Принципы организации процесса

При процессном или функциональном подходе мы выделяем процессы, подпроцессы, процедуры, операции.

Принципы организации процессов мы рассмотрим на примере управления. Управление мы рассматриваем как процесс. Организация этого процесса, как и всякого другого основывается на определенных принципах. Сначала необходимо отметить, что система управления динамична. Говоря об организационной структуре управления употребляются термины организационная форма и организационная структура. Смысловые различия этих понятий состоят в следующем: организационная форма определяет форму функционирования, взаимосвязи, взаимодействия между организацией и внешней средой. Т.е. можно сказать, что какая-то организация функционирует, осуществляет свою деятельность в конкретной организационной форме, в которой она взаимодействует с внешней для нее средой. Наример: АО, ООО, государственное предприятие.

Организационная структура фиксирует внимание на внутреннем

Устройстве (составе, способе и характере связей между элемен–тами) производственной единицы, подразделения или системы. Отсюда можно сделать вывод, что организационная форма это понятие шире, чем организационная структура.

Процесс управления имеет иерархическую структуру. Контуры управления любой стороны деятельности системы управления могут быть

представлены в разных вариантах по степени детализации.

Процедура. Выполнение функций представляет собой определенный

порядок той или иной работы и характеризует последовательность, содержание и исполнение процессов. Процедуры разрабатываются в виде

графиков и пояснений к ним. Графически они могут изображаться в виде оперограмм, сетевого графика, блок-схемы, схемы информационных потоков и т.д. В схемы может быть включен определенный объем текстовых описаний. В каждом конкретном случае необходимо выбирать наиболее соответствующий вид графического представления процесса.

Оперограмма позволяет изобразить линейную последовательность шагов процесса, кроме того, ее модификации могут представлять движение носителей данных на каждом шаге процесса или потоки информации без указателей носителей.

Рис. 5.9 Пример оперограммы – определение ручным способом основной заработной платы при сдельной оплате труда.

Для того, чтобы устранить противоречия между существующим и желаемым состоянием системы, нужно сначала выбрать цели решения, поставить задачи их достижения. Для одной и той же задачи могут быть найдены различные средства решения и получены разные результаты. Так например, задачу повышения производительности труда на участке можно решить за счет автоматизации производственных процессов, повышения квалификации рабочих, создания бригад, улучшения ритмичности поставки материалов и комплектующих и т.д.

Решение – вариант выбранный из многих возможных. Процесс выбора решения – принятие решения. Процесс решения проблемы – от выявления проблемы до реализации решения. По характеру достигаемых целей, задачи возникающие при их реализации делятся на:

· экономические,

· социальные,

· технические,

· организационные.

По степени влияния на систему выделяются: стратегические, текущие, оперативные задачи.

По степени новизны: стандартные и нестандартные.

По степени определенности результата: четко определенные, пло–

хо очерченные.

По степени определенности процесса: программируемые непрограммируемые.

Процесс решения перечисленных проблем может быть повторяющимся полностью (стандартные задачи), частично (по отдельным процедурам), оригинальным, т.е. отличным.

Поэтому при решении задач необходимо распознавать повторяющиеся ситуации и выбирать готовые для них решения (типизация, стандартизация – принципы организации процесса управления).

Кроме этих принципов организации процесса (управления) присущи

следующие принципы: прямоточности, синхронности, надежности, направленности, информативности, результативности, эффективности.

Использование этих принципов дает возможность организовывать

рациональный процесс управления.

Рационализация – разработка и осуществление мероприятий интенсивного характера, направленных на улучшение, прогрессивное изменение определенных систем, процессов, элементов, операций с целью повышения их качества, производительности, эффективности, снижение

затрат, улучшение результатов деятельности. Рационализация включает организационно–технические, социально–экономические комплексные

мероприятия по отношению к производству, управлению и производственно-хозяйственной системе в целом.

Для осуществления рационализации могут применяться общие методы упорядочения деятельности:

· систематизация,

· структуризация,

· схематизация,

· формализация,

· алгоритмизация,

· классификация,

· стандартизация,

· унификация,

· специализация,

· интеграция,

· кооперация,

· регистрация,

· периодизация,

· кодификация,

· паспортизация,

· регламентация.

Рассмотрим стандартизацию как метод рационализации управления. Стандартизация управления предполагает:

1. унификацию всех организационных требований, составление их

по единым правилам, максимально полное отражение всех возникающих и могущих возникнуть проблем управления.(это отражение статики управления, недостаточно полно отражается процессуальная часть);

2. стандарты могут использоваться как форма организации процесса управления, т.е. регламентирование и нормирование, последовательности выполнения определенных работ, обязательных процедур, сопровождающих эти работы, меры времени и сроков выполнения работ, взаимодействия звеньев при выполнении этих работ.

Стандарты управления – это организационные положения, определяющие, что, как и каким образом должен решать, исполнять при возникновении сложных проблем, требующих скоординированных действий руководитель.

Стандарты управления – это единые требования по осуществлению

процесса управления, обязательные для выполнения в период их действия.

Цели стандартизации:

1. единство процесса управления при постоянно усугубляющейся

специализации управленческих работ;

2. разгрузка линейных руководителей от работ, связанных с оперативной координацией звеньев;

3. ускорение процесса управления и обеспечение большей организационной четкости.

Виды стандартов:

· типизация,

· систематизация,

· регламентация,

· нормирование,

· процессуальная структуризация.

Типизация – выявление типовых операций, работ, связей, ситуаций, факторов по определенным группам проблем (использование передового опыта).

Систематизация – это установление связей, функций, звеньев, потоков информации в процессе управления для обеспечения его целенаправленности.

Регламентация – это однозначное закрепление работы и ответственности за их выполнение.

Нормирование – устанавливает допустимые границы деятельности в процессе управления, обеспечивает устойчивость и исключает отклонения.

Функционализация – дает полный комплекс необходимых функций, для нормального осуществления процесса управления.

Процессуальная структуризация – ограничивает разветвленность

процесса, исходя из характера решаемой проблемы.

Контрольные вопросы по теме

1. Дайте определение структуры. Раскройте понятие «полиструктурность» в отношении организации.

2. Перечислите основные принципы организации структуры.

3. Раскройте сущность принципа функциональной регламентации.

4. Назовите и дайте характеристику типов связи в системе управления организации.

5. Что Вы понимаете под типологией структур системы управления организацией?

6. Назовите основные типы организационных структур системы управления организации.

7. Дайте сравнительную характеристику линейной, линейно-функциональной и матричной организационных структур системы управления организации.

8. Сформулируйте основные принципы организации процесса.

9. Представьте типологию структур организации процесса.

10. Что подразумевает структурно-функциональный подход исследования системы организации.

11. В чем суть функционального (процессного) подхода исследования организации.