Глава 2. Управленческий учет снабженческой деятельности

2.1. Процесс снабжения в общей системе управления

Производственная система организации состоит из совокупности взаимосвязанных компонентов. Под ними понимают различные ресурсы, необходимые для производства. Состав элементов производства определяет технология производства. По видам и функциональной роли ресурсы подразделяют на средства труда, предметы труда и рабочую силу.

Создание и хранение запасов сопряжены с большими затратами. Поэтому необходимо, чтобы при минимальных затратах был обеспечен достаточный уровень запасов производства.

Управление запасами - это деятельность, целью которой является доведение общей суммы ежегодных затрат на содержание запасов до минимума при условии удовлетворительного обслуживания производства.

Управление материальными запасами подразделяется на плановое управление и процедуры контроля и регулирования.

Плановое управление включает процедуры поддержания достаточного запаса каждого вида материалов.

Управление запасами делят на технику управления запасами и практику управления ими.

Техника предполагает определение следующих показателей:

1) продолжительность страховых циклов;

2) продолжительность циклов поставки;

3) размер партий;

4) суммарный цикл заказа (страховой цикл + цикл поставки).

Суммарный цикл заказа определяет нижний предел наличия материалов на складе.

Практика управления запасами заключается в разработке мероприятий с целью уменьшения суммы затрат на обеспечение запасов.

Объем капиталовложений, запасы и сумма затрат на обеспечение запасов зависят от комплекса мероприятий и решений:

- проектирование продукции;

- выбор оборудования;

- размещение складов;

- выбор поставщиков;

- выбор метода транспортировки;

- определение объема поставок;

- выбор методов прогнозирования и др.

Процесс снабжения предшествует процессу производства, от его состояния зависят производственная, сбытовая и организационная деятельность предприятия.

2.2. Методы оценки материальных запасов

Выбор метода оценки материальных запасов должен отвечать следующим требованиям:

- соответствовать нормативным актам РФ;

- отражать учетную политику организации;

- должен быть согласован с системой контроля производственных затрат.

Целям внешней финансовой отчетности соответствуют следующие методы оценки отпуска материалов: по себестоимости каждой единицы, по средней цене, ФИФО и др.

Управленческий учет может использовать средневзвешенные цены, цены замещения, нормативные затраты, трансфертные цены и др.

Система средневзвешенных цен предусматривает проведение расчетов средних цен по каждому материалу в данном отчетном периоде:

Сумма стоимости + Сумма стоимости

остатка запаса поступления партии

Средняя цена = ------------------------------------.

Количество + Количество

остатка запаса поступления запаса

Средневзвешенную цену за единицу при выдаче материальных ценностей со склада рассчитывают путем деления общей суммы стоимости запаса на его количество после каждой партии закупки.

Цена замещения используется при принятии решений. Любая выдача материалов со склада приводит к необходимости их замещения. В этом случае важны будущие цены на сырье (цена замещения). Цену замещения рассчитывают исходя из информации поставщика, места расположения поставщика и других факторов.

Установление нормативных затрат на единицу потребляемых материальных ценностей дает возможность провести анализ отклонений фактических затрат от нормативных, качества приобретенных материалов, транспортных расходов и других затрат, составляющих нормативную цену.

Трансфертная цена - это цена стоимости полуфабрикатов или услуг, передаваемых одним центром ответственности другим центрам ответственности внутри предприятия.

Эти цены подразделяются на рыночные и затратные.

Если на продукцию существует рыночная цена, то предпочтение должно отдаваться рыночной трансфертной цене. Покупающий не должен платить больше, а продающий не должен получать больше дохода, чем при продаже внешнему получателю.

Если не существует достоверной рыночной цены, то используют затратную цену (стандартную).

Состав затрат, включаемых в затратную цену, и доля прибыли определяются руководством в целях предотвращения вероятных разногласий или путем переговоров между структурными подразделениями. При этом затратные цены могут устанавливаться ниже рыночных.

2.3. Классификация затрат на создание и хранение материалов

Классификация затрат, связанных с созданием и хранением материалов, основана на определенных принципах.

По компонентам затрат выделяют следующие.

А. Затраты на поддержание запасов.

1. Коммерческие затраты:

а) проценты;

б) страхование;

в) налоги.

2. Затраты на хранение:

а) содержание складов;

б) перемещение запасов.

3. Затраты, связанные с риском:

а) устаревания;

б) порчи;

в) замены материалов;

г) замедления темпов потребления.

4. Возможности получения прибыли путем вложения средств в следующие альтернативные направления:

а) увеличение производственной мощности;

б) снижение стоимости продукции и др.

Б. Затраты, связанные с дефицитом запасов (отсутствие необходимых материалов).

1. Ускорение доставки поступающих материалов:

а) расходы на связь, разъезды;

б) оплата агента;

в) дополнительные расходы, связанные с малыми размерами партий;

г) премии за быструю доставку изделий.

2. Ускорение движения заказов на предприятии:

а) затраты на изменение графика очередности заказов;

б) дополнительные затраты, связанные с дроблением партий.

3. Коммерческие убытки и расходы (потеря прибылей и рост доли накладных расходов, связанный с сокращением объема продаж из-за отсутствия требуемых товаров):

а) установление конкурентами связи с заказчиками;

б) время на восстановление отношений с клиентами;

в) расходы на поощрение мероприятий по сохранению объема продаж.

В. Затраты на управление запасами.

1. Затраты на обучение технического и управленческого персонала.

2. Затраты на содержание технического и управленческого персонала.

По степени воздействия на общую сумму затрат выделяют регулируемые и нерегулируемые затраты (подвержены и не подвержены воздействию менеджеров).

По отношению к объему поставок - вмененные и релевантные.

Вмененные - инвестиции в запасы. Они отражаются на прибыли, так как средства могут быть использованы на других направлениях.

Релевантные - это затраты, связанные с хранением запасов и выполнением заказа (расходы по страхованию, на складское хранение, стоимость хранения, расходы на обработку материала, затраты вследствие морального износа).

Релевантные затраты - это затраты, которые меняются в зависимости от уровня запасов (постоянные расходы не включаются).

По видам работ расходы делятся в соответствии с технологией хранения запасов: погрузочно-разгрузочные, транспортные работы, сортировка, складирование, физико-химический анализ и др.

Классификация по местам возникновения зависит от организационной структуры и разрабатывается самостоятельно по структурным подразделениям, отделам, службам и т.д.

2.4. Учет затрат по созданию и хранению

товарно-материальных ценностей

Учет затрат на приобретение и использование материалов организуется в финансовом и управленческом учете.

Классификация по видам работ положена в основу построения смет затрат и системы контроля. Первоначально составляют смету использования материалов, а затем смету затрат на приобретение.

Целью составления сметы использования является максимальное удовлетворение запросов производства при минимальных затратах (табл. 1).

Таблица 1

Пример сметы использования основных материалов

Наименование материалов	Цех N 1	Цех N 2	Всего
кол-во, ед.	цена за ед., руб.	сумма, руб.	кол-во, ед.	цена за ед., руб.	сумма, руб.	кол-во, ед.	сумма, руб.
А Б и т.д.
Итого:	Х	Х		Х	Х		Х

Целью составления сметы затрат на приобретение материалов является обеспечение потребностей производства по запланированной цене на материалы (табл. 2).

Таблица 2

Пример сметы затрат на приобретение материалов

Показатели	Материал А	Материал Б
1. Количество материалов, необходимое для производства 2. Планируемый остаток на конец периода 3. Итого необходимо материалов = стр. 1 + стр. 2 4. Остаток на начало периода 5. Итого по закупке материалов = стр. 3 - стр. 4 6. Планируемая цена за единицу, руб. 7. Всего расходы на закупку материалов, руб. = стр. 5 x стр. 6

Важным вопросом учета затрат на создание и хранение материальных ценностей является правильная оценка. Однако оценка не будет полной, если в нее не входят затраты, образовавшиеся вследствие потерь запасов, транспортировки и перемещения внутри организации.

Учет потерь запасов может быть осуществлен путем проведения периодических, полных и текущих инвентаризаций.

Главной целью управленческого учета затрат на транспортировку является выбор варианта включения затрат в себестоимость конкретного продукта.

Прямое отнесение возможно, если плата за доставку относится к конкретной партии доставленных материалов. Если она относится к нескольким партиям, то она распределяется между ними в соответствии со стоимостью либо весом или другим образом.

В практике используется вариант распределения таких расходов между всеми видами материалов.

Учет затрат на перемещение материалов возможен:

1) включением в стоимость материалов с установлением отдельной нормы расхода на перемещение материалов;

2) пропорционально весу по конкретному материалу.

Уровень запаса материалов зависит от их поступления и расхода.

Ответственность за обеспечение оптимального запаса несет заведующий складом или кладовщик. Он ведет оперативный учет количества материалов в карточке складского учета.

В случае несоответствия фактического и учетного уровней запасов подается заявка в отдел снабжения.

2.5. Планирование и контроль уровня запасов

Целью управления запасами является минимизация затрат на обеспечение запасов. Контроль этих затрат осуществляется сведением к минимуму следующих показателей:

- количества заказов за год;

- длительности времени поставки и перемещения;

- длительности хранения на складе;

- количества кладовых и складов.

Длительность циклов доставки регулируется путем переговоров между отделом снабжения и поставщиком. Продолжительность перемещения регулируется выбором способов перемещения и размером партий грузов. Продолжительность хранения регулируется путем корректировки размера заказываемых партий, планирования использования материалов после их поступления на склад.

Каждая организация должна иметь систему управления запасами. Руководители подразделений должны иметь информацию об управлении запасами, о производственной программе и др.:

Объемы запасов Средний объем поступления Количество

на 1 рабочий день = материалов за рабочий день x рабочих мест.

на одно рабочее место

Темп поступления материалов должен быть равен темпу расхода материалов, поэтому мероприятия по регулированию объема запасов заключаются в сведении до минимума времени нахождения на предприятии. Это достигается путем:

- доведения до оптимального уровня величины запаса;

- поддержания на экономичном минимуме цикла незавершенного производства;

- планирования использования материалов в короткие сроки после получения;

- хранения минимального количества материалов на складе;

- использования минимального количества складов.

Регулирование количества материалов на складе начинается в отделе сбыта и в техническом отделе.

Оптимальный размер заказа - это количество, при котором стоимость объема заказов и хранения запасов минимальна. Оптимальный размер заказа рассчитывают с помощью следующих методов.

1. Табличный метод.

Пример. Организация покупает материалы за 5,0 руб. за единицу. Общая годовая потребность - 40 000 ед. Также известны следующие показатели:

- стоимость хранения единицы запасов - 600 руб.;

- расходы на поставку на 1 заказ - 1200 руб.

Составляем таблицу по данным примера (табл. 3).

Таблица 3

Релевантные затраты для заказов различных размеров

Показатели	Размер заказа, ед.
1. Средний запас, ед. (половина заказанного количества)	50	100	150	200	250	350	450	500
2. Количество заказов на поставку (годовое количество / размер заказа)	400	200	133	100	80	57	44	40
3. Годовая стоимость хранения запасов, тыс. руб. (средний запас x стоимость хранения, ед.)	30	60	90	120	150	210	270	300
4. Годовая стоимость выполнения заказа, тыс. руб. (расходы на поставку x количество заказов на поставку)	480	240	159,6	120	96	68,4	52,8	48
5. Совокупные релевантные издержки, тыс. руб. (стр. 3 + стр. 4)	510	300	249,6	240	246	278,4	322,8	348

Данные таблицы показывают, что экономически выгоден заказ на 400 ед., так как релевантные затраты минимальны.

2. Графический метод.

Данные таблицы представлены в графической форме (рис. 2).

Релевантные затраты для заказов разных размеров

тыс.

руб.

/│\

│

│

600 ├

│

│

│ #

500 ├

│ х

│

│ Совокупные

400 ├ # затраты

│ х #

│

│ # *

300 ├ #

│ # # * Стоимость

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ х─ ─ ─ ─ ─ ─ ─# # хранения

│ │ *

200 ├

│ │ *

│ х

│ х* Стоимость

100 ├ │ х выполнения

│ * х заказа

│ │ х х

│ *

0 └──────┴──────┴──────┴──────┴──────┴──────┴──────┴──────┴───────┴──────┴───>

200 400 600 800 1000

Размер заказа

┌──────┬──────┬──────┬──────┬──────┬──────┬──────┬──────┬───────┬──────┬───>

0 100 200 300 400 500

Средний уровень запасов

Рис. 2

На вертикальной оси отмечены релевантные затраты на инвестиции в запасы, а на горизонтальной оси - размеры заказов или средний уровень запасов.

Из графика видно, что при росте среднего уровня запаса стоимость хранения увеличивается, а стоимость выполнения заказа уменьшается. Линией совокупных затрат отмечается сумма стоимости хранения и выполнения заказа. Она минимальна для заказа 400 ед.

Наиболее экономичен размер заказа в точке, где стоимость хранения равна стоимости выполнения заказа.

3. Формула определения экономичного размера заказа:

_____

/2П С

/ о в

К = \ /-------,

з \ / С

\/ х

где К - количество единиц заказа;

з

П - общая потребность в материалах на период;

о

С - стоимость выполнения одного заказа;

в

С - стоимость хранения единицы запаса.

х

_________________

/2 x 40 000 x 1200 _______

К = \ /------------------ = \/160 000 = 400.

з \/ 600

Далее необходимо установить момент размещения заказа. Для этого нужно определить продолжительность времени от оформления заказа до фактической поставки на склад (цикл заказа). Это можно определить умножением количества дней цикла заказа на ежедневный расход запасов.

Пример. Недельный расход материалов равен 150 шт. Если цикл заказа равен 2 неделям, то заказ должен быть сделан, когда запас уменьшится до 300 шт.

Рассмотренный пример верен при определенных условиях: точности прогноза, своевременном пересмотре сроков поставок, недопущении дублирования заказов, хранении страховых запасов у поставщика.

Но в случае возникновения определенных экономических условий необходим страховой запас.

Методы регулирования страховых запасов.

1. Регулирование сроков поставок (ускорить или отдалить), если меняется уровень спроса на материалы.

2. Уменьшение дублирования материалов. Постоянный уровень поступления и расхода запасов на участке потребления материалов и минимальный объем запасов на других участках, а также контроль хранения одних и тех же материалов под одними наименованиями и типоразмерами.

3. Хранение страховых запасов у поставщика, а не на складе предприятия.

4. Ускорение использования материалов. Затраты на содержание запасов можно свести к минимуму, если планировать использование материалов сразу после поступления.

Вопросы и задания для самопроверки

1. Каковы место и роль управленческого учета при управлении снабженческой деятельностью организации?

2. Назовите методы оценки материальных запасов в управленческом учете.

3. Дайте классификацию затрат, связанных с созданием и хранением материалов.

4. Укажите порядок учета затрат по приобретению и использованию материалов в управленческом учете.

5. Раскройте методы планирования запасов.

6. Назовите методы регулирования страховых запасов.