Копии. Выписки из документов

Копия - это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде.

Реквизиты копии документа:

1) наименование документа;

2) текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание);

3) заверительная надпись.

Общие требования к оформлению копий документов определены ГСДОУ. В частности, в соответствии с подп. 2.3.2.5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самом предприятии (указанное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и других) прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями (организациями, учреждениями) и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.). При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.
Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии (в т. ч. компьютерной). При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка (с использованием условных обозначений - "оттиск печати организации" и т. п.). Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику, например:

Верно:
Инспектор отдела кадров

подпись Л. С. Петров

25.11.2004

Заверение копии документа (в т. ч. и нотариальное) производится для придания ей юридической силы. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копия с документа на другие предприятия или выдаче ее на руки заверительная подпись должна также удостоверяться печатью.
В частности, в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству (параграф 4.1.4) копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ, после чего направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Заверенная печатью копия обязательно направляется также исполнителю данного документа и в службу ДОУ.

Выписка - оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на бумажной основе.

Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется допустимым производить их оформление с соблюдением основных требований, предъявляемых перечисленными документами к копиям.

Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

Реквизитами выписки являются:

1) наименование документа;

2) заголовок к тексту (указывает на документ- источник, формулируется в родительном падеже — "из...");

3) текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент);

4) заверительная надпись.

Тема №6. Служебная и коммерческая тайна

Существует целый ряд сведений, не являющихся государственными секретами, связанных с производством, технологией, управлением, финансами, другой деятельностью хозяйствующего субъекта, разглашение которых (передача, утечка) может нанести ущерб его интересам. Такие сведения принято называть и/или коммерческой тайной.

Сведения, составляющие коммерческую тайну:

1. Коммерческая информация;
2. Производственная информация (ноу-хау);
3. Организационно-управленческая информация.

По гражданскому законодательству (ст. 139 ГК РФ) обладатель технической, организационной или коммерческой информации, составляющей секрет производства (ноу-хау), имеет право на защиту от незаконного использования этой информации при условии, что:

1. эта информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;
2. к этой информации нет свободного доступа на за­конном основании;
3. обладатель информации принимает надлежащие меры к охране ее конфиденциальности.

Не допускается получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца. Что является коммерческой тайной вуза (конфиденциальной информацией), определяет руководитель: директор предприятия, ректор вуза или уполномоченные на то органы учреждения. Более подробно эти вопросы будут раскрыты в дальнейшем.

Предприятие имеет право не предоставлять сведения, составляющие коммерческую тайну, контролирующим деятельность предприятия органам, если эти вопросы не входят в их компетенцию и не относятся к предмету контроля.

Если в ходе выполнения возложенных на эти органы функций они будут иметь доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, то эти сведения не подлежат разглашению. В случае разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, причиненные убытки подлежат возмещению в установленном законом порядке.