Кодирование экономической информации предприятия

Цель кодирования состоит в том, чтобы представить информацию в более компактной и удобной форме, что необходимо при записи данных в документе, переносе их на машинный носитель, проведении обработки, передачи и других операций.

Формы отображения информации многообразны и зависят от типа применяемого оборудования. Коды используются для зашифровки элементов информации по определенной системе кодирования, Под шифром понимается условное обозначение конкретной позиции определенной номенклатуры показателей. Перечень всех позиций какой-либо совокупности, равнозначных в отношении друг к другу и упорядоченных в рамках перечня, составляет номенклатуру признака, например номенклатура видов оборудования, категорий работающих, потребляемых материалов и др.

При машинной обработке информации каждая позиция номенклатуры должна быть представлена в виде кодового обозначения, кодового слова, а номенклатура в целом — в виде кода. Код — это общая для всей номенклатуры система построения и присвоения условного обозначения, построенная по определенным правилам.

Коды, применяемые для кодировки производственно-экономической информации, классифицируются по различным признакам. По форме изображения коды бывают цифровые, буквенные и буквенно-цифровые. По количеству признаков, включаемых в один код, различают однопризнаковые и многопризнаковые коды.

Однопризнаковый код характеризует только один признак (разряд работы, национальность). Многопризчаковые код применяется для кодирования нескольких признаков (готовая продукция — конкретное изделие с его параметрами). По системе построения различают следующие системы кодирования: порядковая, серийная, разрядная (десятичная), шахматная (матричная), повторения и комбинированная.

При разработке кодов учитывается ряд требований, связанных с практикой планирования, учета и управления, а также с применением тех или иных видов вычислительной техники.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к кодам,— единство их использования на всех участках учетно-плановых работ. Коды должны легко восприниматься зрительно, по возможности быть минимальными по значности. Чем меньше знаков в коде, тем проще регистрировать его на первичных документах, обрабатывать при переносе на вторичные носители информации, группировать информацию и т. д. Это требование должно сочетаться с наличием определенного резерва шифров для внесения новых позиций в номенклатуру без нарушения принятой значности кода и системы построения.

Кроме того, есть ряд специфических требований, предъявляемых к кодам в зависимости от вида вычислительных машин. Проектирование кодов осуществляется в следующем порядке:

1) определяется перечень, группировка номенклатур и признанная информация, подлежащие кодированию. При этом включаются также существующие номенклатуры и устанавливается резерв для новых позиции в каждой номенклатуре;

2) систематизируется перечень позиций номенклатур с исходной признаковой информацией;

3) устанавливается система классификации признанных показателей по производственному, экономическому и другим признакам;

4) после того как классификация номенклатур закончена, следует выбрать систему кодирования; при этом необходимо учитывать позиции номенклатуры, структуру номенклатур, степень их устойчивости, а также применяемую вычислительную технику;

5) затем каждой позиции номенклатуры присваивается конкретный шифр, а общий перечень их оформляется в виде справочника-классификатора, который размножается и передается в различные подразделения предприятия.

При построении кодов и шифров должны соблюдаться следующие требования: коды и шифры разрабатываются с учетом действующих систем обозначения — ГОСТов, межведомственных и отраслевых нормалей, при наличии сложного признака его шифр обеспечивает выделение необходимых классификационных совокупностей; при разработке кодов и шифров предусматривается возможность расширения номенклатур на случай появления новых классификационных совокупностей без нарушения применяемой системы их построения;

система кодов и шифров охватывает всю используемую информацию; каждый шифр обозначает только один определенный элемент; шифры минимальны по разрядности; единый шифр одного и того же объекта для решения всех задач;

система шифровки обеспечивает совместное использование различных видов технических средств ИС; логичность построения и простота чтения.