питань.	У цій категорії немає жанрів.
11.	За терміном збе­рігання	Тимчасового (до 10 ро­ків), тривалого (понад 10 років), постійного збе­рігання.	У цій категорії немає жанрів.
12.	За технікою від­творення	Рукописні, відтворені механічним способом.	У цій категорії немає жанрів.
13.	За носієм інфор­мації	Паперовий, мікрографічний, оптичний, маг­нітний, перфорований, голографічний тощо.	У цій категорії немає жанрів.
14.	За способом гра­фічного запису	Письмові – текст доку­мента складений зі слів. Графічні – документи, що складені у вигляді таблиці, графіка, діаг­рами, карти, схеми, ри­сунка, креслення тощо. Ці документи містять цифрові дані; зведені відомості; статистичні дані тощо.	До графічних належать: довідка; відомість; кви­танція; план; наклад­на тощо.

Будь-який документ є складником відповідної системи докумен­тації (впорядкованої і відібраної за певним функціональним призначенням сукупності документів). Кожна система докумен­тації має свої критерії, за якими формується її цілість: ознаки походження, призначення, вид, сфера функціонування, вимоги до оформлення та складання. За цими критеріями виділяються такі основні комплекси документації:

• організаційно-правова;

• інформаційно-довідкова;

• довідково-аналітична;

• планова;

• звітна;

• кадрова (документація щодо особового складу);

• фінансова;

• матеріально-технічного забезпечення;

• договірна;

• інформаційного та документаційного забезпечення діяль­ності закладів;

• відомча тощо.

2.2. Стандартизація ділових паперів. Формуляр; бланк; трафарет. Реквізити документа: місце й послідовність розташування, вимоги до оформлення

Ділові папери, як відомо, складаються за певними зразками, формами, правилами, вимогами тощо. Вимоги до кожного виду документів визначені державними стандартами. У стандартах уніфіковано систему й способи оформлення документів, визначе­но їх реквізити, їхнє розташування і послідовність. Отже, документотворець у своїй роботі – укладанні документа – обмежений щодо форми, побудови й способу викладу певними нормами, стандартами та правилами.

Ділові папери за способом викладу матеріалу вважають стан­дартизованими. За ступенем стандартизації їх можна умовно поділити на три категорії.

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб вик­ладу тексту яких (добір мовних засобів, побудова речень та зв'яз­ки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, що спричинила їхнє укладання. Для них не можна на­віть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, харак­теристика тощо). До таких видів тексту зараховуть опис, розпо­відь, міркування.

2. Документи з середнім ступенем стандартизації, у яких частину даних готують заздалегідь друкарським способом за­для зручного й швидкого складання чи обробки. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (довідка, перепустка тощо).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, тобто ті, що мають точні стандарти, де передбачено не лише формуляр, вид і роз­мір шрифту, а навіть мовні одиниці, якими має послуговуватися

Той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцт­во про народження чи шлюб, атестат чи диплом про освіту тощо). Бланки таких документів захищені (водяні знаки, спеціальний папір, голограми тощо) [22; 36].

Дві останні групи – документи з середнім і високим ступенем етнидартизації – набагато спрощують роботу укладача, її можна звести до трьох операцій:

1) вибрати зі стандартних конструкцій відповідну для кон­кретного випадку;

2) уважно заповнити формуляр;

3) побудувати власне формулювання (якщо таке не передбачено у формулярі), керуючись наведеними зразками.

ІІід час оформлення документів потрібно дотримуватися вимог і правил укладання, правильно розміщувати й писати реквізи­ти на бланку документа. Тільки дотримання вимог надає доку­менту юридичної сили.

Документи з високим ступенем стандартизації створюють за затвердженою формою (за формуляром-зразком). Формуляр (штамп) – сукупність розташованих у визначеній послідовності реквізитів документа (автор, адреса, дата, заголовок, зміст тощо). Цей документ має високий ступінь стандартизації та су­купність обов'язкових, розташованих у певній послідовності інформаційних елементів – реквізитів.

Бланк – це друкована стандартна форма документа із част­ково надрукованим текстом і вільним місцем, яке передбачено для заповнення інформацією. Він має друкований заголовок і номенклатурні реквізити, що містять постійну інформацію. Тобто бланк – аркуш паперу, на який нанесено трафарет. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляють двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Найпоширеніші бланки – анкети, акти, відо­мості, заяви тощо.

Трафарет – це типовий стандартизований діловий документ, що має частину заздалегідь надрукованого стандартного тексту, який є загальноприйнятим або визнаним зразком, шаблоном, штампом, і частину, яка буде заповнена або яку треба змінити. На відміну від бланка, що може мати форму аркуша паперу з дру­кованим заголовком і номенклатурними реквізитами, трафа­рет – вид формалізованого тексту з усталеною композицією і стандартизованою діловою мовою, що відповідає конкретній ситуації. Найпоширеніші різновиди: автобіографія, акт, декла­рація, довідка, доручення, заявка, наказ, розписка тощо.

Реквізити – обов'язкові інформаційні елементи (вихідні дані), властиві тому чи іншому виду документів.

Держстандартом встановлено не лише склад і кількість рекві­зитів, а й місце, послідовність розташування їх на документі:

1. Державний герб розташовують над назвою організації по­середині або в кутку бланка.

2. Емблема (логотип, фірмовий чи товарний знак) організа­ції. Її розміщують поряд з назвою організації.

3. Зображення нагород розташовують посередині або в верх­ньому лівому кутку документа.

4. Код організації (визначений за загальноприйнятим кла­сифікатором підприємств і організацій – ЗКПО) зазначають у верхньому правому кутку документа.

5. Код форми документа (за загальноприйнятим класифі­катором управлінської документації – ЗКУД) вказують під ко­дом організації у верхньому правому кутку.

6. Назва міністерства чи відомства розташовується по­середині рядка або у верхньому лівому рядку.

7. Назва організації – автора документа – зазначається у верхньому лівому кутку (може бути нанесена штампом або друкарським способом).

8. Назву структурного підрозділу розташовують у верхньо­му лівому кутку.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), адреси електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назву банку зазначають у верхньому лівому кутку й оформлюють згідно з чинними поштовими правилами.

10. Назва виду документа вказується зліва або посередині рядка.

11. Дата зазначається на документі в лівій верхній частині разом з індексом на спеціальному місці бланка: якщо документ уклали не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва.

12. Індекс (вихідний номер документа) вказують ліворуч у верхній частині документа.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа роз­ташовують угорі ліворуч.

14. Місце укладання та видання зазначають угорі ліворуч.

15. Гриф обмеження доступу до документа вказують під кодом форми документа праворуч.

16. Адресат зазначається праворуч у верхній частині доку­мента.

17. Гриф затвердження розташовують у верхній правій час­тині документа.

18. Резолюція – змінний реквізит – розміщується в право­му верхньому кутку.

19. Заголовок до тексту розташовують під назвою виду до­кумента й друкують малими літерами.

20. Позначку про контроль («К» або «Контроль») зазначають угорі на лівому полі першої сторінки документа.

21. Текст документа розташовують по ширині сторінки.

22. Позначка про наявність додатка вказується ліворуч у верхній частині першої сторінки додатка.

23. Підпис ставиться посередині. Підписують, зазвичай, перший примірник документа.

24. Гриф погодження розташовують нижче від реквізиту «під­пис» або на окремій сторінці. Реквізит погодження складаєть­ся зі: 1) слова «погоджено»; 2) назви посади службової особи та назви установи, з якою погоджують документ; 3) підпису та його розшифрування; 4) дати підписання погодження.

25. Віза – внутрішнє узгодження проекту документа – ста­виться на першому примірнику внутрішнього документа (у зовнішніх візується лише той примірник, що залишається в організації) і складається з: 1) назви посади службової особи; 2) підпису та його розшифрування; 3) однозначного рішення (позитивного або негативного); 4) дати візування.

26. Відбиток печатки ставиться на документах, що вимагають засвідчення. Печатки є гербові й прості. Відтиском гербової печат­ки засвідчують юридичні або фізичні права особи та документи, які вимагають цього (статут; положення тощо). Простою печат­кою (без зображення герба) засвідчують вихідні документи; довід­ки; розмножені примірники розпорядчих документів; внутрішні документи, що вимагають відбитка чи засвідчення підпису тощо.

27. Позначка про засвідчення копії зазначається у верхньо­му правому кутку так: 1) пишеться слово «КОПІЯ»; 2) під ним – «Відповідає оригіналу»; 3) дата; 4) посада вико­навця; 5) підпис і його розшифрування.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону ставиться внизу в лівому кутку останньої сторінки (на звороті або на лицьо­вому боці) і містить таку інформацію: 1) прізвище та ініціали ви­конавця; 2) номер його службового телефону. Реквізит обов'яз­ковий на вихідних документах.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи ставиться посередині або зліва на нижньому полі першої сторінки й містить такі дані: 1) стислу довідку про ви­конання; 2) слова «ДО СПРАВИ»; 3) номер справи, до якої буде підшитий документ; 4) дату направлення документа до справи; 5) підпис виконавця або керівника.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій – зазначається внизу після тексту документа й містить: 1) запис: «Інформація записана (або перенесена) на магнітний носій»; 2) підпис відповідальної особи за перенесення/запис інформа­ції; 3) дату виконання.

31. Позначка про надходження ставиться праворуч на ниж­ньому полі документа. Вона містить назву організації, що отри­мала документ, індекс документа й дату надходження.

32. Запис про державну реєстрацію. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України.

Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, наприклад, на бланках листів є такі постійні реквізити: індекс підприємства зв'язку; поштова адреса; телеграфна адреса; номер телетайпа; номер телефону; дата; код організації за ЗКПО; код листа за ЗКУД; посилання на індекс і дату вхідного доку­мента; індекс; номер рахунка в банку (назва банку зазначаєть­ся). Змінні реквізити фіксуються на бланку в процесі заповнен­ня. На загальних бланках обов'язковими реквізитами є: код організації за ЗКПО; дата; індекс; місце складання.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на блан­ку документа як єдиний блок, називається штампом. Штампи (за розміщенням) бувають кутові й поздовжні. Реквізити на до­кументі розташовують зважаючи на послідовність його підго­товки, оформлення та виконання. Наявність того чи того реквізиту на документі зумовлена найменуванням, призначен­ням, змістом документа та підпорядкуванням його вищому органові.

Розглянемо кілька реквізитів, що створюють труднощі з укла­данням та оформленням, зокрема датування, адресацію, гриф затвердження тощо.

Дата

Дата – обов'язковий реквізит усіх документів; оформляєть­ся арабськими цифрами в одному рядку. Місце дати залежить від призначення та форми документа.

Для протоколу, акту, ухвали, витягу з протоколу чинною да­тою є число, місяць, рік зафіксованих у них фактів або вчинків.

Для звіту, інструкції, плану – дата затвердження. Для наказу, листа – дата написання. Розпорядчі документи набувають чин­ності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в до­кументі не вказано іншого терміну.

Дати в офіційно-діловому мовленні записують у такій послідовності: число, місяць, рік або цифрами, ставлячи між ними крапку (наприклад, 31.07.2006), або словами й цифрами (наприк­лад, 31 липня 2006 р.).

У фінансових документах надають перевагу словесно цифровому запису дати, причому слово «рік» скорочується, наприклад: 2 лютого 2006 р. У датах назви місяців уживають­ся лише в родовому відмінку: 24 вересня, 2 липня, 24 травня.

1. Часову тривалість у датах зазначають так:

1) за допомогою прийменників «від» (або «з») і «до» («по»), наприклад: від 1 до 14 січня в Україні святкують Новий рік іРіздво;

2) коротким тире з відбивкою в разі літерного запису чисел, нішриклад: термін виконання: лютий – березень 2007;

3) коротким тире між числами, наприклад: 01–09.04.2006; 10 24.09.2006; 30.01–11.04.2005; 07.12.99–07.04.2000.

У числовому записі років XX ст. до 2000 можна скоро­чувати ст. (тобто 19) і записувати лише дві останні цифри, ставля­чи в даті перед роком крапку, наприклад: 01.09.99, 24.08.91. Проте, починаючи з 2000 року, роки записують без скорочен­ня), крапка в записі дати зберігається;

4) дефісом, якщо передають приблизну тривалість, наприк­лад: до 2-5 квітня.

Між цифрами коротке тире й дефіс не відбивають, але між числівниками, записаними літерами, коротке тире обов'язково відбивають проміжками: другого – п'ятого квітня.

2. Якщо місяць у даті позначають римськими цифрами, то після числа доцільно ставити крапку, а не косу риску, на­приклад: 1.1X. 2006.

Не можна додавати відмінкових закінчень до дати (років і чисел місяця), тим паче якщо слово «рік» або назва місяця стоять після числа, наприклад: 1 січня, а не 1-го січня.

3. Між календарними роками часову тривалість позначають коротким тире, яке не відбивають з жодного боку, наприклад: 1920–1933 роки; 40-ві роки XX ст.; але 1990-ті – початок 2000 р. (в останньому прикладі йдеться про десятиліття і про ок­ремий рік, тому відмінкове закінчення обов'язкове після 1990).

Слова «рік» («роки»), «ст.» (століття) біля цифр у за­головках звичайно пишуть повністю, щоб не порушувати естетичний складник тексту, а також у випадках, коли вони виконують роль підмета чи коли між ними й датою є інші слова.

Некалендарні – навчальний, господарський, бюджетний – роки треба записувати через косу риску (/) або через коротке тире; у цьомувипадку цифри ст. після риски чи тире пропуска­ють, залишаючи лише дві останні, тобто рік, наприклад: 2005–2006 навчальний рік (або 2005–06); II квартал 2005/06 бюджетного року.

Століття, квартали, олімпіади, імена правителів (ім­ператорів, царів, королів) позначають римськими цифрами.

Адресат

У документі кожний елемент цього реквізиту – назва уста­нови; структурного підрозділу; посада й прізвище та ініціали особи – пишуть у зазначеній послідовності з середини нового рядка без перенесення, наприклад:

Національна академія наук України у називному відмінку

Інститут літератури

ім. Т. Г. Шевченка

Відділ теорії літератури

старшому науковому співробіт­никові у давальному відмінку

Ім'я, Ім'я по батькові, Прізвище

вул. М. Грушевського, 4, кім. 314, м. Київ, 01001

Поштову адресу не зазначають у документі, якщо лист адресовано до урядових установ, органів державної влади. Якщо документ адресовано керівникові організації, то на­зва установи є складником назви посади адресата.

Гриф затвердження

Гриф – реквізит, який поширює чинність (санкціонує, ле­галізує, надає юридичної сили) документа на певне коло організацій, структурних підрозділів, посадових осіб. Документ за­тверджується відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є вирішення питань, які викладено в доку­менті та які потребують засвідчення або утворення відповідного розпорядчого документа.

1. Якщо документ затверджує посадова особа, гриф затвер­дження складається: 1) зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок); 2) повного найменування посади, 3) особистого підпису з розшиф­руванням; 4) дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Куратор дистанційної форми навчання

підпис О. В. Леонтьєва

13 квітня 2006

2. Якщо документ затверджує стороння організація чи відповідні органи, то до зазначених елементів (повна назва посади, підпис з розшифруванням, дата затвердження) додається пов­на назва організації, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Науково-методичний центр вищої освіти

Міністерства освіти й науки України

Директор НМЦ

підпис К. М. Левківський

7 листопада 2006

3. Якщо документ затверджується спеціально виданим для цього документом (наказом, постановою, рішенням), то гриф, окрім слова ЗАТВЕРДЖЕНО, складається з: 1) повної назви; 2) номера; 3) дати, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Ухвала Вченої колегіальної ради

Університету «Україна»

№ 199-е від 01.09.2006

Додаток

Додаток – змінний реквізит, який повідомляє про додану інформацію на окремому носії. Оформлюючи додаток, треба зважати на низку обмежень.

1. Додаток може направлятися не за всіма адресами – тоді вказується порядковий номер адресата, наприклад: Додаток на 4 стор. у З прим. за першою адресою.

2. Якщо додаток залишається в справі, то зазначають: Додаток на З стор. лише адресатові.

3. Якщо додаток зброшуровано, то кількість сторінок не зазначається, наприклад: Додаток у 5 прим.

4. Документ має додатки, не згадані в тексті, – додаток отримує назву «Додаток», якщо їх кілька, то перелічують і вказують їхню кількість, зазначають кількість сторінок і примірників наприклад: Додаток: лист віце-президента Національного університету «Києво-Могилянська академія» від 10.03.2006 № 234 на 11 стор. у 2 прим.

5. За великої кількості додатків окремо складають їх список, а в документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 3 стор.

6. Додаток до тексту має свій додаток – на нього потрібно вказати в додатку до додатка.

Резолюція

Резолюція – змінний реквізит, що інформує про подальшу роботу з документом. Звичайно резолюція містить вказівку ке­рівника щодо виконання документа. Тобто документ з накладе­ною резолюцією набуває сили розпорядчого. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До наказу; Вжи­ти заходів; Вирішити питання; Розглянути й доповісти про результати тощо. Якщо місце у верхньому правому кутку зай­няте іншим реквізитом, то резолюцію розміщують будь-де на цільному місці лицьового боку документа, крім полів. Дуже рідко резолюція оформлюється і додається окремо. Резолюція складається з таких елементів: 1) адресата – прізвища та ініціалів виконавця, якому відправлено/розписано документ; 2) вказівки про виконання документа; 3) терміну виконання; 4) підпису керівника; 5) дати.

За змістом і відповідно за формулюванням резолюції поді­ляються на:

1. Резолюція-підтвердження – документ не вимагає ніяких змін чи втручань з боку адміністрації/керівництва тощо. У та­кому випадку його передають секретареві чи в канцелярію з ре­волюцією: До виконання; До протоколу; До наказу та ін.

2. Резолюція-розгляд – документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд, то зазначають виконавця і термін виконання, наприклад:

Директору поліграфічного об'єднання

«Бліц»

С. М. Яремі

Внести пропозиції до 10. 08.2006

підпис П. М. Талантенко 17.07.2006

Якщо зазначено кілька виконавців, то відповідальним за вико­нання документа є той, чиє прізвище стоїть першим, наприклад:

Керівникові рекламно-маркетингового відділу

О. П. Колядуну,

головному бух.

В. М. Журавленко

Обговорити й підготувати відповідь до 31.07.2006

підпис С. М. Меркур'єва

17.07.2006

3. Резолюція-відповідь (особливо негативна) можлива за умови надходження документа в організацію, тобто виконує функцій ділового листування. За обсягом вона більша за попередні резолюції, але коротша за лист-відповідь. У ній зазначається основний текст та вказуються: дата; підпис і посада, прізвище відповідальної за рішення та розгляд документа особи, наприклад:

Узяли до уваги,

про результати й додаткові заходи

повідомимо додатково

28.02.2006

підпис дир. бібліотеки І. В. Лановенко

Підпис

Підпис – обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Підпис складається з таких інформаційний елементів: найменування посади, назви організації, ініціалів та прізвища особи, яка підписала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, назву посади дозволено скорочувати, наприклад:

Директор, д-р філол. наук, проф. підпис Ю. Л. Горідько

Розшифрування підпису (ініціали та прізвище) в дужки не береться.

Документ, оформлений не на бланку установи, повинен засвідчуватися підписом із повним зазначенням посади, наприклад:

Директор Миколаївської підпис Ю. Л. Горідька

філії Університету

«Україна», доктор

філологічних наук,

професор

У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. У випадках» відсутності керівника чи особи, прізвище якої зазначено на до­кументі, право підпису належить тому, хто виконує обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ, її тимчасовий статус (в. о., заст. зав., дир.), наприклад:

В. о. зав. каф., доц. підпис П. П. Куляс

У цьому разі не припускається підписання доку­мента з похилою рискою перед найменуванням посади чи з прий­менником за.

Підписи кількох службових осіб розташовують один під одним, зберігаючи ієрархічну послідовність

(підпорядкування) посад.

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташовують на одному рівні:

Проректор із навчально-виховної, Проректор з адміністративно-

наукової роботи підпис В. В. Бездрабко господарської діяльності підпис С. С. Іванюк

В актах, висновках та подібних документах, укладених гру­пою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їхніх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови – за абеткою підписи членів комісії, гру­пи чи свідків:

Голова комісії підпис В. П. Моренець

Заступник Голови комісії підпис

Члени комісії: підпис

підпис

підпис

Секретар комісії підпис

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:

Оригінал підписали:

І'олова

Секретар

З оригіналом вірно:

секретар-референт підпис Н. І. Кругляк

Віза

Віза – реквізит, близький за змістом і призначенням до грифа узгодження, підвищує якість оформлення, грамотності, правиль­ного укладення внутрішнього документа через рішення (оці­нювання) відповідними службовими особами. Зауваження або рішення зазначаються перед візою і повинні складатися з кількох коротких рядків, наприклад:

Підтримую, узгодити з першим проректором

Керівник департаменту підпис Л. О. Балухо

роботи зі студентами 3.05.2006

Якщо віза містить розгорнуті зауваження, доповнення, пропозиції особи, яка візувала документ, то вони додаються на окремому аркуші паперу, наприклад:

Керівник навчально- підпис Л. Ф. Тюптяло

виховного департаменту

10.05.2006

Див. пропозиції та зауваження

або

Зауваження додаються підпис А. В. Підпалий

Директор відділу

системного розвитку

2.3. Вимоги до тексту як основного реквізиту документа

Текст – це одне з ключових понять і найбільш досліджуванні явищ у сучасній науці. Він вивчається й досліджується такими напрямами гуманітарних наук, як лінгвістика, літературознавство, комунікативістика, семіотика, структуралізм, текстологія, теорія тексту тощо. Кожна з цих наук розглядає текст з певногої аспекту. Отже, текст постає як багатогранна й синтетична структура. Для філологічного підходу властиве широке розуміння природи тексту, що організовується як породження, поставання, формування з мовотворчого процесу та об'єднання в певну структуру мовних знаків та одиниць, що мають значеннєве, смислове навантаження (ширше й докладніше про текст як найвищу одиницю мовної системи й цілісну структуру мовлення йдеться в модулі 4). Як зазначено в енциклопедичному ви­данні «Українська мова», текст (від лат. textит – зв'язок, по­єднання, тканина) – писемний або усний мовленнєвий масив, що становить лінійну послідовність висловлень, об'єднаних у ближчій перспективі смисловими й формально-граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному, дистантному плані – спільною тематичною і сюжетною заданістю [36; 627].

Розуміння тексту як основної, центральної частини докумен­та в документотворчій діяльності йде паралельно з загальногуманітарними уявленнями про текст. Так, текст документа містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Створюючи текст документа, керуємося певними вимогами, найосновніші з яких – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, логічна строгість викладу, лаконічність думки й водночас повнота інформації. Текст документа повинен бути точним, не давати підстав для подвійного тлумачення слів та висловів. Точність вимагає гармонійного співвіднесення змісту вислов­леного з реальністю і залежить від уміння однозначно формулювати думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови.

Текст умовно (бо наявність тих або тих елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети) має такі три логічні елементи:

1. Вступ (або основну частину, зачин тощо); тут може бути зазначено мету, причину, історію питання тощо, які стали при­водом для укладання документа.

2. Основну частину (доказову, тезову, розгорткову, фактоло­гічну тощо). У ній викладають суть питання, проблеми, наво­дять факти, докази, пояснення, обґрунтовують думку, супрово­дячи статистичними, цифровими матеріалами, посиланнями на законодавчі акти, нормативні документи тощо.

3. Закінчення (або висновок); тут, зазвичай, розміщено виснов­ки, пропозиції, рішення, сформульовано кінцеву мету документа.

Залежно від змісту документів застосовують певний порядок розташування трьох елементів тексту:

1) прямий (вступ, доказ та закінчення);

2) зворотний (закінчення, потім основна частина, а вступ за такої композиції логічно відсутній).

Текст, що складається з самого закінчення, називається про­стим, а той, що містить інші логічні елементи, – складним.

Зрозуміло, що основним і жанрововизначальним складником документа є змістова частина тексту, яка має конкретно сфор­мульовану назву та мету. Укладаючи текст, варто дотримувати певних технічних вимог, а саме:

- на бланку з реквізитами організації друкують тільки пер­шу сторінку, а наступні – на чистих аркушах однакового із бланком розміру, кольору, ґатунку тощо;

- підпис укладача (автора) чи відповідальної особи можна переносити на другу сторінку за умови наявності там не менше двох рядків тексту;

- текст складних та великих за обсягом документів для швидшої обробки, зручності та кращого сприймання поділяється на певні частини (рубрики), що можуть мати заголовки.

До змісту, побудови та оформлення деяких текстів інформаційної діяльності, зокрема реферату та анотації, є сформовані міждержавним стандартом ГОСТ 7.9–95 (ИСО 214-–76) вимоги (докладніше про це в модулі 4).

2.3.1. Основні елементи тексту. Правила й вимоги до укладання, оформлення

Рубрикація

Будь-який документ може поділятися на частини (рубрики), які є його структурною композицією. Однак найчастіше рубрикують складні й великі за обсягом документи. Система заголовків, яка логічно й графічно структурує твір, має послідовну побудову, підпорядкованість частин, називається рубрикацією. Ці частини звичайно нумеруються, проте можуть бути й названі тощо. Ступінь складності, підпорядкованості, форма поділу залежить від обсягу, змісту, тематично-цільового призначення документа. Рубрики (заголовки) звичайно відрізняються від основного тексту документа шрифтовим (графічним) виділенням. Позначають рубрики у всьому тексті однотипно: або словесно, або безсловесно (цифрова чи літерна нумерація).

Однак найчастіше трапляються змішані (комбіновані) рубрикації, коли найвищі ступені рубрикації позначають словами, нижчі – римськими цифрами, ще нижчі — арабськими цифрами з крапкою, далі – арабськими цифрами з дужкою, великою літерою з крапкою, а найнижчі – літерами з дужкою,

Дослідники тексту найпростішим видом рубрикації назива­ють абзацний поділ. Типовий абзац повинен складатися з двох-п’яти речень, рідше – з одного простого чи складного речення, мати логічно завершену думку, яка підпорядкована мікротемі та не суперечить центральній макротемі. Проте не завжди абзац, його обсяг і логіко-тематичний виклад може бути визначаль­ним у рубрикації. Адже нумерація рубрик існує для чіткого розмежування самостійних елементів тексту та вказує на їхнє підпорядкування центральній темі.

У будь-якому випадку система рубрикації повинна бути пос­лідовною, логічною та ієрархічно (за висхідною ознакою – від вищого до нижчого) структурованою. Формуючи систему руб­рикації, треба дотримуватися правил пунктуації, використову­вати однотипні рубрики, однорідні засоби нумерації та одно­значні назви заголовків.

Від 01.01.96 в Україні діє Державний стандарт 3008-95. Згідно з вимогами цього стандарту варто дотримуватися цифрової рубрикації документа, що спрощує його обробку (навіть на комп'ютері), уніфікує його, даючи змогу уникнути словесних найменувань чи загромадження тексту літерною символізацією. За стандартом, система арабських чисел ґрунтується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних скла­дових частин вищих ступенів поділу.