Все архивные документы страны - попытайтесь представить себе на мгновение этот бумажный океан - образуютАрхивный фонд Российской Федерации

Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивных документов, относящихся к государственной собственности (ст.7), муниципальной собственности (ст.8), частной собственности (ст. 9).

При этом государственная собственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности, и к собственности субъектов Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.

Организация документов на уровне архивного фонда РФ лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. Одни архивы складывались в течение столетий, другие был и созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми фирмами, новыми учреждениями.

Современными признаками организации документов Архивного фонда РФ являются:

1. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности:

• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фондаРФ;

• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

2. Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

• кинофотодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3. Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения:

· архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

· архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

· архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Первый признак лежит в основе разделения документов Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную часть.

Для определения научной системы хранения документов проводится их классификация.

Классификация документов – группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого. Для выполнения работы по классификации документов необходимо установить классификационные единицы, т.е. отдельные документы или их группы, которые при классификации объединяются по общим признакам или разделяются в силу различия признаков.

Основной классификационной единицей документов в пределах Архивного фонда РФ является архивный фонд.

Архивный фонд - учетная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности.

Архивный фонд организации – это фонд, состоящий их принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия.

Архивный фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода.

Объединенный архивный фонд – фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей.

Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

В основе первых двух комплексов лежит признак происхождения (эти фонды сложились в процессе деятельности организации или лица), а основой третьего и четвертого комплексов является признак логической связи, т.е. они собраны искусственно. Объединенный архивный фонд создается в государственном или ведомственном архивах, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фонды школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города.

Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, города и т.д.), принадлежности к одной отрасли народного хозяйства.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, нотных рукописей и т.д.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей.

В учреждениях мы имеем дело с документальным фондом – совокупностью документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно появляются новые документы (создаются в учреждении и приходят извне), следовательно, документальный фонд растет. Ежегодно документы постоянного срока хранения и временного свыше десяти лет (а в ряде учреждений – свыше пяти лет) после соответствующего оформления передаются в архив учреждения. Объем документального фонда при этом не изменяется. Ежегодно документы, сроки хранения которых истекли, выделяются для уничтожения. Документы вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее – ежегодно (или в установленные сроки) из архива учреждения передаются дела по утвержденной ранее описи в государственный архив и присоединяются к уже имеющемуся в нем архивному фонду этого учреждения. Документальный фонд при этом количественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный архив.

Таким образом, архивный фонд учреждения (организации) является наиболее ценной частью его документального фонда, содержащей документы (имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение) и поступившей на хранение в государственный архив. архивный фонд тоже меняется в объеме за счет поступлений из учреждения, пока оно функционирует. после ликвидации учреждения и приема последней части ценных документов архивный фонд перестает расти (но объем его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки).

Фондообразователь – организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд.

Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и архиве часть употребляется термин "дело"). Единица хранения – наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение.

Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Данное понятие относится к текстовым документам, создаваемым в сфере управления. В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий создаются не только дела, но и графические документы, фото- и фонодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки и т.п. Для них употребляется термин "единица хранения".

Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. В настоящее время классификация документов АФ России осуществляется: в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива; в пределах архивного фонда. Установлены признаки классификации документов государственного архивного фонда. Это принадлежность документов: к историческим эпохам; к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское и местное значение; к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; к составу документации данного фондообразователя; а также способ и техника закрепления информации.

Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к общероссийским, республиканским и местным комплексам. Наиболее сложно осуществимым в практике является классификационный признак – принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам. В связи с довольно частыми административно-территориальными изменениями в годы советской власти место хранения некоторых фондов меняется, фонд попадает из одного госархива в другой.

Значение документов фонда определяется Росархивом. В зависимости от этого определяется их место хранения.

Отраслевой признак применяется при определении профиля некоторых общесоюзных и республиканских архивов. По признаку способа и техники воспроизведения документов был организован ряд специализированных архивов: Центральный государственный архив кинофотодокументов.

Таким образом, классификационные признаки легли в основу построения сети государственных архивов. Следует отметить, что главным, не изменяющимся ни при каких обстоятельствах признаком классификации является фондовая принадлежность документов. Остальные же признаки могут применяться в сочетании.

Классификация каждого документа начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем проставляется классификационный индекс). Если документ поступает в другое учреждение, он получает новый классификационный индекс, подшивается в соответствующее дело и в совокупности с другими документами составляет единицу хранения. В процессе подготовки материалов к хранению единица хранения классифицируется по определенным признакам (хронологическому, структурному или отраслевому), и эта классификация закрепляется шифром единицы хранения при внесении ее в опись. Совокупность единиц хранения, включенных в опись, составляет часть документального фонда, которая в соответствии с основными признаками классификации подлежит передаче в определенный государственный архив.

В соответствии с классификацией документов создана и закреплена Правительством России сеть государственных архивов и центров хранения документации (космическая документация).