Сведения об организации

Для того чтобы в документах автоматически заполнялись реквизиты титульных листов и шапок, необходимо заполнить поля окна Сведения об организации. В программе выберите пункт меню Сервис ð Сведения об организации. Откроется окно с данными демонстрационной организации (Рис. 21.). Выбирая поочередно каждый раздел/подраздел в левой части рабочей области программы, можно просмотреть все сведения о демонстрационной организации:

· наименование;

· организационная форма;

· юридический и фактический адреса;

· ОГРН;

· сведения о регистрации в ФНС и других внебюджетных фондах;

· коды статистики и виды деятельности;

· сведения о руководителе и главном бухгалтере;

· реквизиты счетов в банках;

· планы счетов;

· модули;

· пользователи.

Организация может иметь несколько расчетных счетов. В пункте меню Действия ð Новый расчетный счет можно создать новый банковский счет. Заполнением полей окна вводятся платежные реквизиты по всем банковским счетам. Для автоматического заполнения первичных документов, требующих банковских реквизитов, по умолчанию данными основного расчетного счета, поставьте флаг (a) в соответствующем поле.

Рис. 23.

Кроме рабочего плана счетов для бухгалтерского учета организация может иметь план счетов для управленческого учета, для налогового учета, для учета по международным стандартам и т.д. В пункте меню Действия ð Новый план счетов можно ввести дополнительный план счетов. Здесь задается только перечень систем учета. Настройка планов счетов описана ниже.

Рис. 24.

В программе можно вести учет параллельно в нескольких организациях. Чтобы создать еще одну организацию, выберите пункт меню Сервис ð Другая организация и нажмите кнопку Создать новую Далее следуйте пошаговым указаниям мастера по созданию новой организации.

Рис. 25.

Введите название новой организации

Рис. 26.

При создании новой организации автоматически создается рабочий план счетов.

Рис. 27.

Для удобства работы при создании новой организации можно перенести необходимые аналитические признаки в новую организацию.

Рис. 28.

После сбора всех необходимых сведений программа готова к созданию новой организации.

Рис. 29.

После создания новой организации необходимо ввести ее реквизиты.

Рис. 30.

После завершения работы мастера создания новой организации программа откроет окно для заполнения сведений об организации. В заголовке окна вы увидите название новой организации.

Рис. 31.

В дальнейшем вы сможете переключаться между организациями и вести в них учет независимо друг от друга. Для этого выберите пункт меню Сервис ð Другая организация и в окне Список организации в БД выберите необходимую.

Рис. 32.

Если вы начали работу с установки программы с демонстрационным примером, то у вас на компьютере есть база данных только одной организации – демонстрационной. В этом случае при выборе пункта меню Сервис ð Другая организация программа автоматически откроет мастер создания новой организации.

Если вы хотите удалить ненужную базу данных из программы (например, демонстрационный пример), откройте то же меню, выберите организацию и нажмите пиктограмму (Удалить).

Планы счетов

В программе выберите пункт меню Бухгалтерия ð Планы счетов.

План счетов представляет собой иерархический список счетов/субсчетов. Любой счет может содержать или не содержать подчиненные субсчета. Если счет не содержит субсчетов, то в проводках используется шифр счета. Если субсчет имеет субсчета, то использовать шифр только синтетического счета нельзя, необходимо указывать конкретный субсчет.

Рис. 33.

Справа отображаются характеристики выбранного счета/субсчета: код, наименование и активность. К счету/субсчету может быть привязана аналитика. Например, к субсчету 10.1 привязаны следующие аналитические признаки – Материалы и Места хранения. Причем аналитический учет по аналитическому признаку Материалы ведется и в натуральном (количественном) разрезе. Это означает, что при вводе проводки в корреспонденции с 10.1 вместе с суммой необходимо задать Место хранения (конкретный склад), Материал (выбрать из списка материалов) и количество. Кроме того, по счету 10.1 можно будет получить отчетность в разрезе Мест хранения (складов) по номенклатуре Материалов с отображением количества. Любой счет/субсчет может содержать неограниченное количество аналитических признаков.

План счетов настраивается в начале финансового года и дальнейшему изменению не подлежит. Информация о возможности изменения выбранного счета/субсчета отображается в нижней части рабочей области. Однако добавление счетов и субсчетов допускается в любой момент эксплуатации. При изменении плана счетов пользователь должен самостоятельно позаботиться о привязке новых счетов к формам финансовой отчетности. Удаление счетов из плана допустимо производить только при настройке плана счетов в начале года (и при отсутствии по ним сальдо на начало нового отчетного периода).

Для ведения бухгалтерского учета в организации используется типовой план счетов, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2001 г. № 94н с изменениями и дополнениями. Организации предоставлено право с учетом специфики деятельности вводить новые счета/субсчета в рабочий план счетов, утверждаемый на начало финансового года, используя свободные шифры счетов. Для этого пользователь может использовать функции меню Действия.

Для добавления нового счета выберите мышью пункт Действия ð Добавить счет с помощью мыши или использовав клавишу <Ins>

Рис. 34.

В предложенном окне заполните поля, отмеченные красной галочкой:

· Шифр;

· Наименование счета;

· Активность счета.

Далее нажмите кнопку Создать.

В плане счетов появится строка с шифром и наименованием нового счета.

Если вам необходимо создать к этому счету несколько субсчетов, повторите прежние действия с меню, выбрав пункт Действия ð Добавить субсчет.

Рис. 35.

В предложенном окне заполните поля, отмеченные красной галочкой:

· Наименование счета;

· Активность счета.

Поле Шифр автоматически будет заполнено шифром выбранного вами счета с нумерацией соответствующих субсчетов в порядке возрастания.

Для автоматической привязки аналитических признаков, установленных к этому синтетическому счету, выставите флаг (a) в поле «Копировать аналитику».

Далее нажмите кнопку Создать.

Для добавления субсчетов к уже существующим синтетическим счетам установите курсор на нужный вам счет и далее произведите уже описанные выше действия.

В плане счетов появится строка с шифром и наименованием нового субсчета.

Для удаления счетов/субсчетов установите курсор на выбранный вами счет/субсчет и выберите

пункт Действия ð Удалить с помощью мыши или кнопки <Del>.

Перед удалением выделенного элемента появится окно с запросом подтверждения на удаление элемента из плана счетов.

Рис. 36.

Обращаем ваше внимание на то, что манипуляции с изменением плана счетов могут отразиться на автоматическом заполнении форм бухгалтерской отчетности №№ 1 и 2. Алгоритмы их заполнения настроены на предлагаемый разработчиком типовой план счетов бухгалтерского учета. Если вы все-таки желаете использовать измененный план счетов, то необходимо обратиться к разработчику для индивидуальной настройки. В противном случае автоматическое заполнение этих форм может производиться некорректно, и вам необходимо обязательно проверять правильность заполнения этих отчетов.