Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. Функції та види бесід

Різновидом професійної діалогічної мови є ділова бесіда – форма офіційного, спеціально підготовленого мовного спілкування з використанням невербальних засобів (міміки, жестів, манери поведінки), у процесі якого відбувається обмін думками і діловою інформацією. Залежно від кількості учасників бесіди поділяються на індивідуальні та групові.

Індивідуальна бесіда – це діалог двох співучасників, які є значущими одне для одного і прагнуть (обидва або один) досягти певної мети. Індивідуальна бесіда стає такою формою, яка сприяє зближенню поглядів співрозмовників, встановленню між ними контакту, довіри і взаєморозуміння. Відомо, що людина віч-на-віч поводиться інакше, аніж в оточенні багатьох людей. Річ у тім, що у присутності інших вона використовує різні ролі, хоче здаватись цікавішою, привабливішою, зберегти почуття власної гідності. Зустрівшись з людиною віч-на-віч, можна визначити її позицію і знайти пояснення її діям.

Ділова бесіда належить до міжособистісного типу спілкування і передбачає різноманітні способи мовного і немовного взаємовпливу учасників. До ділової бесіди готуються заздалегідь: продумують план, аналізують особливості співрозмовника, підшукують необхідні фактичні дані, визначають стратегію і тактику спілкування. Підготовка до ділової бесіди дає змогу передбачити несподівані моменти, які можуть знизити ефективність прийомів співрозмовника. У зв’язку з цим, проведення ділової бесіди необхідно планувати, що дасть змогу виявити й усунути можливі недоліки в бесіді.

Існують такі види планування ділової бесіди:

– стратегічний план (програма дій, спрямованих на досягнення поставлених завдань);

– тактичний план (містить перелік способів поетапного досягнення мети, що сприяють вирішенню основних стратегічних завдань бесіди);

– оперативний план (визначає програму дій за кожним окремим пунктом бесіди);

– план інформації і збору матеріалів (передбачає пошук джерел інформації і вивчення самої інформації);

– план систематизації і відбору робочих матеріалів (визначає структуру організації зібраного матеріалу і критерії його відбору);

– план викладу в часі (встановлює часові межі робочого плану бесіди);

– робочий план (подає структуру викладу бесіди з урахуванням регламенту);

– план використання допоміжних засобів (передбачає застосування окремих технічних засобів в процесі бесіди);

– план пристосування до співрозмовників і умов спілкування (враховує потенційні вимоги і наміри партнерів, особливості умов, за яких відбуватиметься бесіда).

Правила підготовки до бесіди:

– обрати найбільш вдалий момент і місце проведення бесіди, і лише після цього домовлятися про зустріч;

– з’ясувати все про співрозмовника;

– зібрати й систематизувати інформацію, необхідну для розмови;

– створити відповідну атмосферу довіри, щоб схилити до себе співрозмовника;

– визначити мету, стратегію і тактику проведення бесіди, скласти детальний план розмови, виділити базові слова, ключові речення;

– уявити собі позицію співрозмовника з цього питання та хід бесіди, передбачити нюанси, які можуть вплинути на її перебіг і результат.

Оскільки успіх індивідуальної бесіди значноюмірою залежить від контакту, що встановлюється між співрозмовниками, можна виділити такі її етапи: початок бесіди (встановлення контакту); передавання інформації; аргументування; спростування доказів співрозмовника; підведення підсумків (вихід із контакту).

На початковому етапі бесіди встановлюється контакт із співрозмовником, передбачаються етикетні мовні формули під час вітання, подяки, запрошення тощо. Психологічний контакт – це духовний зв’язок між людьми, який забезпечує можливість взаєморозуміння. Найчастіше контакт починається із “зустрічі поглядів”. Важко бути неввічливим до того, хто дивиться тобі в очі.

Після контакту очей треба привітатися і зробити паузу. Вона потрібна для того, щоб інша людина мала змогу включитися в розмову.

Після взаємного привітання відбувається знайомство. Під час першої зустрічі дуже важливо запам’ятати прізвище, ім’я співрозмовника, його посаду. Ці дані потрібно зафіксувати у блокноті. Після вербального контакту йде знову невербальний. Партнери розміщуються на дистанції 1,2,3,7 м, яка відповідає загальноприйнятим правилам ділових зустрічей.

На початку бесіди треба зробити все, щоб одразу не протиставити себе співрозмовнику. Партнерам доцільно спочатку поговорити про спільні інтереси. Можна також сказати щось приємне, цікаве для співрозмовника. Це сприятиме створенню доброзичливої атмосфери для подальшого спілкування. На встановлення контакту та перебіг бесіди загалом накладає серйозний відбиток темперамент співрозмовника, який треба вміти розпізнавати і враховувати.

На початку бесіди варто скористатися такими порадами:

– уникати вступів на зразок “Якщо у Вас є час вислухати мене”;

– не примушувати співрозмовника одразу захищатися;

– тон бесіди має бути привітним, доброзичливим (це допоможе співрозмовникові повірити у вашу щиру зацікавленість його проблемами);

– співбесідник може бути добре проінформований щодо теми розмови, тому краще висловити свої сподівання на це або запитати його;

– у кожній ситуації треба виявляти гнучкість, оперативність, творчість. Варто пам’ятати, що фрази на зразок: “Не хвилюйтесь”, “Заспокойтеся”, “Чому Ви так напружені?”справі не зарадять, а, навпаки, людина нервуватиме ще більше.

На етапі передавання інформації співрозмовники з’ясовують тривалість бесіди, детальніше ознайомлюються з можливостями і намірами партнера стосовно обговорюваної проблеми. Якщо Ви – ініціатор зустрічі, треба дійти згоди із співбесідником щодо її мети. Якщо Вас запросили на бесіду, мети якої Ви не знаєте, краще одразу запитати: “Чим можу бути корисний?”

На цьому етапі особливого значення набувають вміння слухати співрозмовника, передавати інформацію та обґрунтовувати свою позицію.

Основним елементом є формулювання питань, вислуховування, вивчення реакцій співрозмовника, передавання інформації співрозмовнику.

Доцільно дотримуватися деяких правил, які полегшують розуміння співрозмовника і дають змогу обмінюватись інформацією:

– уважно слухати і чути;

– намагатися перейти від монологу до діалогу;

– давати змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку;

– викладати свою інформацію чітко, коротко й послідовно;

– добирати способи й засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника (рівня його мислення, віку, статі, типу темпераменту тощо);

– викладати докази в коректній формі.

На етапі аргументування обидві сторони займають певну позицію з проблеми, яка обговорюється. Аргументуючи свою позицію, доцільно навести цифрові дані, факти, виявити суперечності, розглянути їх, вилучити висновки за частинами. Аргументи треба викладати впорядковано, використовуючи правила та закони логіки.

На етапі спростування доводять переконливість викладу, розвіюють сумніви співрозмовника. Структура спростування передбачає локалізацію зауважень, їх аналіз, виявлення причини, вибір техніки і методу спростування та підведення підсумків спростування.

На етапі підведення підсумків головним є стимулювання співрозмовника до обміркування висловлених пропозицій, до продовження ділових контактів. Приймаючи рішення, доцільно керуватися такими рекомендаціями:

– спостерігаючи за співрозмовником, визначити момент для закінчення бесіди;

– заздалегідь сформулювати мінімальну мету й обміркувати альтернативні варіанти розв’язання проблеми;

– намагатися добитися добровільної згоди партнера;

– не виявляти невпевненості, розгубленості наприкінці бесіди, навіть якщо її мети не було досягнуто;