Проверка кассовых операций

Наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в учете (и наоборот, полнота отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов). В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и денежные документы. Как правило, наличные деньги и денежные документы должны храниться в несгораемом металлическом шкафу, который по окончании рабочего дня должен быть закрыт ключом и опечатан печатью кассира.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещено.

Остаток денежной наличности в кассе должен соответствовать данным кассовой книги.

Источники информации:

• кассовая книга (форма КО-4);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

• акты инвентаризации наличия денежных средств (форма ИНВ-15);

• инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма ИНВ-16).

Аудиторские процедуры: инвентаризация кассы, осмотр (обследование) помещения кассы, опрос, просмотр документов, сравнение документов.

Характерные нарушения: недостача или излишек денег в кассе и несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных сумм.

Полнота и правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов. Прием наличных денег в кассу должен производиться по приходным кассовым ордерам, выдача денег из кассы − по расходным кассовым ордерам или другим документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям) с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Кассовые ордера должны быть подписаны главным бухгалтером, кассиром, приходные ордера − заверены печатью (штампом, оттиском кассового аппарата). Подпись руководителя должна присутствовать либо на расходных кассовых ордерах, либо на приложенных к ним разрешительных документах (заявлениях, счетах и др.), которые должны быть погашены штампом или надписью «Оплачено» с датой и подписью кассира.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам должны производиться только в день их составления. Подчистки, помарки и исправления в кассовых ордерах недопустимы.

Все поступления и выдачи наличных денег должны быть учтены в кассовой книге, записи в которую должны быть произведены кассиром сразу же после получения или выдачи денег.

Общее количество листов кассовой книги (при автоматизированном ее оформлении — за год) должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Источники информации:

• приходные кассовые ордера (форма КО-1);

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• кассовая книга (форма КО-4).

Аудиторские процедуры: просмотр документов, сравнение документов, опрос, проверка соблюдения установленных в организации правил (например, совершения кассовых операций).

Типичные ошибки и нарушения:

• подделка подписей в первичных документах (кассовых ордерах, платежных ведомостях);

• незаполнение установленных реквизитов в кассовых ордерах;

• отсутствие подписей главного бухгалтера, руководителя в кассовых ордерах;

• наличие исправлений в кассовых ордерах.

Соблюдение порядка выдачи денег по доверенности. Выдача наличных денег из кассы может быть произведена только лицу, указанному в расходном ордере (заменяющем его документе), либо другому лицу, действующему от его имени на основании доверенности.

Доверенность на получение платежей, связанных с трудовыми отношениями (оплата труда и пр.), может быть удостоверена организацией, в которой работает или учится доверитель, ЖЭУ по месту жительства, администрацией лечебного учреждения.

Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью.

Срок доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки.

Доверенность, в которой не указан срок ее выписки, — ничтожна (недействительна).

При выдаче денег по доверенности последняя должна быть приложена к расходному ордеру или ведомости, в которых кассиром должна быть сделана надпись «По доверенности».

Источники информации: доверенности, приложенные к расходным ордерам или ведомостям.

Аудиторская процедура: просмотр доверенностей.

Характерные нарушения: выдача денег без доверенности (в случае ее необходимости), по доверенности с истекшим сроком действия.

Соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе. Наличные деньги в кассе организации должны храниться только в пределах лимита, который устанавливает организация. Денежная наличность поступившая сверх установленного лимита, должна быть сдана в банк.

Наличные деньги сверх установленного лимита могут находиться в кассе организации только для оплаты труда, выплаты социальных пособий, стипендий в течение пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Источник информации: кассовая книга.

Аудиторская процедура: просмотр этого документа.

Характерное нарушение: превышение установленного кассового лимита.

Соблюдение установленного порядка и предела наличных расчетов с юридическими лицами. Размер предела расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями не должен превышать 100 тыс. руб. в рамках одного договора.

Источники информации:

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• кассовая книга (форма КО-4).

Аудиторские процедуры: опрос, просмотр документов. Характерное нарушение: превышение установленного предельного размера наличных расчетов.

Соблюдение установленного порядка расходования наличной выручки. Организация может расходовать наличную выручку, поступившую в кассу организации, только на заработную плату и иные выплаты работникам, стипендии, командировочные расходы, оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, возврат денег (ранее оплаченных наличными) за возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Источники информации:

• расходные кассовые ордера (форма КО-2);

• кассовая книга (форма КО-4).

Аудиторские процедуры: опрос, просмотр документов.

Наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром организации. При назначении на должность кассира руководитель организации должен под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и заключить договор о полной материальной ответственности.

Кассир должен нести материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный им организации умышленно или по неосторожности.

Источник информации: договор о полной материальной ответственности. Аудиторская процедура: просмотр этого документа.

Правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций. Поступление денежных средств и денежных документов кассу и выдача их должны отражаться дебетовыми и кредитовыми оборотами на счете 50.

Денежные документы должны учитываться на счете 50 в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов должен вестись по их видам.

Источники информации:

• карточка и оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса»;

• ведомость аналитического учета по субсчету 50-3 «Денежные документы»;

• бухгалтерская отчетность.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.

Наличие в организации действующей системы проведения ревизий кассы. Проведение ревизий кассы (инвентаризации) обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления;

• при чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение и пр.);

• при реорганизации или ликвидации организации;

• при смене материально-ответственного лица — кассира.

Кроме того, внезапная ревизия кассы должна проводиться в сроки, установленные руководителем организации.

Для производства ревизии приказом руководителя должна быть назначена комиссия, которая производит пересчет денежной наличности и денежных документов, находящихся в кассе, и сверяет результат с данными учета по кассовой книге.

Недостача по кассе должна быть взыскана с кассира (с виновного лица), излишек кассы должен быть зачислен в доход организации.

Источники информации: акты инвентаризации наличия денежных средств (форма ИНВ-15).

Аудиторские процедуры: просмотр документов, опрос, проверка соблюдения установленных на предприятии правил.

Характерное нарушение: непроведение ревизий кассы.