Внешняя среда организации. Факторы прямого и косвенного воздействия

Внешняя (окружающая) среда — это все то, что окружает данное предприятие: поставщики и покупатели, конкурирующие организации, культура, политическая ситуация и др. Окружающая среда активно влияет на любую организацию, поставляя ей кадры, орудия труда, сырье, материалы или товары, энергоносители. В свою очередь и организация влияет на окружающую среду, когда производит и реализует товары и услуги. Например, предприятия торговли оказывают непосредственное влияние на формирование и удовлетворение потребностей и спроса покупателей, воспитывают вкус и культуру потребления. Что касается ассортимента реализуемых ими товаров, то он зависит от уровня развития отраслей пищевой и легкой промышленности, состояния экспорта, импорта и т.п.

Все категории управления тесно взаимосвязаны и взаимозависимы (см. рис. 3).

Рис. 3. Взаимосвязь основных категорий управления

В некоторых литературных источниках выделяют среду прямого и косвенного воздействия (рис. 4).

Среда прямого воздействия оказывает непосредственное влияние на деятельность организации. Важнейшими элементами этой среды являются: поставщики, покупатели, конкуренты, органы государственной власти, местные органы самоуправления, профсоюзы.

К среде косвенного воздействия обычно относят уровень развития науки и техники, культуру, политику, религию и др.

Важнейшую роль во внешней среде играет государство. Наряду с задачами поддержания законности и порядка, а также обеспечения обороноспособности оно всегда выполняло определенные функции в сфере экономики. Даже в условиях раннего капитализма в Европе государство осуществляло централизованный контроль за ценами, качеством товаров и услуг, процентными ставками и внешней торговлей. При этом, как показывает мировой опыт, в условиях кризиса экономическая роль государства возрастает. В современных условиях в развитых странах государство целенаправленно осуществляет регулирование национальной экономики.

Рис. 4. Элементы среды прямого и косвенного воздействия

Таким образом системы управления являются сложными, характер изучаются вероятностным проявлением состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений

Для исследования систем управления применяются системный и ситуационный подходы, для разработки оптимальных условий функционирования - теория принятия решений.

Сущность планирования и его значение в деятельности организации.

Планирование - это процесс принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем.

Плановые решения (в широком смысле) могут касаться постановки целей и задач, выработки стратегии, распределения и перераспределения ресурсов, обоснования стандартов деятельности.

На Западе развитие планирования прошло четыре этапа:

1) до середины XX в. в условиях стабильной внешней среды в основном составлялись текущие планы исходя из поступающих заказов и без спешки проводились преобразования, которые подсказывала жизнь;

2) в 50-е г.г. темп изменений во внешней среде стал постепенно нарастать, хотя они еще оставались предсказуемыми. Поэтому здесь уже наряду с текущим приходилось заниматься среднесрочным и долгосрочным планированием на основе экстраполяции тенденций, составлять перспективные целевые программы, бюджеты распределения ресурсов;

3) в 60-70-е гг. общий темп развития еще больше ускорился, предложение стало хронически превышать спрос, а изменения в среде стали неожиданными. Это обусловило превращение долгосрочного планирования в стратегическое, которое осуществлялось от будущего к настоящему с помощью сложных математических моделей и мнений экспертов;

4) с начала 70-х гг. изменения во внешней среде стали протекать столь стремительно и непредсказуемо, что перспективные стратегические планы не смогли в полной мере соответствовать потребностям хозяйственной практики. Они стали дополняться постановкой стратегических задач, оперативно учитывающих эти изменения, и принятием по ним гибких экстренных решений.

Виды и принципы планирования. Система планов и их взаимосвязь.

В узком смысле планированием является составление специальных документов — планов.

План — это официальный документ, разработанный на перспективу и содержащий программу действий для достижения желаемых результатов (целей). В плане обычно определяются также этапы достижения поставленных целей, необходимые ресурсы и координационные мероприятия.

Существует три основных типа планов:

1) планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Они используются при большом горизонте планирования, а поэтому исходят из непредсказуемости конкретных событий в перспективе;

2) планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки и порядок осуществления в стандартных ситуациях, например, железнодорожное расписание. Обычно в них предусматриваются «окна», обеспечивающие свободу маневра в случае непредвиденных обстоятельств;

3) планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем, могут иметь вид программы, бюджета поступления и распределения ресурсов и пр.

В зависимости от характера поставленных целей планы подразделяются на стратегические и тактические.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей; среднесрочные (от года до пяти лет), выполняемые в виде различного рода программ; краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.

Планирование базируется на ряде принципов, то есть правил, к которым сегодня относятся:

1. участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления, ибо люди скорее будут выполнять, как более близкие и понятные, те задачи, которые сами себе поставили;

2. непрерывность, в соответствии с которой планирование должно быть не единичным актом, а постоянным процессом;

3. гибкость, предполагающая возможность корректировки или пересмотра в любой момент ранее принятых плановых решений в соответствии с изменившимися обстоятельствами.

4. реальность, т.е. выполнимость плановых заданий и показателей;

5. экономичность, требующая, чтобы затраты на планирование были меньше получаемого в результате эффекта;

6. согласование планов в форме координации (между подразделениями одного уровня) и интеграции (между разными), необходимость чего обусловлена взаимосвязанностью всех элементов организации;

Создание необходимых материальных и организационных условий для выполнения плана.

8. директивность, т.е. обязательность плановых заданий и показателей для исполнителей.

Перечисленные принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления. В то же время могут применяться специфические принципы.

Например, при планировании производства в цехе важную роль играет принцип узкого места, говорящий, что выпуск продукции нужно определять исходя из возможностей самой малопроизводительной единицы оборудования. На уровне же предприятия важнейшую роль играет принцип научности.

Процесс планирования в крупных западных фирмах осуществляет плановый комитет, создаваемый при высшем руководстве для разработки стратегии, а также плановая служба и ее структуры на местах. Деятельность плановых органов обычно координируется первым лицом организации.

Показатели плана - это форма выражения конкретного задания, содержащегося в управленческом решении.

Показатели, используемые в планировании, подразделяются на:

• утверждаемые - показатели, по которым устанавливаются задания в плане. Они обязательны для исполнения, т.е. имеют директивный характер;

• расчетные - показатели, используемые для обоснования утверждений, задания по этим показателям не устанавливаются в плане, они имеют вспомогательный характер;

• натуральные - показатели, определяющиеся в натуральном выражении (тонны, кубометры, штуки). Используются для планирования деятельности предприятия, выпускающего однородную продукцию;

• стоимостные - показатели, которые определяются только в денежном выражении, что, с одной стороны, позволяет выразить все элементы плана в единой системе (деньгах) и увязать их между собой, а, с другой стороны, стоимостные показатели позволяют планировать деятельность предприятия, производящего широкий ассортимент товаров;

• абсолютные - показатели, определяемые в абсолютном выражении (например, общий фонд заработной платы на планируемый период);

• относительные - показатели, которые измеряются в относительных величинах (проценты, коэффициенты, удельный вес). Например, доля фирмы на рынке, рентабельность деятельности организации;

• количественные - показатели, которые делятся на:

- объемные - объем реализованной продукции, объем розничного товарооборота;

- сетевые - широко используются в территориальном планировании (сеть школ, больниц, аптек и т.п.);

• качественные - показатели, позволяющие определить качество выпускаемой продукции, оценить качество и эффективность работы предприятия. Для оценки качества выпускаемой продукции используются принятые стандарты и кондиции, которые выпускают в качестве эталонов. Важнейшим показателем качества работы фирмы в условиях рынка является рентабельность.

Для обоснования и увязки плановых показателей используются различные методы планирования.

Методы планирования — это конкретные приемы и способы, которые используются для обоснования и увязки плановых показателей.

Можно выделить несколько способов составления планов (методов планирования): бюджетные, балансовые, нормативные, математико-статистические, графические.

Бюджетные методы основываются на составлении таблиц (бюджетов), в которых представлено поступление или распределение (потребление) ресурсов (материальных, финансовых, людских) по подразделениям и сферам деятельности.

Балансовые методы основываются на взаимной увязке бюджетов поступления и распределения ресурсов в рамках планового периода. Если их по сравнению с потребностями недостаточно, то происходит поиск их дополнительных источников (на стороне или путем рационализации собственного хозяйства), позволяющих покрыть дефицит.

Балансовый метод реализуется через составление системы балансов, которые по временному горизонту могут быть отчетными, плановыми, прогнозными, а по целям создания - аналитическими и рабочими.

Баланс представляет собой двустороннюю бюджетную таблицу, в левой части которой отражаются источники ресурсов, а в правой их распределение.

Таблица 1

Пример балансовой таблицы

Источники ресурсов	Распределение ресурсов
1. Остаток на начало периода	1. Текущее потребление
2. Внешнее поступление	2. Реализация на сторону
3. Внутренняя экономия	3. Резервы
4. Резервы	4. Остаток на конец периода
Баланс	Баланс

В основе такого рода таблицы лежит балансовое уравнение, смысл которого заключается в том, что сумма остатка ресурсов на начало периода и их поступления из внутренних и внешних источников должна быть равна сумме их расхода (текущего потребления и продажи на сторону) и остатка на конец периода.

В то же время как таковое равенство между ресурсами и их потреблением не является единственной целью составления балансов. Важную роль здесь играет достижение их оптимальной структуры, обеспечивающей наибольшую эффективность работы организации.

Существует три вида балансов:

1) натурально-вещественные (например, продуктовый);

2) стоимостные (отражают либо материальные потоки, выраженные в денежной форме; либо движение финансовых средств, например доходов и расходов, прибылей и убытков и прочее; либо]то и другое вместе).

3) трудовые балансы. К ним относятся, например, баланс использования фонда рабочего времени, баланс движения рабочей силы и пр.

Нормативный метод планирования предполагает, что в основу плановых заданий (а соответственно и в основу балансов) кладутся нормы затрат различных ресурсов (сырья, материалов, оборудования, рабочего времени, денежных средств и т. п.) на единицу продукции. Он используется как самостоятельно, так и в качестве вспомогательного по отношению к балансовому методу.

Например, план по материально-техническому снабжению будет рассчитываться путем перемножения норм расхода сырья, материалов, энергии и т. п. на величину производственного заказа.

В практике планирования используются следующие типы норм:

1) натуральные касаются обычно расхода материальных ресурсов (сырья, материалов, энергии и т. п.) для производства единицы продукции;

2) стоимостные нормы отражают или такие затраты ресурсов, которые не иначе как в денежной форме представить нельзя, например амортизацию, или чисто денежные расходы;

3) нормы времени выражают его затраты на выполнение тех или иных работ и их отдельных элементов (нормы оперативного времени, нормы обслуживания рабочего места и т. п.);

4) нормы обслуживания показывают, со сколькими людьми, единицами оборудования и т. п. может работать человек.

Математические методы планирования сводятся к оптимизационным расчетам на основе различного рода моделей.

К простейшим моделям относятся статистические, например корреляционная, отражающая взаимосвязь двух переменных величин. С их помощью можно, скажем, определять будущие доходы, основываясь на текущих вложениях и заданных процентных ставках, осуществлять другие финансовые расчеты.

Модели линейного программирования позволяют путем решения системы уравнений и неравенств, связывающих ряд переменных показателей, определять их оптимальные величины во взаимном сочетании.

Графические методы планирования предполагают составление и оптимизацию различных схем выполнения поставленной задачи, например движения предмета труда в процессе производства, реализации готовой продукции и пр.