Практична робота № 4. Класифікація операцій в процесі управління

Класифікація операцій в процесі управління

Мета: ознайомлення з видами операцій в процесі управління та оволодіння навичками розподілу процесу управління на окремі операції.

· Вирішувані завдання

1. Ознайомитися з теоретичними відомостями

2. Виконати практичне завдання

3. Презентувати роботу міні груп перед аудиторією

4. Оформити звіт мікрогрупи на листах форматиу А4

5. Відповісти на контрольні запитання

6. Виконати у власному зошиті індивідуальне завдання

7. Захистити індивідуальне завдання.

1.2 Короткі т еоретичні відомості

Управлінські операції

Процес управління за своїм змістом, особливостяим та властивостями потребує визначеної послідовності операцій та їх поєднання. Йому властиві операції різного характеру – від суто інтелектуальних до практичної організації роботи.

Управлінська операція являє собою закінчену дію, чи ряд дій, направлених на виконання певної задачі організаційного, економічного, соціального чи іншого характеру. Комплекс таких дій в межах однієї операції може складатися із декількох елементів, тому операцію можна вважати, як сукупність трудових рухів, які виконують робітники управлінського апарату при виконанні тієї чи іншої роботи.

До виконання відповідної операції працівник має бути належним чином підготовлений. В цьому йому допомагають функціонально-посадові інструкції, технологічні карти, нормативи, процедурні правила та інші матеріали з проектування управління.

Кожна операція має бути пов’язана попередніми та наступними операціями даного циклу процесу управління по строкам, кількості та якості інформації. Виконання певної операції потребує також узгодження із здійсненням інших операцій. Все це необхідно враховувати менеджеру при проектуванні процесів управління.

Неодмінною умовою успішного функціонування управляючої системи є чіткий розподіл процесу управління на операції, а у випадку необхідності – їхнього раціонального комбінування, тобто кооперування праці в апараті управління, що забезпечує поєднання операцій в часі, а також раціональне розміщення робочих місць співробітників.

Робота керівника складається із значною кількістю послідовних чи паралельних операцій та процедур, які в цілому складають технологію управління, яку можна проілюструвати на простому прикладі. Для виконання операції передачі свого розпорядження начальник відділу має виконати п’ять дій:

1 Зняти трубку телефону (чи ввімкнути прилад)

2 Набрати номер (при наявності приладу цього робити не треба)

3 Назвати прізвище підлеглого

4 Передати розпорядження

5 Зробити відмітку про необхідність проконтролювати дане розпорядження.

Для правильної організації кожного функціонального процесу в системі управління, менеджеру необхідно:

визначити кількість, послідовність та характер операцій, з яких складається цей процес;

підібрати (розробити) для кожної операції відповідні способи, прийоми (методику), технічні засоби;

визначити оптимальні умови протікання процесу в часі та просторі.

Для підвищення ефективності технології управління велике значення має аналіз, дослідження організаційних операцій, зображення їх в графічній чи текстовій формі, стандартизація, а звідси і проектування, поєднання однорідних операцій, переведення їх на компьютерне виконання для зниження трудоємності процесу управління.

Процедури управління – це сукупність різних управлінських операцій, що виконуються по певній визначеній схемі (алгоритму). Процедура відображує чергу підготовки, обговорення, виконання ряду послідовних чи паралельних операцій в процесі управління, приписання порядку виконання будь-якої роботи в апараті управління. Термін “ технологія управління” тісно пов’язаний з процесом алгоритмізації операцій та процедур в межах тих чи інших функцій управляючої системи.

Збір та опрацювання інформації в управляючій системі, підготовка та прийняття управлінських рішень, організаторська робота щодо реалізації рішень – всі ці процеси управляючої дії, які виконуються менеджерами, можуть роздивлятись як деяка впорядкована послідовність операцій. Припис, який визначає зміст та послідовність операцій в будь-якому інформаційному та організаційному процесі, виступає як процедура процесу управління.

Операції та процедури. які виконує менеджер (керівник) та його підлеглі різняться по ряду ознак. В залежності від посадових категорій (керівники, спеціалісти, технічні виконавці) управлінські операції та процедури поділяються на творчі, логічні та технічні.

Творчі операції та процедури є найбільш складними, потребують порівняно високої кваліфікації працівників, оскільки передбачають такі розумові дії як порівняння, аналіз, вибірка, синтез, абстрагування, конкретизація, розрахунки, прогнози та прийняття рішень. Для виконання цих дій потрібен комплекс певних здібностей, знань, навичок, а також професійний досвід. Творчі процеси носять специфічний характер, а тому дуже складно піддаються зовнішньому контролю. Внаслідок цього враховувати їх можна тільки приблизно, оцінюючи складність праці, а також кінцеві результати творчої діяльності.

Логічні операції та процедури виконуються за визначено заздалегідь завданою послідовністю, тобто за розробленим алгоритмом. Вони можуть бути обговорені, регламентовані відповідними інструктивними чи нормативними документами (наприклад, розробка фінплану, складання бухгалтерського звіту, розрахунок потреб матеріалів). Логічні операції простіші. ніж творчі, але також потребують від працівників управлінського апарату спеціальної підготовки.

Технічні операції (тиражування документів, доставка пошти, арифметичні підрахунки, занесення даних до картотеки тощо) характеризуються найбільшою частотою повторення, більш прості у виконанні, не потребують високої кваліфікації працівника. Логічні та технічні операції можуть бути в значній мірі компютеризовані, а тому широке застосування технічних засобів в процеси управління забезпечує зниження трудоємності, витрат “живої” праці, сприяє скороченню витрат на утримання адміністративно-управлінського апарату.

В праці багатьох робітників управлінського апарату переважають елементи творчості. Питома вага творчих операцій у керівників складає біля 60 %, у спеціалістів – до 40 %. В праці технічних виконавців логічні операції складають до 20 %, а решта робочого часу йде на технічні операції (збір, обробку інформації, підготовку та оформлення документації та ін.)

Класифікація операцій

Класифікація операцій та процедур в технології процесу управління на основі загальних ознак представлена на рис. 1.1.

Операції та процедури можуть розрізнятися в залежності від:

1. Змісту:

інформаційними (пошук, збір, передача, обробка, зберігання різноманітної науково-технічної, економічної, оперативно-виробничої інформації);

логіко-розумовими (розробка та прийняття управлінських рішень з різних питань);

організаційними (підбір та розподіл кадрів, постановка задач виконавцям, інструктаж, оперативне планування, організація трудових процесів, адміністративне розпорядження, координування, контроль виконання).

Рисунок 1.1 – Класифікація операцій

2.Кількості елементів в операціях та операцій в процедурах:

прості (включають до 20 елементів);

складні (включають 20-30 елементів, а процедури – 100-1000 операцій).

3.Ступеню повторюваності:

повторювані (рутинні):

неповторювані;

Перші постійно виконуються працівниками управлінського апарату. Вони піддаються вимірюванню, аналізу, нормуванню та проектуванню. Наприклад, у структурі витрат робочого часу технічних виконавців такі операції та процедури займають до 80%. Це дозволяє проводити нормування праці даної категорії працівників, в праці яких велике місце займають повторювані процеси. Для діяльності спеціалістів та керівників всіх рівнів більш характерні неповторювані (творчі) операції та процедури.

4.Рівня автоматизації:

ручні (виконуються без застосування оргтехніки);

механізовані та автоматизовані (виконуються за допомогою різних засобів обчислювальної та організаційної техніки).

5.Характеру поєднання в часі управлінських операцій та процедур:

послідовні;

паралельні;

паралельно-послідовні (рис. 1.2).

Зміст послідовного типу управлінських операцій (рис. 1.2 А) полягає в тому, що кожна наступна операція починається тільки після завершення попередньої. За такою послідовною технологією виконується наведена вище операція передачі розпорядження керівника (наприклад, керівника цеху).

Паралельний тип (рис. 1.2 Б) передбачає одночасне виконання різних операцій та процедур; він застосовується для прискорення процесу (наприклад, паралельна робота різних підрозділів підприємства над відповідними розділами плану, маркетингового чи річного звіту).

Паралельно-послідовний тип (рис. 1.2 В) передбачає часткове поєднання суміжних операцій в часі та просторі (наприклад, керівник приймає рішення після візуального ознайомлення з інформаційним матеріалом, який був представлений виконавцем, котрому може бути також доручено організація виконання рішення). При цьому можливі два варіанти часових характеристик одного методу:

перший, коли операція а (збір та переробка інформації), чи в (організація виконання рішення) продовжується довше операції б (прийняття рішення);

другий, коли операція б триває довше, ніж а і б разом чи окремо взяті.

Цей часовий параметр здебільшого пов’язаний з ерудицією та стилем роботи керівника, який може прийняти рішення швидко, або відкласти його на деякий час.

Рисунок 1.2 – Класифікація операцій за характером поєднання часу і простору

1.3 Відповісти на контрольні питання

· Що являє собою управлінська операція?

· Чи можна розглядати управлінську операцію як сукупність декількох трудових рухів при виконанні управлінських робіт?

· Чи є необхідність в підготовці кожного працівника до виконання операції, особливо управлінської?

· Із яких дій складається робота керівника?

· Що розуміють під процедурою управління?

· Наведіть види операцій процесу управління?

· За якими ознаками класифікують операції?

· Приведіть зміст основних операцій процесу управління?

1.4 Перелік завдань

Розділитися на мікро-групи.

Обрати варіант завдання (табл.1.1).

Розділити процес управління за завданням на окремі операції.

Визначити відповідальних за кожною операцією.

Визначити необхідні документи та інформацію необхідні для виконання даних операцій.

В індивідуальному режимі описати за власнообраним процесом усі варіанти часово-просторових операцій (рис.1.2).

Таблиця 1.1 – Варіанти завдань для мікро-груп

Номер варіанта	Завдання
	Вступ студента до університету (момент від подання заяви до зарахування в університет
	Проведення екскурсії студентів на промислове підприємство
	Організація процесу проходження технологічної практики
	Процес здачі та зарахування сесії
	Процес виконання курсового проекту (від видачі завдання до здачі результатів захисту в деканат
	Процес перездачі 2 екзаменів на сесії
	Процес виконання складного творчого завдання з включенням пошуку інформації в Internet, бібліотеці Короленко та бібліотеці ЧДТУ.