Документальное оформление

Результаты экспертизы могут быть оформлены в виде акта экспертизы или протокола дегустации, либо в иной форме. Для оформления результатов экспертизы применяют бланки специальной формы (см. Приложение), которые могут быть утверждены руководством вышестоящей экспертной организации; также бланки могут быть разработаны для проведения конкретной экспертизы. Возможно оформление актов в произвольной форме, выбираемой экспертом, но при этом должны быть отражены все необходимые сведения об ассортиментной, количественной и качественной характеристиках объекта экспертизы. Эти сведения должны быть проверяемыми, т. е. при назначении повторной экспертизы они должны быть подтверждены с учётом определённой погрешности.

Акт экспертизы или заключение должны состоять из трёх основных частей:

1. общей (протокольной);

2. констатирующей;

3. заключительной.

Перечень сведений, которые должны содержаться в акте товароведной экспертизы, приведён в Приложении 5.

Результаты экспертиз нескольких партий товара, проверенных по одному наряду у одного заказчика, эксперт сформует отдельными актами.

В общей (протокольной) части акта эксперт указывает сведения, соответствующие наименованию пункта. При отсутствии необходимых сведений по конкретному пункту он не заполняется, и делается соответствующая запись.

В констатирующей части акта экспертизы должны быть: описаны ход изучения предъявленных документов; аргументировано изложены методы и фактически установлены результаты (осмотра или/и исследования объекта экспертизы, произведенных расчетов и т.д.), проставлены даты, а при необходимости и часы начала и окончания экспертной оценки (проверки) товара. Эта часть акта подписывается экспертами и представителями организаций, участвующие в проведении экспертизы. В случае отказа представителей от подписи и дачи особого мнения эксперт вправе оформить акт экспертизы без их подписей, сделав об этом соответствующую запись в акте.

Общую и констатирующую части проверяют представители заинтересованных сторон, присутствующие при экспертизе. Если обнаружены неясности и ошибки, то они вправе потребовать от эксперта их исправление. В дальнейшем эксперт не имеет права вносить изменения без согласия этих лиц.

Заключение по результатам экспертизы эксперт составляет самостоятельно. К этой части предъявляются требования: объективность, достоверность, обоснованность. Эксперт должен проанализировать и объективно оценить результаты экспертизы, дать обоснование приведенной оценки. В заключении эксперт должен ответить на поставленные задачи, сформулировать выводы.

При оформлении заключения эксперт должен указать наименование продуктов, дату и номер их утверждения, если в ходе экспертизы эти документы были использованы. Также эксперт должен проверить достоверность результатов лабораторных испытаний путем установления наличия у испытательной лаборатории аккредитации в конкретной сфере.

Протокол испытаний является неотъемлемой частью акта экспертизы.

Подписывается заключение только экспертом или группой экспертов, проводящих экспертизу.

К акту прилагаются: акты отбора образцов, протоколы испытаний, при необходимости фотографии, расчеты, эксплуатационные документы, контрольные образцы с характерными дефектами, копии документов о вызове поставщика и другие документы, подтверждающие достоверность экспертизы.

Эксперт составляет по результатам экспертизы один или несколько актов. Оформленный экспертом акт отправляется в экспертную организацию для регистрации не позднее следующего дня после его оформления.