Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть:

1. внешними - составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию;
2. внутренними - составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

- Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2002 г.,

- Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Россия» в 2001г.

Справки такого рода носят отчетный характер.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей:

В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления;

во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.