Требования к документации СМК

Общие требования, предъявляемые к изложению и оформлению документации СМК:

¨ системность – документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами (должны быть ссылки на сопутствующие документы);

¨ функциональная полнота – документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах;

¨ адекватность – соответствие требованиям актуализированных МС ИСО серии 9000, а также нормативной базе Российской Федерации;

¨ идентифицируемость – каждый лист документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ – к определенной части системы;

¨ адресность – каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям;

¨ простота – текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя;

¨ актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться (быть внесены) в каждом документе.

Для обеспечения внедрения и облегчения пользования документами СМК необходимо провести унификацию форм документов каждого уровня, т.е. обеспечить их единообразные структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию этих документов как всеми пользователями, так и проверяющими сторонами при проведении внутренних и внешних аудитов СМК.

При изложении документов необходимо соблюдать следующие требования:

¨ четкость и логическая последовательность;

¨ краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

¨ использование стандартизованной терминологии;

¨ использование терминологии, принятой в организации, только при ее отсутствии в нормативных документах внешнего происхождения.