Наличие основных средств, отраженных в учете (и полнота отражения в учете фактически наличествующих основных средств)

Согласно Инструкции по применению Плана счетов на 01 счете должны быть отражены все основные средства организации, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, безвозмездном пользовании — ссуде, в доверительном управлении.

Для удостоверения в этом аудитор может подвергнуть проверке следующие документы и натуральные объекты:

• ведомость аналитического учета по счету 01 «Основные средства»;

• инвентаризационные описи основных средств;

• инвентарные карточки учета основных средств (форма ОС-6);

• совокупность инвентарных объектов, фактически находящихся на предприятии в качестве основных средств;

• договоры на передачу основных средств в аренду, ссуду, доверительное управление.

В ходе проверки могут быть использованы такие аудиторские процедуры, как инвентаризация основных средств, опрос, просмотр документов, сравнение документов (взаимная проверка).

При проверке соответствия фактического наличия основных средств и отражения их в учете аудиторы могут столкнуться со следующим характерными ошибками и нарушениями:

• отсутствие в организации основных средств, отраженных в учете (иногда под видом основных средств приобретается имущество для сотрудников — компьютеры, телевизоры, видеомагнитофоны и т. д.);

• невключение в состав основных средств объектов, фактически наличествующих в организации и используемых в производственном процессе.

Правильность отнесения активов к основным средствам. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и Положением «Учет основных средств» (ПБУ 6/01) к основным средствам в бухгалтерском учете должны быть отнесены активы, предназначенные для использования в производстве и управлении свыше 12 месяцев, приносящие организации экономическую выгоду и приобретенные не с целью перепродажи, в частности здания, сооружения, устройства, машины, оборудование, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, земельные участки, объекты природопользования, прочие объекты.

Аудитору следует убедиться в обоснованности отнесения активов к основным средствам. Необоснованное включение активов в состав основных средств может вызвать необоснованное начисление амортизации, искажение расходов и балансовой прибыли.

Возможные источники информации при данной проверке:

• инвентарные карточки учета основных средств (форма ОС-6);

• акты приемки-передачи основных средств (форма ОС-1).

Возможные аудиторские процедуры: просмотр документов, опрос. Практика показывает, что необоснованное отнесение активов к основным средствам возможно в следующих случаях:

• отражение на счете 01 в качестве основных средств активов, являющихся капитальными вложениями (например, оборудования, находящегося в монтаже или в пути; объекта недвижимости, на который не поданы документы на государственную регистрацию);

• отражение на счете 01 в качестве основных средств объектов, при
обретенных для последующей перепродажи.

Правильность формирования инвентарных объектов основных средств. Вкачестве единицы бухгалтерского учета основных средств должен быть принят инвентарный объект, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций. Инвентарным объектом может быть как обособленный предмет, так и обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, каждый из которых может выполнять свои функции только в составе комплекса Если же входящие в комплекс предметы (совокупности предметов) имеют существенно различающиеся сроки полезного использования то каждый такой предмет (совокупность предметов) должен учитываться как отдельный инвентарный объект.

Обоснованное формирование инвентарных объектов в некоторых случаях представляет собой непростую задачу.

Неправильное формирование инвентарных объектов может привести к необоснованному списанию основных средств, ошибочному исчислению амортизации, занижению налога на имущество и т. д. Правильность формирования инвентарных объектов может быть оценена аудитором путем проверки инвентарных карточек учета основных средств (форма ОС-6) и актов приемки-передачи основных средств (форма ОС-1).

Аудиторская процедура − просмотр этих документов.

Характерные ошибки:

• включение в состав одного инвентарного объекта частей, имеющих различные сроки полезного использования;

• признание различными инвентарными объектами предметов, которые выполняют свои функции в составе комплекса, а не самостоятельно.

Правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств. Поступление и выбытие основных средств должно отражаться дебетовыми и кредитовыми оборотами на счете 01 и могут иметь место: поступление — в случае покупки, изготовления (подрядом или хозспособом), получения безвозмездно, получения по договору мены, получения в виде вклада в уставной капитал; выбытие — в случае продажи, списания вследствие морального или физического износа, списания вследствие хищения (пропажи), ликвидации при аварии, пожаре, иной чрезвычайной ситуации, передачи по договору мены, передачи в качестве вклада в уставной капитал, передачи в совместную деятельность.

Правильность оформления и отражения в учете указанных операций может быть установлена проверкой следующих документов:

• карточка счета 01 «Основные средства»;

• акты приемки-передачи основных средств (форма ОС-1);

• акты списания основных средств (форма ОС-4);

• договоры, связанные с операциями поступления и выбытия основных средств (купли-продажи, мены, дарения, подряда, совместной деятельности, учредительный);

• иные системные документы (устав организации, приказы, акты по чрезвычайным ситуациям и пр.).

Рекомендуемые аудиторские процедуры: просмотр документов, сравнение документов, опрос.

Характерные нарушения и ошибки:

• несоответствие данных учетных регистров данным, содержащимся в системных документах;

• отсутствие системных документов, обосновывающих правомерность учетных данных.