Учет наличной иностранной валюты. Учет расходов по загранкомандировкам

Использование наличной иностранной валюты юридическими лицами крайне ограничено. На сегодняшний день ее использование разрешено для всех предприятий без исключений только на цели оплаты расходов по загранкомандировкам. Кроме того, наличная валюта может быть в кассе организаций, работающих под таможенным режимом беспошлинной торговли.

В соответствии с законодательством покупка юридическими лицами наличной иностранной валюты минуя уполномоченные банки для оплаты командировочных расходов запрещена.

Для снятия валютных средств организация должна иметь валютный счет. Если валютного счета нет, его необходимо открыть. При открытии (закрытии) валютного счета следует в десятидневный срок письменно сообщать об этом в налоговый орган по месту учета организации. Если организация имеет валютный счет, но валютных средств на счете недостаточно, то следует написать заявление на покупку валюты.

Для снятия наличной валюты нужно подать в обслуживающий банк следующие документы:

– приказ о направлении сотрудника в командировку за границу;

– приказ об установлении нормы суточных. При этом в приказе можно установить любой размер суточных, но налог на прибыль уменьшат только выплаты в пределах норм. Со сверхнормативных суточных нужно удерживать налог на доходы физлиц и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

– заявку для снятия валюты для загранкомандировки.

В банк нужно представить оригинал и копию заявки. Копию банк вернет со своей отметкой. После этого можно получить наличную валюту. Однако выдадут ее фирме не раньше чем за 10 рабочих дней до дня отъезда работника в командировку. Вместе с валютой банк выдаст справку по форме N 0406007 на имя каждого работника, направляемого в командировку, либо на имя старшего группы. В строке 7 справки банк обязательно должен сделать запись "Получено на командировочные расходы". Без такой записи справка считается недействительной, и сотрудник не сможет вывезти валюту за границу.

Перед отъездом в загранкомандировку работнику надо выдать:

- деньги на командировочные расходы;

- справку N 0406007.

До отъезда сотрудников полученные справки хранятся в кассе. Для их учета фирма должна вести специальный журнал. Это связано с тем, что справки являются бланками строгой отчетности.

Если начало командировки переносится на более поздний срок, то в банк представляется новая заявка. В ней указывается сумма наличной иностранной валюты, полученная фирмой ранее на основании предыдущей заявки. Кроме этого, в новой заявке надо указать дату и номер нового приказа о командировке. При этом если отложенная командировка начинается до того дня, когда фирма должна отчитаться по полученным деньгам, то сдавать в банк валюту и справку N 0406007 не надо. Если же командировка откладывается на более поздний срок, то валюту и справку N 0406007 необходимо вернуть. Сделать это надо в течение пяти рабочих дней со дня предполагаемого отъезда. Такой же порядок оформления заявки применяется и в случае продления срока командировки. В новой заявке указываются дата и номер приказа об увеличении продолжительности служебной командировки.

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо приходовать в кассу организации. На приход валюты в кассе оформляется приходный кассовый ордер унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых или книге расходных ордеров соответственно.

Учет движения наличной иностранной валюты в кассе предприятия осуществляется в том же порядке, который установлен ЦБ РФ для учета кассовых операций в российской валюте. Кассовый отчет составляется отдельно по каждой иностранной валюте с соответствующим пересчетом каждой операции в рублевый эквивалент по соответствующему курсу на дату операции. Текущий учет иностранной валюты и валютных операций на бухгалтерских счетах ведется обособленно на соответствующих субсчетах параллельно в иностранной валюте ("натура") и в рублевом эквиваленте. "Натуральный" учет валюты необходим для контроля ее сохранности. В этих целях на предприятии составляется баланс движения инвалюты в "натуре" и инвалютных рублях по отдельным видам иностранных валют (входящий остаток плюс приход, минус расход ровняется исходящему остатку). Основой такого баланса может служить карточка аналитического учета, заполняемая по каждому виду иностранной валюты за месяц (приложение 1).

Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

При изменении курса валют отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы. Порядок заполнения кассовой книги представлен в приложении 1.

В соответствии со ст.166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст.168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета. В отношении загранкомандировок такие нормы с 1 января 2005 г. устанавливаются Постановлением МФ РФ от 02.08.2004 N 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Направляя сотрудника в командировку, фирма должна оформить почти те же документы, что и при командировках по России: Приказ о направлении сотрудника в командировку и служебное задание. Оформлять командировочное удостоверение не требуется, поскольку факт нахождения сотрудника за границей будет подтверждать ксерокопия загранпаспорта. Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Порядок их выплаты имеет ряд особенностей:

1. со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации*;

2. если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется*;

3. в тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит*;

4. если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы;

5. в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение. В этих размерах производится также выплата суточных работникам загранучреждений Российской Федерации и другим категориям работников, направленным на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за границы и обратно;

6. работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы.

При предоставлении сотруднику бесплатного жилого помещения принимающей стороной выплата иностранной валюты на оплату гостиницы не производится. Расходы на питание, пользование внутригородским транспортом, в том числе такси, и другие личные услуги, включенные в гостиничный счет, оплачиваются командируемыми за счет суточных и возмещению не подлежат.

Существует несколько вариантов выдачи сотруднику средств на командировочные расходы.

1. Аванс выдается в наличной иностранной валюте страны назначения.

2. В случае если валюта страны назначения не является свободно конвертируемой или ее сложно приобрести в РФ, аванс может быть выдан в другой свободно-конвертируемой валюте. Требования по поводу конвертируемости выданной валюты связаны с определением разницы между выданной валютой и теми нормами, которые установлены законодательством Российской Федерации на командировочные расходы. Для этого необходимо осуществить пересчет выданной валюты в рубли по курсу Банка России на дату выдачи, а потом из рублевого эквивалента - в валюту той страны, куда направляется данный работник.

3. Аванс выдается дорожными чеками в иностранной валюте.

4. Валюта перечисляется уполномоченным банком по поручению предприятия на счет командируемого лица за пределы Российской Федерации в банк-нерезидент.

5. Работнику выдается банковская корпоративная карта.

По окончании срока командировки работник должен в течение 10 календарных дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, к которому помимо документов, подтверждающих произведенные расходы, обязательно прилагается ксерокопия загранпаспорта. Все документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод.

В случае перерасхода по командировке задолженность перед сотрудником несколькими способами:

- путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета предприятия на валютный счет командируемого лица;

- путем выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

- путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу, определяется по договоренности между предприятием и сотрудником.

В случае неполного использования полученного аванса сотрудник может погасить свою задолженность также несколькими способами:

– путем внесения в кассу наличной иностранной валюты или дорожных чеков;

– наличной иностранной валютой иной, чем полученная под отчет, но только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России;

– путем внесения в кассу эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу ЦБ на дату погашения задолженности.

В установленные сроки предприятие представляет в уполномоченный банк для целей валютного контроля отчет об использовании валюты, полученной для оплаты командировочных расходов.