Тема 2.1. Органы управления архивным делом и их функции

Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивной администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время.

Указом Президента Российской Федерации "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" от 09.03.2004 № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.

Уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в области архивного дела являются Министерство культуры Российской Федерации, Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере охраны культурного наследия и Федеральное архивное агентство. Последнему непосредственно подчинены 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (ред. от 08.08.2009) Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела.

Федеральное архивное агентство – субординационно построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом, подведомственных им архивов и специализированных научно-исследовательских организаций. Она состоит из системы органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов. Кроме того, в систему включаются специализированные научно-исследовательские организации, разрабатывающие теоретические и методические вопросы развития архивного дела и делопроизводства (ВНИИДАД и НИЦКД). Федеральное архивное агентство России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение.

Государственное управление архивным делом осуществляется Президентом РФ и Правительством России. В республиках, краях, областях – администрацией.

Контроль за соблюдением законодательства осуществляется органами власти и прокуратурой.

Непосредственное ведение архивного дела на территории РФ возлагается на ФАА.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. Нормативно-методической основой деятельности архивов (за исключением архивов организаций и частных лиц) являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. и зарегистрированные Минюстом России 6 марта 2007 г.

Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров (отделов) хранения документации; государственными музеями и библиотеками; отдельными федеральными министерствами и ведомствами (отраслевые государственные фонды), определяемые Правительством РФ. Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется временно (до передачи в госархив на постоянное хранение) государственными районными и городскими архивами с переменным составом документов, а также ведомственными архивами государственных учреждений и предприятий.

ГОСТ 6.30-2003 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает такое определение видам архивов:

государственный архив – архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или местной администрации;

ведомственный архив – архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы либо являющейся структурным подразделением организации.

Главными функциями являются комплектование АФ и сохранность его документов. Для их выполнения осуществляется широкий комплекс работ:

- экспертиза ценности документов, обеспечивающая поступление на государственное хранение наиболее ценных документов из ведомственных архивов;

- разработка перечней документов со сроками их хранения;

- мероприятия, обеспечивающие пополнение АФ РФ документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности общественных организаций и граждан;

- организация строительств новых хранилищ, оборудования их, внедрение новых технологий;

- разработка правил и других нормативных документов, регламентирующих деятельность государственных и ведомственных архивов. Основными разработчиками теоретических и методических вопросов являются ВНИИДАД и НИЦКД.

- комплексный контроль;

- организует использование документов государственных и ведомственных архивов. Право доступа к документам предоставлено всем организациям, гражданам России и других государств. Установлен срок ограниченного доступа к документам, содержащим государственную тайну, - 30 лет; к документам, содержащим сведения о личной жизни граждан, - 75 лет со времени создания документа (ранее доступ может быть разрешен только самим гражданином или его наследниками).

- устанавливает порядок использования документов. Гражданам России и других государств разрешается снимать копии с документов или делать заказы на их изготовление. Ответственность за правильное использование и сохранность документов несут пользователи (учреждения, организации, частные лица).

- руководит работой по повышению квалификации специалистов ФАА.

Законодательством закреплено дальнейшее развитие сотрудничества Росархива с зарубежными странами. Новым является вопрос о вывозе документов АФ рф за пределы страны. Вывоз документов государственной части АФ и уникальных и особо ценных документов негосударственной части запрещается. Однако Росархив вправе разрешить временное пребывание (до тех месяцев) таких документов за пределами России. В иных случаях вывоз допускается только с разрешения центральных органов власти РФ. Вывоз и ввоз, купля-продажа, дарение собственником копий архивных документов (за исключением закрытых документов) и копий на правах подлинника не ограничивается.

Архивные учреждения поддерживают широкие связи с зарубежными архивистами, что способствует получению новых источников информации по истории нашей Родины и обмену опытом работы.

Появилась еще одна форма международных связей – заключение договоров о сотрудничестве и взаимодействии со странами СНГ. Такие договоры заключены между архивистами России и Украины, Белоруссии, Литвы, Эстонии, Туркменистана и др.

Создана Ассоциация обществ архивистов независимых государств, куда вошло и Российское общество историков-архивистов, с которым тесно сотрудничает Росархив.

Тема 2.2. Современный состав Архивного фонда РФ и его классификация

Что понимают под Архивным фондом Российской Федерации? Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нам нужно остановиться на понятиях "архивный документ", "архивный фонд" и "архив".

Вспомним, что под документом подразумевают результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях. Таким образом, архивный документ, это ценный материальный носитель информации. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность. Если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли - он хранится в историческом архиве. Если же только для человека - не важно, закрепляет ли он его право на садовый участок или это просто дорогая сердцу записка - он хранится в личном, семейном архиве.

Архивный документ - это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества,а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества".

Комплекс архивных документов образует архив. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Таким образом, у термина "архив" сразу три значения.

Архив-учреждение - это, как правило, архив государственный. Государственный архив - это архив, созданный Правительством РФ, органом государственной власти субъекта РФ для постоянного (вечного) хранения архивных документов. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Под архивом-структурным подразделением, как правило, понимают ведомственный архив. Ведомственные архивы - учреждения или структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив.

Архив как совокупность документов - это личный архив (то есть родовой, семейный или архив лица, частная коллекция и собрание документов - словом, все, что хранится гражданами, а не государственными или негосударственными структурами). С другой стороны, архивом можно назвать и комплекс документов фирмы, банка, общественной организации или движения, который отложился в этой организации, даже если в ней не создано специальное структурное подразделение для хранения документов.

Таким образом, архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километры стеллажей, но и можно назвать личным архивом скромную кучку дел в вашем письменном столе.