Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику.

Законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности:

1. документ с более поздней датой оказывается первым (сверху),
2. с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано Архивной службой РФ в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и действует без изменений с 1988 г.