Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI-XVII вв

Государственное делопроизводство как система начинает самоуправляться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала высший законодательный орган – боярскую душу, центральные исполнительные органы-приказы, на местах приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказное делопроизводства» по названию первых государственных учреждений – «приказов».

Сначала возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. появляются приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказный судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие – «старые», «средней руки», «молодые».

Структурными подразделениями приказов были столы или повыть.

Ответственность за все делопроизводство возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения. Дьяк проставлял на документе пометку, после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбивал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект естественного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки «чернил» в проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавали документу юридическую силу. Документ обретал ее после «прописи» дьяка, после чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (конспекта).

Ни царь, ни бояре свои подписи на документах не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. Дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки местах так, чтобы буквы захватывали оба конца склепных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления пометок, резолюций, адреса (бумага вместо пергамента применялась в России с XV в. ее привозили из Западной Европы, отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.). Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток «столбец». Для учреждений XVI-XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

От верховой власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями. Из местных учреждений в приказы послали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали системы документации, в которые фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета.

Документы этого периода представляли собой сложный текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Появились устойчивые словесные формулировки. (Многие грамоты начинались с обозначения автора – царского титула, затем указывался адресат – конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста – «Писана на Москве в 1768 г.». «Царь – государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составление и оформление документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых книг», включавшие образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов, составляются описи документов.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказным служилым людям.