Структура. Если процессы и исполняющие их механизмы являют собой реальную жизнь систем, видимую, подвижную, результативную

Если процессы и исполняющие их механизмы являют собой реальную жизнь систем, видимую, подвижную, результативную, то структура системы представляет собой снимок всех ее связей в конкретный момент времени. В следующий момент ряд связей может поменяться. Можно говорить об устойчивости связей и их изменении в процессе развития/адаптации системы.

Подбор элементов системы и организация их связей осуществляется в процессе проектирования/перепроектирования или оперативной адаптации системы. Ибо с точки зрения целостности системы ее составные части должны выполняться не в произвольном порядке, а в определенной последовательности.

Структура (структурированность) - совокупность внутренних связей, строение, внутреннее устройство объекта. Иногда в определении понятия «структура» добавляют, что указанные внутренние связи устойчивы и что они обеспечивают целостность объекта.

Понятие «структура» и родственные ему (такие, как связь, отношение, взаимодействие) играют важную роль в общей теории систем и при использовании системного подхода в различных областях деятельности; понятие «структура» тесно связано с понятием "функция" [19].

Структура — это устойчивая картина взаимных отношений элементов целостного объекта [37].

В организационном проектировании используются типовые организационные структуры и их производные: иерархические, линейные, матричные, сетевые и т.д. Причем зачастую приоритет отдается структурной части проекта в ущерб его процессной организации, что прямо противоречит принципу системного анализа приоритета функции над структурой.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Организационная структура: Распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.» [18]. Отметим, что в данном стандарте используемые в определении понятия «организационная структура» термины определены косвенно.

Структуру в целом можно декомпозировать посредством упорядочения по какому-либо типу отношений между ними. Тогда структур одной системы будет столько, сколько типов отношений нас интересует.

Остановимся на следующем определении.

Структура - отображение образующих систему элементов и связей между ними в конкретный момент времени.

Цель

Любые действия человека направлены на удовлетворение своих потребностей. Потребности обнаруживаются в мотивах, влечениях, желаниях и т.д., побуждающих человека к деятельности и приобретающих форму проявления потребности.

"Цель - один из элементов поведения и сознательной деятельности человека, который характеризует предвосхищение в мышлении результата деятельности и пути его реализации с помощью определенных средств. Цель выступает как способ интеграции различных действий человека в некоторую последовательность или систему. Анализ деятельности как целенаправленной предполагает выявление несоответствия между наличной жизненной ситуацией и целью. Осуществление цели является процессом преодоления этого несоответствия" [60].

Категория"цель" имеет двойственное определение. С одной стороны цель это желаемые результаты, которые должны быть достигнуты в определенные моменты времени. С другой стороны цель выражается как желаемые состояния системы, которые должны быть достигнуты в определенные моменты времени. Именно желаемые состояния системы дают желаемые (целевые) результаты ее работы. Мало хотеть что-то получить. Чтобы что-то получить сначала следует создать систему, которая позволит получить желаемое. Вспомним русскую пословицу: "Без труда не вытащишь и рыбку из пруда". Сначала надо подготовить снасти, запасти наживку. Потом придти на место лова и с помощью принесенных механизмов осуществить процесс поимки рыбки. Если рыбка не ловиться, значит, плохо организована система ее поимки. Для совершенствования системы надо обратиться к знаниям. В данном случае почитать книгу Л.П.Сабанеева «Жизнь и ловля пресноводных рыб» или обратиться за советом к опытным рыболовам. И, если хватит упорства и средств на соответствующие снасти, то рыбка будет поймана.

Из определения цели следует, что систему следует по возможности рассматривать как максимально полную структуру (в максимальных границах) в динамике ее жизненного цикла. Если при создании системы упустить некоторые, кажущиеся малозначимыми или просто неизвестные, элементы, то в реальной работе системы можно будет столкнуться с большими трудностями. Примеров такого несистемного подхода можно привести массу. Все эти примеры обобщает пословица: "Гладко было на бумаге, да забыли про овраги".

Первоначально интуитивная, качественная цель, выраженная на естественном языке, в дальнейшем конкретизируется и может задаваться требованиями к характеристикам результативности, ресурсоемкости, оперативности функционирования системы и многим другим характеристикам. Цель может представлять собой набор разнообразных характеристик, причем противоречивых, например с точки зрения финансового результата: минимизируя затраты на оплату труда и экологию можно увеличить прибыль к краткосрочном периоде времени. В стратегической перспективе перекос в сторону глобальной экономии может обернуться потерей конкурентоспособности, в первую очередь, из-за социальных факторов.

Как правило, цель или ее составные части для системы определяется (или ограничивается) старшими системами, для которых рассматриваемая система в определенных отношениях является подсистемой.

Процесс формулирования цели называется целеполаганием.

В общем случае для гармоничного развития системы в процессе целеполагания должны учитываться помимо интересов самой системы также интересы не только старших, но и конкурирующих, а также подчиненных систем. Это, можно сказать, аксиома поступательного эволюционного развития и парадигма настоящего времени: нет конкурентов, есть сотрудничество. Но это только в том случае, если у большинства систем есть общие реальные, а не декларируемые цели. Данное утверждение проявляется, например, в современной логистической деятельности: хозяйствующие субъекты экономики объединяются в логистические цепочки с целью минимизации общих затрат. При этом локально для некоторых хозяйствующих субъектов логистическая деятельность в установленной цепи является убыточной, а для других прибыльной. По согласованной схеме субъекты-организации перераспределяют между собой убытки и доходы. Такой подход к совместной работе является следствием следования принципу системного анализа: локальные оптимальные решения в подсистемах всегда хуже оптимума системы в целом.

Единой трактовки терминов показатель и характеристика нет. Полагается, что характеристика может иметь не только количественную, но и качественную трактовку, например, светлее-темнее, умнее-глупее и т.д. Задача системного аналитика, по возможности оцифровать (дать метрику) качественной характеристике. В математике метрика является обобщением понятия расстояния между двумя точками пространства. Если удастся приписать метрику характеристике, тогда можно увидеть на какую величину мы достигли или превзошли поставленную цель. Например, насколько штук перевыполнен план, каков прирост прибыли, какова полезность деятельности в условных шкалированных единицах. Это одна из задач методов системного анализа. Если не удается количественно определить цели системы, то можно качественно определить: лучше работает система, чем было задумано или хуже, то есть, какая альтернатива построения системы лучше с точки зрения поставленной цели. Это также одна из задач решаемая с помощью эвристических методов системного анализа.

Показатель – формализованная исследователем характеристика, отражающая какое-либо свойство системы или целевую направленность процессов, реализуемых системой.

Целевые показатели позволяют количественно задавать значение цели и делятся на показатели качества и эффективности системы, подсистемы, процесса-механизма, которые отражают внешние и внутренние существенные свойства системы, подсистемы, процесса-механизма. Показатель эффективности характеризует экономический эффект от функционирования системы, подсистемы, процесса-механизма, а показатели качества - пригодность системы, подсистемы, процесса-механизма для использования ее по назначению. Например, система защиты от солнца. Можно использовать слона или зонт. Качество одинаковое – необходимая тень. Эффективность разная: содержание слона обходится дороже.

Эффективность предполагает баланс между частями системы. Недостаточная эффективность организационной системы будет заставлять руководителя возвращаться к самой проблемной части всей системы, так как в несбалансированной системе она представляет основное ограничение.

Показатели эффективности и качества системы антагонисты: экономия приводит к снижению качества и наоборот. В текущей теории и практике этому вопросу посвящено направление формирования системы сбалансированных показателей работы системы, которое рассматривает эффективность и качество системы как свойства присущие одновременно субъекту экономики (собственно системе) так и среде. И здесь мы видим ту же современную парадигму консолидации общих усилий поставщиков, предприятия, потребителей для достижения максимального взаимоприемлемого результата.

Как правило, достичь желаемую цель на 100% не удается. Можно превысить значение целевых показателей, то есть перевыполнить план, а можно получить и заниженный результат, то есть недовыполнить план. Сверхнормативное отклонение в любую сторону фактических значений целевых показателей от желаемых (плановых) негативно сказывается на эффективности функционирования системы. Для предприятия недовыполнение плана по производству и реализации продукции приводит к недополучению прибыли. Излишний объем производства продукции может привести к затовариванию складов готовой продукции и дополнительной потребности предприятия в оборотных средствах.

Результат такой работы называется проблемным и является в первую очередь следствием плохой организации работ по комплексному планированию всех сторон деятельности предприятия.

Формально проблему можно определить как состояние системы, характеризующееся различием между необходимым (желаемым) выходом и существующим выходом (результатом работы).

Существующий выход обеспечивается существующей системой. Желаемый выход обеспечивается желаемой системой. Таким образом, проблема также есть разница между существующей и желаемой системой, способной дать необходимый, желаемый результат.

Из определения следует, что термин "проблема" как и термин "цель" имеет двойственное толкование.

Система, устраняющая несоответствие между существующей и желаемой системами, является объектом конструирования и называется системой, решающей проблему.

В частности, системы может и не быть. Тогда проблемой является отсутствие желаемой системы, а объектом конструирования является новая система.

Проблемы проявляются в свойствах называемых симптомами.

Если симптомы определенного свойства проявляются систематически то можно говорить, что они образуют тенденцию.

Обнаружение проблемы есть результат процесса идентификации симптомов в системе (объекте исследования, управления). "Идентификация объекта [object identification] — определение характеристик объекта и выявление приложенных к нему воздействий и его реакций с помощью наблюдения за его входами и выходами и статистической обработки полученных данных" [26].

Чем раньше обнаружится проблема, тем меньше усилий и средств потребуется на ее устранение.

За обнаружением проблемы и тенденции ее возникновения следует прогнозирование развития проблемы, т.е. оценка возможного состояния системы при нерешенной проблеме. Оценка актуальности решения проблемы позволяет определить необходимость и очередность ее решения.

Процесс нахождения решения осуществляется посредством итеративно выполняемых операций уточнения цели, ресурсов/механизмов и ограничений для решения проблемы.