Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

- законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами;

- общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

- Федеральный закон от 06.04.11 № 63 «Об электронной подписи»;

- Федеральный закон от 10.01.02 № 1 «Об электронной цифровой подписи»;

- Федеральный закон от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне»;

- Гражданский кодекс РФ;

- Трудовой кодекс РФ;

- Уголовный кодекс РФ;

- Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Государственные стандарты:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28;

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Со временем технические регламенты и будут вытеснять ГОСТы.

Общероссийские классификаторы:

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Государственные инструкции по делопроизводству:

- Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000;

- Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия.

Унифицированные системы документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Основные цели – см. лекции - цели унификации и стандартизации.

Унифицированные формы документов разделяются на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов РФ;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в РФ действует 8 УСД, в том числе:

- УСОРД;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- УСД труду;

и т.д.

Табель форм документов – единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления.

На основании табеля форм документов создается Альбом форм документов, необходимый для ДОУ данной конкретной организации.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

- бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

- электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Альбом форм документов утверждается руководителем организации.

Тема № 4

.

Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов, их классификация

Единые правила оформления управленческих документов необходимы:

- для придания юридической силы документам;

- качественного и оперативного составления и исполнения документов;

- удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:

- государственное это предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными: по месту составления, по форме, по срокам исполнения, по происхождению, по виду оформления, по средствам фиксации и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Тема № 5